PORTARIA Nº 51, DE 06 DE MARÇO DE 2020 (*)
(Revogado(a) pelo(a) Portaria 214 de 11/03/2022)
Dispõe sobre os procedimentos para acompanhamento, controle e fiscalização dos serviços terceirizados no âmbito da Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE EDUCAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições conferidas pelo Regimento Interno desta Secretaria, Decreto nº 33.409, de 12 de dezembro de 2011, alterado pelo Decreto nº 37.140, de 29 de fevereiro de 2016, alterado pelo Decreto nº 38.073, de 21 de março de 2017, e pelo Decreto nº 39.773, de 12 de abril de 2019, resolve:
Art. 1º Uniformizar os procedimentos relativos à supervisão, a fiscalização, a execução e a gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados da Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal - SEEDF.
Art. 2º A celebração, a execução, a fiscalização e a gestão de contratos de serviços terceirizados celebrados no âmbito da Secretaria de Estado de Educação serão efetivadas nos termos desta Portaria, em consonância com os preceitos da Instrução Normativa n° 05 de 26 de maio de 2017, recepcionada pelo Decreto nº 38.934, de 15 de março de 2018, da Lei nº 8.666/93 e demais normativos vigentes.
Art. 3º É dever da Administração acompanhar e fiscalizar o cumprimento das disposições contratuais, técnicas e administrativas, em todos os seus aspectos.
Art. 4º Considera-se, para efeito desta Portaria:
I - Contrato - o ajuste celebrado por meio do qual se estabelece acordo de vontades, para formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas.
II - Contratado - a pessoa física ou jurídica signatária de contrato com a Administração Pública.
III - Contratante - é o órgão ou entidade signatária do instrumento contratual.
IV - Executor - o servidor ou comissão da Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal, ocupante(s) de cargo efetivo, responsável direto pelo acompanhamento, a fiscalização e a supervisão da execução do objeto dos contratos.
V - Coexecutor - servidor ou comissão ocupantes de cargo efetivo, corresponsável direto pelo acompanhamento, a fiscalização e a supervisão da execução do objeto do contrato, sob coordenação do executor.
VI - Gestor de Contrato - servidor ou setor responsável pelo gerenciamento dos atos administrativos relacionados ao contrato e de outros ajustes celebrados.
VII - Termo aditivo - instrumento para modificação do contrato, do convênio, dos termos de cooperação e de outros ajustes em geral já celebrados, feito durante a vigência do termo, vedada a alteração do objeto pactuado, podendo ser usado para efetuar os acréscimos ou as supressões no objeto, em prorrogações e no reajuste em sentido lato, sendo tais alterações contratuais previstas na Instrução Normativa nº 05/2017 e na Lei nº 8.666/93.
VIII - Projeto Básico - o conjunto de elementos necessários e suficientes para caracterizar o serviço, ou conjunto de serviços, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento e que possibilitem a avaliação do custo, a definição dos métodos e do prazo de execução.
IX - Termo de Referência - o documento apresentado quando o objeto envolver a aquisição de bens ou a prestação de serviços. Este documento deverá conter elementos capazes de propiciar a avaliação do custo pela Administração, diante de orçamento detalhado, considerando os preços praticados no mercado, a definição dos métodos e o prazo de execução do objeto.
X - Localidade: é onde será prestado o serviço corporativo solicitado pelo órgão ou pela entidade.
XI - relatório analítico: é o relatório elaborado consolidando as informações dos relatórios circunstanciados e apresentando o resultado da supervisão e da coordenação sobre o acompanhamento e a fiscalização da execução do contrato corporativo, registrando, entre outros, o valor a pagar e eventuais glosas, retenção de valores e proposta de aplicação de sanção à contratada.
XII - Relatório circunstanciado: é o relatório elaborado pelo executor local, conforme modelo aprovado pela comissão executora, por meio de sistema eletrônico, a fim de apresentar o resultado do acompanhamento e da fiscalização da execução do contrato.
XIII - Inspeção - verificação in loco da existência física de objeto ou item, ou ainda, o exame visual da qualidade do objeto. (Ex.: contagem de material, medição de obra, verificação da adequação do material ou técnica empregada).
XIV - Benchmark - avaliação de desempenho ou qualidade, por meio de comparação com valor padrão.
XV - Unidade Técnica - Subsecretaria ou Unidade Orgânica, constante do Regimento Interno da Secretaria de Educação, conforme Decreto n° 38.631/2017, cujas competências técnicas a tornem interessada e demandante do serviço.
DAS ATRIBUIÇÕES DA UNIDADE TÉCNICA
Art. 5º Indicar à Diretoria de Contratos, Termos, Convênios e Parcerias (DICOT) os Executores, os Coexecutores, assim como os membros de Comissões destinadas à auxiliar os mesmos.
I - Fornecer os documentos necessários ao bom acompanhamento do contrato.
a) A dispensa do executor estará condicionada à designação, concomitante, de um novo executor, salvo em casos fortuitos ou de força maior.
b) A Unidade Técnica responderá solidariamente pelo acompanhamento das atividades previstas no ajuste e caso não ocorra a devida substituição, responderá pela omissão.
II - Auxiliar o executor na aferição dos custos e andamento dos serviços e entrega de materiais, uniformes e equipamentos previstos no contrato, verificando se estão de acordo com as especificações pactuadas, bem como se estão em conformidade com o cronograma físico-financeiro.
a) São exemplos destes documentos, as cópias do projeto básico, do edital e seus anexos, da nota de empenho e/ou da ordem de serviço, do contrato, do extrato contratual no DODF, dos termos aditivos, das autorizações de reajustes, dos apostilamentos, entre outras.
III - Analisar e aprovar quaisquer pedidos de alterações ocorridos nos ajustes e seus anexos e após encaminhar à Diretoria de Contratos, Termos, Convênios e Parcerias.
IV - Supervisionar tecnicamente os termos sob a responsabilidade do Setor.
V - Elaborar Projeto Básico e Termo de Referência, com a devida aposição de assinatura do chefe do setor.
VI - Acompanhar o trâmite processual desde a assinatura até a emissão do relatório final de acompanhamento da execução das atividades desenvolvidas por força do ajuste.
VII - Acompanhar a celebração de termo aditivo ou a formalização de um novo termo, caso seja de interesse das partes.
VIII - acompanhar, quando for a unidade técnica responsável, a execução e o registro semestral de relatório pelo executor de contratos, convênios, parcerias, portarias conjuntas, acordos e instrumentos congêneres.
DA DESIGNAÇÃO DE EXECUTOR, COEXECUTOR E GESTOR DE CONTRATOS DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS
Art. 6º O executor titular, suplente e seus substitutos deverão estar lotados nas Coordenações Regionais de Ensino - CRE ou nas demais Unidades Orgânicas diretamente beneficiárias do objeto pactuado.
§ 1° No caso dos contratos de prestação de serviços nos quais as unidades escolares e/ou as Coordenações Regionais de Ensino sejam beneficiárias, o executores serão designados pelo CRE, devendo obrigatoriamente estarem lotados na respectiva CRE às quais as unidades escolares são vinculadas.
§ 2° Cada contrato poderá ter mais de um executor, sendo este responsável pela região em que está lotado.
Art. 7° O coexecutor titular, suplente e seus substitutos, caso designados, deverão estar lotados nos locais nos quais os serviços estão sendo executados.
Parágrafo Único. Caso o contrato preveja a prestação de serviços em unidade escolar, obrigatoriamente, deverão ser designados coexecutores titular e suplente, sendo estes necessariamente o diretor e vice-diretor de cada unidade escolar no qual o serviço é prestado.
Art. 8° O Gestor do Contrato, caso designado, deverá estar lotado na Diretoria ou Gerência, que seja a Unidade Técnica responsável pela fiscalização do serviço, de acordo com a responsabilidade de cada Subsecretaria.
Parágrafo Único. No caso dos contratos de prestação de serviços de vigilância, limpeza e conservação e de cocção de alimentos, e demais contratos de prestação de serviços de responsabilidade da SUAG, obrigatoriamente deverá ser designado um Gestor do Contrato, sendo este preferencialmente lotado na Gerência de Fiscalização de Serviços Terceirizados – GEFIST ou na Gerência de Execução de Serviços Terceirizados - GEST.
Art. 9° Poderá ser formado comissão técnica para auxiliar na execução dos contratos de serviços terceirizados.
Art. 10 A designação do Gestor do Contrato, do executor e do coexecutor somente produzirá efeitos após a publicação do extrato da celebração do termo e da designação dos executores no Diário Oficial do Distrito Federal - DODF, com a ciência dos mesmos, respondendo o Chefe da Unidade Técnica na falta da indicação destes.
Art. 11 A escolha do executor deve levar em consideração o conhecimento e a disponibilidade de tempo para executar as atividades necessárias, incluindo-se os deslocamentos que se fizerem necessários, para garantir a efetiva execução do objeto do ajuste.
Parágrafo único. A execução não é uma atribuição que demanda exclusividade de tempo, podendo esta atividade ser compatibilizada com as demais atribuições do servidor designado.
Art. 12 A indicação de executor e coexecutor deverá recair sobre o servidor público efetivo, possuidor de qualificação técnica condizente com a complexidade e a especificidade do objeto contratado.
§ 1º Os servidores indicados como executores e coexecutores poderão ser convocados, a critério da Administração, para a realização de cursos de capacitação e qualificação técnica de gestão dos contratos administrativos.
§ 2º Os servidores em estágio probatório deverão ser devidamente capacitados antes de serem designados para as funções de executor, de coexecutor ou de suplente
§ 3º As capacitações deverão ser registradas na pasta funcional do servidor, no Sistema Único de Gestão de Recursos Humanos - SIGRH ou outro similar.
Art. 13 Não poderá ser designado como executor, coexecutor ou Membro de Comissão Executora aquele que exercer atividade incompatível com a fiscalização de contratos, de convênios e termos em geral, ou possuir relação de parentesco, até o terceiro grau, em linha reta ou colateral, com sócio gerente ou administrador do contratado.
Art. 14 Os servidores que assumirem os cargos de chefia das Coordenações Regionais de Ensino e das Instituições de Ensino da SEEDF respondem pela execução dos contratos formalizados e vigentes antes de sua nomeação ao cargo, devendo assim zelar pela fiscalização dos mesmos, bem como aprovar e assinar os relatórios de acompanhamento, atestar notas fiscais e, em caso de impropriedades, adotarem as medidas necessárias.
Art. 15 Ocorrerá a dispensa automática da função de executor, coexecutor, Gestor de Contrato e suplentes nos casos de aposentadoria e de falecimento, devendo ser feita a substituição pelo setor responsável em até 15 (quinze) dias.
Parágrafo único: Os servidores designados continuarão responsáveis pela execução, até a publicação no DODF, observando o cumprimento de suas funções desde a data de designação até a data de dispensa ou do término da vigência do termo.
Art. 16 É facultada a indicação de um mesmo executor ou supervisor para mais de um contrato, não sendo vedada a designação de mais de um executor ou supervisor para o mesmo convênio ou contrato.
Art. 17 O servidor não poderá recusar o encargo de Gestor, Executor ou Coexecutor por não se tratar de ordem ilegal, devendo expor ao superior hierárquico as limitações que possam impedir o diligente cumprimento do exercício de suas atribuições, se for o caso.
Art. 18 A designação como executor, membro de comissão executora de contratos tem caráter obrigatório, independentemente de anuência prévia do servidor designado, ressalvadas eventuais hipóteses legais de suspeição ou impedimento devidamente justificadas e acatadas pela SEEDF.
Art. 19 São atribuições do Executor:
I - Supervisionar, fiscalizar e acompanhar a execução do ajuste, assim como emitir relatórios ao término de cada etapa/mensal ou quando solicitado pela autoridade competente.
a) O relatório informará os fatos ocorridos durante a execução dos contratos e também sobre a execução física e recebimento dos bens ou serviços.
II - Manter contato com o representante da Contratada para garantir o cumprimento integral do Contrato.
III - Fiscalizar o cumprimento das obrigações da Contratada em compatibilidade com o contrato, as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação, bem como das obrigações trabalhistas e previdenciárias.
IV - Acompanhar e conferir todas as ordens de serviço, para que estejam legíveis, devidamente identificadas com o número do procedimento administrativo, assinadas, com o registro da respectiva nota de empenho e prazo de entrega (preferencialmente no verso).
V - Acostar as ordens de pagamento ao processo de pagamento das faturas/notas fiscais, autuado somente para este fim, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis contados de seu recebimento, sob pena de apuração de responsabilidade.
VI - Comunicar ao Gestor do Contrato sobre irregularidades na execução contratual que possam gerar a necessidade de aplicação de glosas e/ou retenções à fatura, bem como aplicação de sanção.
VII - Apresentar relatório analítico e notas fiscais atestadas ao Gestor do Contrato, no prazo de 5 (cinco) dias úteis a contar do recebimento da informação sobre o faturamento do serviço ou a entrega do bem, ou sempre que solicitado, utilizando o relatório circunstanciado dos coexecutores, se houver, para seu subsídio.
VIII - Verificar se o cronograma físico e financeiro dos serviços e a aquisição de materiais se desenvolvem de acordo com a respectiva Ordem de Serviço e nota de empenho, caso não haja Gestor de Contrato designado.
IX - Elaborar e prestar ao Ordenador de Despesa informações necessárias ao cálculo do reajustamento e/ou repactuação de preços, quando necessário, caso não haja Gestor de Contrato designado.
a) os autos deverão ser encaminhados à Gerência de Controle Contábil – GCONTAB, para efetuar a validação das memórias de cálculos apresentadas referentes a reajustes contratuais e demais atualizações de valores de contratos determinada pelo ordenador de despesa.
X - São, também, atribuições do executor as demais estabelecidas por esta Portaria ou pelas legislações correlatas, mormente, º quando cabível o disposto no §5º do art. 41 do Decreto nº 32.598/2010.
Art. 20. O executor suplente, a partir de sua designação no DODF, tem as mesmas competências do executor titular, devendo acompanhar as atividades da execução do ajuste, respondendo nos afastamentos legais do titular.
Art. 21 São atribuições do Coexecutor:
I - O coexecutor deverá verificar se a prestação dos serviços e o fornecimento de material se desenvolvem de acordo com o estabelecido no Contrato/Nota de Empenho, na proposta da empresa e nos demais documentos essenciais à consecução do pretendido pela Administração, atentando-se aos prazos, às especificações e aos valores firmados.
II - Atestar a execução da realização da despesa no documento fiscal com os dados de identificação, tais como: nome completo, cargo/ função, lotação, matrícula e data de recebimento.
III - Recusar o recebimento de materiais ou a prestação de serviços que não estejam em conformidade com o objeto do contrato (podendo ser requerida sua substituição em prazo estabelecido pela Administração), com as especificações descritas no contrato, no termo de referência, na nota de empenho, no edital de licitação, na proposta de preços ou no projeto básico.
IV - O coexecutor deverá informar no atesto da fatura e no relatório circunstanciado qualquer evento que tenha prejudicado o fiel cumprimento do contrato, tais como atraso de funcionários, falta de funcionários, ausência de fornecimento de materiais ou materiais com qualidade aquém da especificada.
V - Determinar que o contratado dê início à correção de pendências, defeitos ou desconformidades, constatados durante a execução do objeto ou após o recebimento provisório, fixando prazo para o término da correção.
VI - Informar ao Executor e/ou Gestor ocorrências que possam dificultar a prestação dos serviços, cientificando-os da possibilidade de atrasos nos prazos de entrega e/ou execução do objeto, com as devidas justificativas.
VII - Após esgotados os recursos e as tratativas de sua competência, comunicar formalmente à Unidade Técnica, em conjunto com o Executor, as pendências não solucionadas com a finalidade de subsidiar a tomada de decisão acerca de penalidades vinculadas às obrigações da contratada.
VIII - Elaborar mensalmente, ou quando solicitado, Relatório Circunstanciado de Acompanhamento, bem como encaminhá-lo à Chefia Imediata para aprovação.
Parágrafo Único. também são atribuições do coexecutor as demais estabelecidas por esta Portaria ou pelas legislações correlatas.
Art. 22 O coexecutor suplente, a partir de sua designação no DODF, tem as mesmas competências do coexecutor titular, devendo acompanhar as atividades da execução do ajuste, respondendo nos afastamentos legais do titular.
DAS ATRIBUIÇÕES DO GESTOR DE CONTRATO
Art. 23 São atribuições do Gestor de Contrato:
I - Acompanhar a vigência dos contratos, bem como manter informadas as gerências responsáveis sobre a expiração e outras necessidades de manutenção dos acordos, analisar os pedidos de prorrogação de prazos, de interrupções do objeto, de serviços extraordinários, de modificações no projeto ou alterações relativas à qualidade, à segurança e a outras, de modo a subsidiar a decisão final por parte da Administração.
II - Controlar os prazos relacionados às datas de início e término do ajuste, comunicando à chefia imediata, com antecedência mínima de 150 (cento e cinquenta) dias, o término de sua vigência.
a) Neste caso deverá emitir relatório consubstanciado sobre a atuação da parte contratada, conveniada e partícipes em geral, opinando pela conveniência, ou não, sobre a renovação do termo (com justificativas fundamentadas), nos moldes da lei, e inclusive solicitando documentação ao contratado/partícipe manifestando interesse na continuidade do feito.
III - Acompanhar os trâmites processuais para formalização de termo aditivo ou formalização de novo ajuste, no caso dos ajustes que estejam completando 60 (sessenta) meses de vigência.
IV - Verificar a regularidade, a adequação, a necessidade e a justificativa dos pedidos de prorrogações e interrupções de prazos de serviços complementares, e analisar todas as modificações no projeto pretendidas pela contratada, recomendando que o processo seja submetido à Assessoria Jurídico-Legislativa-AJL, quando necessário.
V - Fundamentar vantajosidade para a Administração Pública, na análise de pedido de prorrogação de prazo.
a) Os autos do contrato deverão ser encaminhados à Gerência de Pesquisa de Preços - GPESQ, unidade responsável por avaliar a vantajosidade na efetivação, na renovação ou no aditamento dos contratos, com relação aos preços de mercado e aos valores praticados.
VI - Formalizar instrução ao setor requisitante, na hipótese da não prorrogação do contrato, relatando a execução contratual e sugerindo, caso considere pertinente, alterações nas contratações futuras.
VII - Nos casos de sugestão para deflagração de novo certame e/ou, se for o caso, da prorrogação do contrato, o mesmo deverá ser instruído com antecedência de 150 (cento e cinquenta) dias da data de seu término.
VIII - Zelar pela vigência da Garantia Contratual, verificando seus prazos em conformidade com o vencimento do Contrato, e, informar à Unidade Financeira, prévia e formalmente, a liberação da garantia contratual em favor da contratada.
IX - Analisar a necessidade, ou não, da aplicação de sanção às empresas inadimplentes, após a notificação da contratada, bem como instruir o processo sancionador.
a) A Subsecretaria de Administração Geral - SUAG deverá ser informada sobre a instauração do processo sancionador.
b) O processo sancionador deverá ser individualizado e apartado dos autos principais de contratação.
c) O trâmite seguirá os procedimentos e prazos contidos na Lei Federal nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, recepcionada pelo Distrito Federal por meio da Lei Distrital nº 2.834, de 07 de dezembro de 2001 e na Portaria SEEDF nº 193 de 10 de junho de 2019.
X - Manifestar-se formalmente em relação à aplicação de sanções, alterações e repactuações do contrato, em todos os atos da Administração.
XI - Definir, quando possível, o cálculo do desconto das horas ou dias não trabalhados pelos profissionais ou encarregados, como também o cálculo das penalidades, retenções/glosas aplicadas à contratada nos termos do contrato.
a) Independente de manifestação do executor do contrato, poderá o gestor do contrato, de maneira fundamentada nos autos do processo, aplicar a retenção ou glosa.
XII - Realizar gestão junto aos executores visando a garantia da disponibilidade orçamentária e financeira durante toda a vigência contratual, bem como a emissão das notas de empenhos nos valores e saldos necessários.
XIII - Controlar os pagamentos efetuados, atentando-se para que o valor pactuado não seja ultrapassado.
XIV - Informar até 15 de dezembro à Unidade de Programação Orçamentária e Financeira as obrigações financeiras não liquidadas no exercício, visando à obtenção de reforço, cancelamento e/ou inscrição de saldos de empenho à conta de restos a pagar.
XV - Anexar no processo de pagamento Relatório de Execução Mensal, elaborado com base no Relatório dos executores e coexecutores, e encaminhá-lo aos setores competentes para aprovação, bem como corrigir as inconsistências apontadas quando da sua não aprovação.
XVI - Manter controle atualizado dos números dos processos referentes à execução do contrato que se encontra em andamento, em ordem cronológica, para o efetivo acompanhamento.
XVI - Manter controle atualizado dos números dos processos referentes à execução do contrato que se encontra em andamento, em ordem cronológica, para o efetivo acompanhamento.
XVIII - Solicitar à contratada e a seus prepostos, ou obter da Administração, tempestivamente, todas as providências necessárias ao bom andamento dos serviços.
XIV - Receber a nota de empenho e o documento fiscal que demonstrem a realização da despesa, conferir se está de acordo com a especificação do objeto, aferir a exatidão dos valores a serem pagos, relativos aos materiais, equipamentos e uniformes entregues, conforme previsto no contrato, e os serviços prestados pela parte contratada, bem como a documentação de regularidade fiscal e trabalhista.
XV - Manter absoluto controle do registro das notas fiscais e verificar, quando da apresentação dessas, a discriminação dos serviços prestados e se todos os encargos fiscais incidentes estão de acordo com o objeto do ajuste.
XVI - Verificar se o cronograma físico e financeiro dos serviços e a entrega de materiais, equipamentos e uniformes se desenvolvem de acordo com a respectiva Ordem de Serviço e nota de empenho.
XVII - Solicitar ao setor competente a autuação de apenas 01 (um) processo para pagamento das notas fiscais referentes às despesas relativas a um determinado contrato, devendo ser utilizado durante toda a vigência do ajuste.
XVIII - Enviar o processo de pagamento à Área Técnica, obedecendo criteriosamente, quanto à documentação: sua ordem cronológica, sua localização, e observando ainda a data de sua validade, verificando a regularidade fiscal e trabalhista da contratada.
XIX - Elaborar e prestar ao Ordenador de Despesa informações necessárias ao cálculo do reajustamento e/ou repactuação de preços, quando necessário.
a) os autos deverão ser encaminhados à Gerência de Controle Contábil – GCONTAB para efetuar a validação das memórias de cálculos apresentadas referentes a reajustes contratuais e demais atualizações de valores de contratos determinada pelo ordenador de despesa.
XX - Comunicar formalmente ao setor requisitante, com ciência do superior hierárquico, as pendências não solucionadas, descumprimento de prazo de entrega de material ou na realização de serviços ou etapas de serviços, após esgotados os recursos e as tratativas de sua competência, com a finalidade de subsidiar a tomada de decisão da Administração quanto ao adimplemento contratual, inclusive acerca de penalidades vinculadas às obrigações da contratada.
XXI - Remeter, até o 10° (décimo) dia útil do mês subsequente ao da efetiva prestação do objeto ajustado, o relatório de acompanhamento da execução do contrato à chefia imediata, que adotará as medidas cabíveis.
XXII - Solicitar, em tempo hábil, aos seus superiores as decisões e as providências que ultrapassarem a sua competência para a adoção das medidas convenientes.
XXIII - Contatar a Subsecretaria de Administração Geral visando sanar todas as dúvidas/dificuldades encontradas durante a execução do ajuste.
XXIV - Recomendar à autoridade superior a rescisão do ajuste ou glosa, caso o objeto esteja sendo executado de forma irregular ou esteja em desacordo com as especificações ou quando, ainda, constatada, sem justificativa, a paralisação da execução ou cometimento de faltas que ensejam a adoção dessa medida, sendo assegurados o contraditório e a ampla defesa à parte contratada ou conveniada, nos limites previstos na legislação.
DAS ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA DE CONTRATOS, TERMOS, CONVÊNIOS E PARCERIAS
Art. 24 São atribuições da Diretoria de Contratos, Termos, Convênios e Parcerias:
I - Providenciar junto à Subsecretaria de Administração Geral a publicação dos extratos contratuais, após a assinatura dos responsáveis.
II - Encaminhar os dados referentes às designações e dispensas dos executores e coexecutores para publicação no Diário Oficial do Distrito Federal.
III - Manter cadastro atualizado dos contratos e dos responsáveis por sua fiscalização.
IV - Arquivar em ordem cronológica todo e qualquer ajuste firmado com esta Secretaria, bem como cópia de suas publicações no Diário Oficial do Distrito Federal, relativas aos ajustes e/ou executores.
V - Monitorar, em conjunto com a GEST e GEFIST, os prazos de vigências dos ajustes celebrados, bem como verificar junto aos setores requisitantes e executores o interesse na continuidade dos termos.
VI - Elaborar e divulgar, periodicamente, junto aos setores interessados planilhas com os dados atualizados dos ajustes formalizados pela SEEDF.
Art. 25 A gestão de riscos é um processo de natureza permanente que contempla atividades de identificar, avaliar e gerenciar potenciais eventos que possam afetar a organização, destinado a fornecer segurança para a realização de seus objetivos.
Art. 26 A Gestão de Riscos no âmbito da Secretaria de Estado de Educação será efetivada nos termos desta Portaria, em consonância com os preceitos do Decreto nº 37.302, de 29 de abril de 2016, da Portaria nº 176, de 22 de junho de 2018, da Portaria Conjunta nº 04, de 22 de junho de 2018, da Instrução Normativa n° 05 de 26 de Maio de 2017, recepcionada pelo Decreto nº 38.934, de 15 de março de 2018 e demais normativos vigentes.
Art. 27 O gerenciamento de riscos será realizado durante a fase preliminar da contratação pela Unidade Técnica e no decorrer da gestão do contrato pelos servidores responsáveis pela fiscalização.
§ 1 º Na gestão de riscos durante a execução contratual verificar-se-á se os fundamentos justificadores da contratação persistem ou se podem ser modificados.
§ 2º A Unidade de Controle Interno - UCI poderá auxiliar os gestores, de modo a contribuir para identificação antecipada de riscos, nos termos do I, artigo 19, Decreto nº 38.631/2017.
Art. 28 Os critérios técnicos utilizados durante a gestão de riscos deverão ser indicados durante sua execução pela área técnica responsável.
Art. 29 Deverá ser promovida, pela Gerência de Fiscalização de Serviços Terceirizados - GEFIST, reunião inicial para apresentação do plano de fiscalização.
§ 1º O plano de fiscalização conterá informações acerca das obrigações contratuais, dos mecanismos de fiscalização, das estratégias para execução do objeto, do plano complementar de execução da contratada, quando houver, do método de aferição dos resultados e das sanções aplicáveis, dentre outros.
§ 2º A reunião deve ser registrada em ata e, preferencialmente, estarem presentes o gestor, o fiscal ou equipe responsável pela fiscalização do contrato, o preposto da empresa e, se for o caso, o servidor ou a equipe de Planejamento da Contratação.
§ 3º Na reunião inicial serão definidas as atribuições do Executor, Coexecutor e Gestor de Contrato, casos designados, relativas à fiscalização técnica, administrativa e rotinas de fiscalização, previstas nesta Portaria.
Art. 30 A execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle que compreendam a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:
I - Os resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada.
II - A qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados.
III - A adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida.
Art. 31 Cada Subsecretaria deverá elaborar planilha resumo dos contratos sob sua regência, no caso da prestação de serviços terceirizados, com informações dos empregados que prestam serviços no órgão ou entidade, divididos por contrato, com os dados mínimos:
I - nome completo e número de inscrição no CPF;
II - lotação ou unidade de trabalho;
V - salário, adicionais, gratificações, benefícios recebidos, sua especificação e quantidade (vale-transporte, auxílio alimentação);
VI - férias, licenças, faltas, ocorrências;
VII - horas extras trabalhadas.
Art. 32 No primeiro mês da prestação dos serviços, a contratada deverá apresentar ao Gestor do Contrato, caso designado, ou ao Executor a seguinte documentação devidamente autenticada:
I - relação dos empregados, com nome completo, cargo ou função, horário do posto de trabalho, lotação ou unidade de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), e indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso;
II - CTPS dos empregados admitidos e dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso, devidamente assinadas pela contratada;
III - exames médicos admissionais dos empregados da contratada que prestarão os serviços; e
IV - declaração de responsabilidade exclusiva da contratada sobre a quitação dos encargos trabalhistas e sociais decorrentes do contrato.
Art. 33 A fiscalização das Carteiras de Trabalho e Previdência Social (CTPS) será feita por amostragem. Todas as anotações contidas na CTPS dos empregados devem ser conferidas, a fim de que se possa verificar se as informações nelas inseridas coincidem com as informações fornecidas pela empresa e pelo empregado.
§ 1º O número de terceirizados por função deve ser compatível com o número de postos de serviços previstos no contrato administrativo, considerando férias, faltas, substituições.
§ 2º O salário não pode ser inferior ao previsto no contrato administrativo e na Convenção Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT).
§ 3º Devem ser consultadas eventuais obrigações adicionais constantes na CCT para as empresas terceirizadas.
Art. 34 Observada a existência de condições insalubres ou de periculosidade no local de trabalho, estas deverão atestadas através dos laudos exigidos pela legislação de segurança e medicina do trabalho.
§ 1º Os laudos mencionados deverão ser solicitados junto à empresa prestadora de serviços.
Art. 35 Na fiscalização do cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais, nas contratações em regime de dedicação exclusiva dos trabalhadores de cooperativas exigirse-á, dentre outras, no primeiro mês da prestação dos serviços as seguintes comprovações:
I - recolhimento da contribuição previdenciária do INSS em relação à parcela de responsabilidade do cooperado;
II - recolhimento da contribuição previdenciária em relação à parcela de responsabilidade da Cooperativa;
III - comprovante de distribuição de sobras e produção;
IV - comprovante da aplicação do Fundo Assistência Técnica Educacional e Social (Fates);
V - comprovante da aplicação em Fundo de reserva;
VI - comprovação de criação do fundo para pagamento do 13º salário e férias; e
VII - eventuais obrigações decorrentes da legislação que rege as sociedades cooperativas.
Art. 36 No caso de sociedades diversas, tais como as Organizações Sociais Civis de Interesse Público (Oscip’s) e as Organizações Sociais, será exigida a comprovação de atendimento a eventuais obrigações decorrentes da legislação que rege as respectivas organizações.
Art. 37 A fiscalização técnica dos contratos deve avaliar constantemente a execução do objeto e a qualidade da prestação dos serviços.
Parágrafo único. Para aferição da qualidade poderá ser utilizado o Instrumento de Medição de Resultado (IMR), conforme modelo em anexo.
Art. 38 O fiscal técnico deverá apresentar ao preposto a avaliação da execução do objeto ou, se for o caso, a avaliação de desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizada.
Parágrafo único. A contratada poderá apresentar justificativa para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, devendo comprovar a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador.
Art. 39 Deve haver a glosa no pagamento com base nos indicadores estabelecidos, nos seguintes casos:
§ 1º a contratada não produzir os resultados, deixar de executar, ou não executar com a qualidade mínima exigida as atividades contratadas;
§ 2º deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço;
§ 3º Utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada;
§ 4º Descumprimento de normas contratuais.
DA FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
Art. 40 A fiscalização administrativa poderá ser efetivada com base em critérios estatísticos, levando-se em consideração falhas que impactem o contrato ou ajuste como um todo e não apenas erros e falhas eventuais no pagamento de alguma vantagem a um determinado empregado.
Art. 41 Na fiscalização do cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais, nas contratações dos trabalhadores de empresas regidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) exigir-se-á, dentre outras, as seguintes comprovações:
§ 1º entrega até o dia trinta do mês seguinte ao da prestação dos serviços ao setor responsável pela fiscalização do contrato dos seguintes documentos, quando não for possível a verificação da regularidade destes no Sistema de Cadastro de Fornecedores (Sicaf):
I - certidão Negativa de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União (CND);
II - certidões que comprovem a regularidade perante as Fazendas Estadual, Distrital e Municipal do domicílio ou sede do contratado;
III - certidão de Regularidade do FGTS (CRF);
IV - certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT).
§ 2º Deverão ser enviados mensalmente, juntamente com o relatório circunstanciado e a solicitação de pagamento dos serviços prestados, os seguintes documentos:
I - cópia da folha de pagamento analítica referente à competência anterior a dos serviços prestados, em que conste como tomador o órgão ou entidade contratante;
II - cópia dos contracheques dos empregados, acompanhados da cópia dos recibos dos depósitos bancários;
III - comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, valealimentação, entre outros), a que estiver obrigada por força de lei ou de Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, relativos à competência anterior a dos serviços prestados;
IV - cópias das folhas de ponto referentes à competência anterior a dos serviços prestados, organizadas por ordem alfabética;
V - planilha de controle mensal de funcionários terceirizados, com as seguintes informações:
c) Mês/ Competência de Referência.
c) Lotação/ Unidade de trabalho.
VI - comprovantes de realização de eventuais cursos de treinamento e reciclagem que forem exigidos por lei ou pelo contrato;
VII - outros documentos e relatórios legais que sejam necessários para a composição do processo e checagem das informações, conforme as especificidades do serviço prestado.
§ 3º Poderá ser solicitado a critério da Administração:
I - extrato da conta do INSS e do FGTS de qualquer empregado;
II - outros documentos trabalhistas e previdenciários, relativos a qualquer mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado;
§ 4º Para fins de organização das informações solicitadas nos § 1º, 2º e 3º, os arquivos apresentados deverão ser individualizados por tópico.
Art. 42 Deve ser solicitada a entrega das cópias da documentação abaixo relacionada, quando da extinção ou rescisão do contrato, após o último mês de prestação dos serviços, no prazo definido no contrato:
I - termos de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados prestadores de serviço, devidamente homologados, quando exigido pelo sindicato da categoria;
II - guias de recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS, referentes às rescisões contratuais;
III - extratos dos depósitos efetuados nas contas vinculadas individuais do FGTS de cada empregado dispensado;
IV - exames médicos demissionais dos empregados dispensados
Art. 43 Sempre que houver admissão de novos empregados pela contratada, os documentos elencados deverão ser apresentados.
Art. 44 Os documentos necessários à comprovação do cumprimento das obrigações sociais trabalhistas poderão ser apresentados em original ou por qualquer processo de cópia autenticada por cartório competente ou por servidor da Administração.
Art. 45 A Administração deverá analisar a documentação solicitada acima no prazo de 30 (trinta) dias após o recebimento dos documentos, prorrogáveis por mais 30 (trinta) dias, justificadamente.
Art. 46 Em caso de indício de irregularidade no recolhimento das contribuições previdenciárias, os fiscais os gestores de contratos de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra deverão oficiar à Receita Federal do Brasil (RFB).
Art. 47 Em caso de indício de irregularidade no recolhimento da contribuição para o FGTS, os fiscais ou gestores de contratos de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra deverão oficiar ao Ministério do Trabalho.
Art. 48 O descumprimento das obrigações trabalhistas ou a não manutenção das condições de habilitação pelo contratado poderá dar ensejo à rescisão contratual, sem prejuízo das demais sanções.
Art. 49 Para efeito de recebimento provisório, ao final de cada período mensal, o fiscal administrativo deverá verificar a efetiva realização dos dispêndios concernentes aos salários e às obrigações trabalhistas, previdenciárias e com o FGTS do mês anterior, dentre outros, emitindo relatório que será encaminhado ao gestor do contrato.
Art. 50 A prestação de serviços terceirizados não gera vínculo empregatício entre os empregados da contratada e a SEEDF, vedando-se qualquer relação entre estes que caracterize pessoalidade e subordinação direta.
Art. 51 Na fiscalização procedimental deverá ser observada a data-base da categoria prevista na CCT. Os reajustes dos empregados devem ser obrigatoriamente concedidos pela empresa no dia e percentual previstos, devendo ser verificada pelo gestor do contrato a necessidade de se proceder a repactuação do contrato, inclusive quanto à necessidade de solicitação da contratada.
Art. 52 Deverá ser verificado que a empresa observa a legislação relativa à concessão de férias e licenças aos empregados.
Art. 53 Deverá ser verificado que a empresa respeita a estabilidade provisória de seus empregados (cipeiro, gestante, e estabilidade acidentária).
Art. 54 A fiscalização por amostragem tem como objetivo que todos os empregados tenham tido seus extratos avaliados ao final de um ano (sem que isso signifique que a análise não possa ser realizada mais de uma vez em um mesmo empregado).
I - A Administração deverá solicitar, por amostragem, aos empregados, que verifiquem se as contribuições previdenciárias e do FGTS estão ou não sendo recolhidas em seus nomes.
II - A Administração deverá solicitar, por amostragem, aos empregados terceirizados os extratos da conta do FGTS, os quais devem ser entregues à Administração.
Art. 55 A contratada deverá entregar, no prazo de 15 (quinze) dias, quando solicitado pela Administração, por amostragem, quaisquer dos seguintes documentos:
I - extrato da conta do INSS e do FGTS de qualquer empregado, a critério da Administração contratante;
II - cópia da folha de pagamento analítica de qualquer mês da prestação dos serviços, em que conste como tomador o órgão ou entidade contratante;
III - cópia dos contracheques assinados dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários;
IV - comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, valealimentação, entre outros), a que estiver obrigada por força de lei, Acordo, Convenção ou Dissídio Coletivo de Trabalho, relativos a qualquer mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado.
Art. 56 Deverá ser verificada a Certidão Negativa de Débito junto ao INSS (CND), a Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais e o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), e exigi-los sempre que expire o prazo de validade.
Art. 57 A fiscalização deverá exigir relatórios diários de execução dos serviços (diário de serviços), com páginas numeradas em 2 (duas) vias, contendo o registro de fatos normais do andamento dos serviços, como: entrada e saída de equipamentos e materiais, serviços em andamento, efetivo de pessoal.
Parágrafo único. A caderneta de ocorrências, com páginas numeradas e 2 (duas) vias, destinar-se-á ao registro de fatos e comunicações que tenham implicação contratual.
Art. 58 Deverá ser elaborado Planilha Mensal contendo nome completo dos empregados, funções exercidas, dias trabalhados, horas extras, férias, licenças, faltas e ocorrências.
Art. 59 Deverá ser exigido da empresa a entrega de benefícios aos empregados, solicitando os documentos que comprovem o fornecimento de vale-transporte, valerefeição, plano de saúde, e demais benefícios quando, por ventura, previstos em Contrato.
Art. 60 Deverá ser requisitado à empresa cópias das folhas de ponto dos empregados por meio eletrônico ou por meio que não seja padronizado (Súmula 338/TST).
Parágrafo Único: Em caso de faltas ou horas trabalhadas a menos, deverá ser feita a glosa da fatura.
Art. 61 Deverá ser solicitado folha de pagamento distinta (apenas dos empregados que prestam serviço no órgão) e o respectivo resumo geral, relacionando todos os segurados alocados na prestação de serviços.
Art. 62 Deverá ser exigido da empresa os recolhimentos do FGTS por meio dos seguintes documentos:
I - Cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social GFIP (Guia De Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social).
III - Cópia da Guia de Recolhimento do FGTS com a autenticação mecânica, comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante eletrônico.
Art. 63 Deverá ser exigido da empresa os recolhimentos das contribuições ao INSS por meio de cópia da Guia da Previdência Social (GPS) com a autenticação mecânica, comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante eletrônico.
Art. 64 Deverá ser atestada a Nota fiscal e a prestação dos serviços, respeitando o prazo contratual estabelecido para pagamento, e encaminhar ao Setor Financeiro para providências do pagamento.
Parágrafo único. O Executor do Contrato, ao atestar a fatura/nota fiscal, está declarando que o serviço ou material a que ela se refere foi satisfatoriamente prestado ou fornecido e que o seu valor está em conformidade com o termo contratual.
Art. 65 Como rotina de fiscalização, compete ao executor e ao coexecutor do contrato, no âmbito da região administrativa e/ou unidade designada para cada um, às seguintes atribuições:
I - documentar as ocorrências havidas e a frequência dos empregados, em registro próprio, firmado juntamente com o preposto da contratada;
II - acompanhar e controlar, quando for o caso, o estoque de materiais de reposição, destinado à execução do objeto contratado, principalmente quanto à qualidade;
III - fiscalizar o cumprimento das obrigações, encargos sociais e trabalhistas pela contratada, compatível com as ações previstas no inciso anterior, no que se refere à execução do contrato;
IV - verificar mensalmente a relação nominal de empregados da empresa contratada;
V - observar se os prestadores de serviços se apresentam uniformizados e/ou com crachá de identificação, em conformidade ao edital;
VI - solicitar a substituição dos empregados prestadores de serviço que comprometam a perfeita execução dos serviços, inclusive quando decorrente de comportamento inadequado;
VII - solicitar cópia legível das folhas de controle de frequência, juntamente com as respectivas faturas, com o visto da chefia imediata e devidamente atestadas;
VIII - estabelecer, semestralmente, e em conjunto com o Gestor do Contrato, o cronograma de fiscalização.
Art. 66 Competirá ao Gestor de Contrato estabelecer rotinas de fiscalização à serem aplicadas pelos executores, coexecutores e comissões responsáveis pela fiscalização de contratos de serviços terceirizados, bem como a implementação de ferramentas de tecnologia necessárias à fiscalização contratual.
Art. 67 A SUAG, UCI e a AJL deverão ser consultadas nos casos omissos desta Portaria, para dirimir dúvidas e eventuais problemas, respectivamente quanto aos casos técnicos e jurídicos.
Art. 68 O descumprimento injustificado de qualquer dos prazos previstos nesta Portaria, bem como a existência de falhas, omissões ou inconsistências técnicas em qualquer documento do processo de contratação, execução contratual ou de ARP, poderão ensejar a abertura de procedimento administrativo para apuração da responsabilidade, nos termos da legislação e da regulamentação própria, sem prejuízo da responsabilidade civil por danos causados ao erário ou a particulares.
Parágrafo único. Nos casos em que esta Portaria for omissa quanto a qualquer prazo, fica definido o período de 5 (cinco) dias úteis para o desempenho da atividade.
Art. 69 Compete à Subsecretaria de Administração Geral - SUAG, à Subsecretaria de Gestão de Pessoas - SUGEP e à Subsecretaria de Formação Continuada dos Profissionais da Educação - EAPE, organizar a capacitação dos servidores da SEE/DF em relação às normas e procedimentos previstos nesta Portaria.
Art. 70 Continuam se aplicando aos Contratos de Prestação de Serviços Terceirizados os normativos vigentes relacionados ao tema, tais como Decreto nº 32.598/2010, Decreto nº 36.063/2014, que institui a Instrução Normativa nº 02 – MPOG e Decreto n º 38.934/2018, que institui a Instrução Normativa nº 5, de 25 de maio de 2017, da Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.
Art. 71 Esta Portaria revoga, no que couber, o disposto na Portaria SEEDF nº 42, de 25 de fevereiro de 2013, publicada no DODF nº 42, de 27 de fevereiro de 2013, página 6.
Art. 72 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
(*) Republicada por ter sido encaminhada com incorreção na original, publicada no DODF nº 45, de 09 de março de 2019, páginas 9 a 13.
MODELO DE INSTRUMENTO DE MEDIÇÃO DE RESULTADO (IMR)
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 63 de 02/04/2020 DODF nº 63, seção 1, 2 e 3 de 02/04/2020
p. 10, col. 1