PORTARIA Nº 22, DE 02 DE MAIO DE 2017

CAPÍTULO I

Art. 1º Os processos administrativos que versem sobre licitações, contratos administrativos, convênios, acordos, ajustes e instrumentos congêneres devem observar o disposto nesta Portaria.

Art. 2º Compete ao Diretor-Presidente do Iprev/DF:

I - autorizar a abertura de processo administrativo quando se tratar de aquisição de bens, execução de obras ou prestação de serviços destinados à área administrativa;

II - decidir os atos de anulação e renovação de procedimentos licitatórios;

III - ordenar despesas no que se refere aos atos necessários à execução orçamentária e financeira dos recursos que forem consignados ao Iprev/DF;

IV - ratificar, quando for o caso, os atos de dispensa ou de inexigibilidade de licitação, observado o disposto no art. 26 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993;

V - adjudicar e homologar os resultados dos certames licitatórios; e

VI - aplicar aos fornecedores e prestadores de serviços inadimplentes as penalidades previstas nos artigos 86, 87 e 88, exceto a sanção estabelecida no inciso IV do artigo 87, todos da Lei nº 8.666, de 1993.

§ 1º O recurso cabível em face da penalidade aplicada em conformidade com o descrito no inciso VI deverá ser dirigido ao Diretor Presidente que poderá reconsiderar a decisão ou encaminhar para julgamento da Diretoria Executiva do Iprev/DF.

§ 2º No caso de Pregão Eletrônico, no qual não sejam interpostos recursos, o ato de adjudicação constitui atribuição delegada ao Pregoeiro designado.

§ 3º A sanção estabelecida no inciso IV, art. 87, da Lei nº 8.666/93, referida no inciso VI desta portaria, é de competência exclusiva do Diretor-Presidente do Iprev/DF, facultada a defesa do interessado no respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da abertura de vista, podendo a reabilitação ser requerida em até 2 (dois) anos de sua aplicação, sempre que a contratada ressarcir a Administração pelos prejuízos resultantes de sua conduta.

Art. 3º Ficam delegadas para o Diretor de Finanças e Administração as seguintes atribuições:

I - praticar os atos de gestão relativos a recursos humanos, administração patrimonial e financeira, visando à racionalização, qualidade e produtividade do Iprev/DF, relacionados à atividade de licitações e contratos;

II - autorizar a realização de licitações e homologar o seu resultado, observada a legislação de regência; e

III - designar o Gestor/Fiscal de contratos, convênios e acordos do Iprev/DF.

Art. 4º Compete à Diretoria Executiva do Iprev/DF, nos termos do inciso XIX, art. 4º do Regimento Interno do Iprev/DF, aprovado pelo Decreto nº 37.166/2016, autorizar a assinatura de contratos, acordos e convênios, salvo a fixação de padrões e valores máximos pelo Conselho de Administração.

CAPITULO II

Art. 5º O processo administrativo para a aquisição de bens, fornecimento de serviços ou realização de obras, bem como aqueles abrangidos pelas matérias arroladas no art. 1º desta Portaria, observará, sucessivamente e no que for aplicável ao caso concreto, o seguinte trâmite administrativo:

I - envio de memorando da área demandante interessada na aquisição do bem ou serviço direcionado, com ciência do Diretor da respectiva área, ao Diretor de Finanças e Administração, com a descrição do objeto e da justificativa da pretendida contratação;

II - a Coordenação de Finanças certifica o enquadramento do objeto da demanda no Plano Plurianual- PPA, na Lei de Diretrizes Orçamentárias e na Lei Orçamentária Anual vigentes e, caso existentes;

III - autorização do Diretor Presidente quanto à continuidade ou não do procedimento de contratação;

IV - autuação da solicitação na forma de processo administrativo;

V - a Gerência de Material, Patrimônios, Contratos e Convênios junta aos autos a minuta do Projeto Básico ou Termo de Referência, bem como a minuta do respectivo contrato;

VI - a Gerência de Material, Patrimônio, Contratos e Convênios realiza a pesquisa de preços e apresenta planilha demonstrativa detalhada com o comparativo dos preços praticados no mercado, pesquisa de regularidade fiscal, cadastral e trabalhista dos fornecedores, conforme o caso;

VII - emissão de Parecer pela Diretoria Jurídica;

VIII - retorno dos autos à Coordenação de Administração para análise e saneamento do processo, com eventual cumprimento das recomendações apontadas na manifestação jurídica da Diretoria Jurídica;

IX - encaminhamento do processo ao Diretor Presidente para determinar ou dispensar a realização do procedimento licitatório;

X - havendo o acolhimento do procedimento pela DIREX, será o processo encaminhado para prosseguimento da contratação no âmbito da SEPLAG;

XI - emissão da Nota de Empenho pela Coordenação de Finanças, quando for o caso;

XII - impressão do instrumento jurídico contratual em 02 (duas) vias pela Coordenação de Administração, encaminhando para assinatura do contratado ou convenente, e posterior assinatura do Diretor Presidente, conforme o caso;

XIII - retorno do processo ao Diretor de Finanças e Administração para a indicação dos executores do contrato, titular e suplente, cujos atos serão elaborados pela Coordenação Administrativa;

XIV - publicação do extrato do instrumento jurídico no Diário Oficial do Distrito Federal, nos casos de exigência legal da publicidade do ato, pela Gerência de Material, Patrimônio, Contratos e Convênios;

XV - encaminhamento dos autos ao executor do contrato para conhecimento e início da execução dos serviços, se for o caso, acompanhamento da execução, atesto de notas fiscais e registro de ocorrências;

§ 1º O atendimento das rotinas fixadas no presente artigo não dispensa o cumprimento das exigências previstas na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 e nos atos normativos editados pelo Distrito Federal.

§ 2º Todos os procedimentos devem ser instruídos com justificativa técnica exaustiva quanto à necessidade da contratação e a adequação do objeto pretendido, no que diz respeito a sua qualidade e quantidade.

Art. 6º Nos casos de adesão a Ata de Registro de Preços gerenciada por outro órgão ou entidade da Administração Pública, além da rotina descrita no art. 5º, deverá a DIFAD diligenciar para o cumprimento das seguintes exigências, nos termos do Decreto nº 36.519, de 28 de maio de 2015:

I - restrição a 100% (cem por cento) dos quantitativos registrados na Ata de Registro de Preços, por órgão ou entidade;

II - comprovação da vigência da Ata de Registro de Preços;

III - termo de referência que demonstre a adequação da demanda às especificações constantes do edital da Ata de Registro de Preços;

IV - comprovação da compatibilidade do preço com os praticados no mercado;

V - obediência às regras de pagamento estipuladas pelo órgão gerenciador no edital, desde que não estejam em conflito com as normas do Distrito Federal;

VI - comprovação de existência de recursos orçamentários para atender à demanda;

VII - instrução do processo com cópias do edital, da Ata de Registro de Preços à qual se pretende aderir e dos atos de adjudicação e homologação publicados na Imprensa Oficial;

VIII - minuta contratual em conformidade com os padrões do Distrito Federal;

IX - manifestação de interesse da autoridade competente em aderir à Ata de Registro de Preços dirigida ao órgão gerenciador e ao fornecedor adjudicante;

X - anuência do órgão gerenciador da ata;

XI - assentimento do fornecedor e cópia da proposta formal, que contenha as especificações, as condições e os prazos para o fornecimento dos bens ou serviços, em conformidade com o edital e a Ata de Registro de Preços;

XII - documento de representação devidamente autenticado;

XIII - prova da regularidade jurídica, trabalhista, fiscal e econômico-financeira; e

XIV - manifestação conclusiva da Diretoria Jurídica.

CAPITULO III

Art. 7º As atribuições do Executor dos contratos, convênios, acordos, ajustes ou instrumentos congêneres e contratos de gestão encontram-se dispostas especialmente no art. 67 da Lei 8.666/93, art. 36 do Decreto nº 36.520, de 28 de maio de 2015 e art. 5º da Portaria Iprev/DF nº 25, de 02 de agosto de 2016, bem como no § 5º do art. 41 do Decreto nº 32.598 de 15 de dezembro de 2010, e consistem em:

I - supervisionar, fiscalizar e acompanhar a execução do contrato, apresentando relatórios circunstanciados ao término de cada etapa ou quando solicitado pelo contratante;

II - solicitar à contratada e seus prepostos, ou obter do Iprev/DF, tempestivamente, todas as providências necessárias ao bom andamento dos serviços;

III - verificar se o custo e o andamento das obras, serviços ou aquisições de materiais estão obedecendo as especificações do Edital de Licitação, e se estão se desenvolvendo de acordo com o cronograma físico-financeiro;

IV - atestar os valores e a conclusão de cada etapa do ajuste contratual, nos documentos de cobrança habilitados pela legislação pertinente, no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis contados de seu recebimento;

V - emitir, após a formalização do contrato ou ajuste, "AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO - AF" - (anexo IV), no caso de fornecimento de materiais, ou "ORDEM DE SERVIÇO - OS" (anexo VII), no caso de prestação de serviço ou execução de obra.

VI - remeter, até o 10° (décimo) dia útil do mês subsequente ao da efetiva prestação do objeto contratual, o relatório de acompanhamento da execução do contrato à Diretoria de Finanças e Administração do Iprev/DF, que adotará as medidas cabíveis;

VII - registrar na "FICHA DE OCORRÊNCIA" (anexo V) todos os acontecimentos relacionados com a execução do contrato, inclusive as soluções dadas às consultas formuladas pelo contratado;

VIII - fiscalizar o cumprimento das obrigações, encargos sociais e trabalhistas pela contratada, compatível com os registros previstos no inciso anterior, no que se refere à execução do contrato;

IX - emitir nota técnica em todos os atos do Iprev/DF relativos à execução do contrato, em especial, no que tange à aplicação de sanções, alterações e repactuações do contrato;

X - eceber, provisória e definitivamente, o objeto mediante emissão de termos circunstanciados assinados pelos representantes das partes interessadas, quando se tratar de execução de contrato de obras ou serviços de engenharia. O recebimento provisório deverá ocorrer em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado e o definitivo não poderá ser superior a 90 (noventa) dias;

XI - atestar a conclusão das etapas de obras e serviços de engenharia mediante o preenchimento do "ATESTADO DE EXECUÇÃO" (anexo VI);

XII - criar mecanismos de controle para assegurar ao Iprev/DF a qualidade dos serviços prestados, como por exemplo, formulários para sugestão/reclamação, quando for o caso;

XIII - atestar a prestação dos serviços e entrega de material/equipamentos no verso da primeira via das Notas Fiscais e no campo inferior direito da primeira via das NEs, fazendo constar do atesto, a assinatura, o carimbo e a data em que efetivamente se deu a prestação do serviço/ entrega do material, consignando, ainda, quaisquer irregularidades verificadas na execução do contrato/ajuste;

XIV - encaminhar à Diretoria de Finanças e Administração os processos, devidamente instruídos com a justificativa e cálculo da multa, quando o contratado deixar de cumprir as disposições do edital e/ou cláusulas contratuais;

XV - levar ao conhecimento de seus superiores, por escrito, instruções sobre modificações de projetos aprovados, alterações de prazos, cronogramas e demais informações relativas à execução do objeto do contrato, e suas consequências nos custos previstos;

XVI - determinar, por escrito, durante o acompanhamento e fiscalização do contrato, o que for necessário para regularizar falhas ou inobservância de termos contratuais;

§ 1º Fica vedado ao Iprev/DF e ao seu representante designado, exercer poder de mando sobre os empregados da contratada, reportando-se somente aos prepostos e responsáveis por ela indicados.

§ 2º O recebimento decorrente de aquisições de equipamentos de grande vulto será efetuado por comissão especialmente designada, mediante termo circunstanciado.

§ 3º O recebimento provisório e o definitivo, em se tratando de compras ou de locação de equipamentos, far-se-á mediante recibo.

§ 4º O recebimento provisório poderá ser dispensado, nos casos de aquisição de gêneros perecíveis, alimentação preparada, serviços profissionais e também de obras e serviços, desde que o valor desses dois últimos não ultrapasse o estabelecido para a modalidade de Convite e, ainda, que não haja disposição em contrário no edital. Nestes casos o recebimento será feito mediante recibo.

Art. 8º A Diretoria de Finanças e Administração do Iprev/DF encaminhará mensalmente ou a cada etapa do contrato Relatório Circunstanciado de cada Executor de contratos, convênios, acordos, ajustes ou instrumentos congêneres e contratos de gestão à Unidade de Controle Interno, devendo conter o que segue:

a) o objeto contratado;

b) o nome da empresa contratada, razão social e CNPJ;

c) a data da contratação;

d) a fundamentação da contratação - Modalidade de Licitação;

e) a necessidade e justificativa da contratação;

f) a área de abrangência do contrato, com planilha resumo de terceirizados, no caso de contratação de mão-de-obra;

g) o valor contratado e valor gasto mensalmente;

h) a dinâmica de acompanhamento e fiscalização do contrato pelo executor;

i) o cumprimento integral das obrigações previstas em edital de licitação, proposta comercial e/ ou contrato, pelo contratado;

j) as eventuais ocorrências relacionadas à apresentação de documentos e/ou certidões necessárias para pagamento das faturas;

k) as possíveis falhas a serem apontadas na contratação e que foram detectadas ao longo da execução do contrato, para melhor ajustamento do mesmo e atendimento ao fim que foi contratado, em observância aos princípios da eficiência e do interesse público, com a apresentação de novo Projeto Básico/Termo de Referência para nova licitação, caso necessário;

l) as eventuais ocorrências relacionadas com a execução do contrato e solicitação e/ou determinações apresentadas à empresa, a fim de regularizar as faltas e defeitos observados, constantes da Ficha de Ocorrência;

m) as eventuais glosas no valor a ser pago, proveniente de ocorrências relacionadas com a execução do contrato; e

n) as sugestões de medidas a serem adotadas pela Diretoria de Finanças e Administração, para melhor acompanhamento e fiscalização dos contratos pelo executor.

Art. 9º Sempre que forem necessárias decisões e providências que ultrapassem a área de competência do executor, este deverá comunicar seus superiores no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas, para a adoção de medidas corretivas, sobre ocorrências que possam ensejar aplicação de penalidades, como atrasos, fuga da especificação, etc., devendo encaminhar relatório circunstanciado da situação verificada.

Art. 10. O executor responde solidariamente pelos prejuízos que a contratada causar à Administração, se provada a sua culpa ou dolo, em sindicância ou processo administrativo disciplinar, garantida a ampla defesa e o contraditório.

Parágrafo único. O executor responde administrativamente pelo exercício irregular das atribuições a ele confiadas, estando sujeito às penalidades previstas no Capitulo III da Lei Complementar nº 840/2011.

CAPÍTULO IV

Art. 11. Devem ser encaminhados à Diretoria Jurídica para o exame prévio:

I - as minutas de editais de licitação e seus anexos;

II - as minutas de termos de convênios, contratos, acordos, ajustes e outros instrumentos similares;

III - as minutas de termos aditivos de instrumentos em vigor, bem como de termos rescisórios;

IV - os processos de contratação direta por dispensa ou inexigibilidade de licitação;

V - os processos que versarem sobre licitações e contratos da Administração, passíveis de aplicação de sanção administrativa ou procedimento judicial, recomendando a instauração de procedimento administrativo disciplinar;

VI - reconhecimento de dívida sem cobertura contratual; e

VII - demais atos e procedimentos que envolverem licitação e contratos administrativos.

Art. 12. Nos processos administrativos disciplinados por esta Portaria, as Diretorias do Iprev/DF, por meio de seu Diretor, poderão encaminhar os autos para manifestação da Diretoria Jurídica, acompanhado:

I - da fundamentação técnica e conclusiva do órgão ou autoridade consulente;

II - da explicitação da dúvida jurídica, se for o caso; e

III - do envio de documentos necessários ou que facilitem a compreensão e o exame da matéria.

§ 1º Toda formulação de consulta jurídica envolvendo os assuntos acima será objetiva e clara, focalizando, precisamente, a matéria cuja elucidação faz-se necessária.

§ 2º A Diretoria Jurídica solicitará às Diretorias do Iprev/DF as diligências necessárias à instrução de processos submetidos à sua apreciação.

Art. 13. Os processos administrativos devem ser instruídos com os documentos que comprovem o atendimento dos requisitos previstos nos formulários anexos a esta Portaria, de acordo com o objeto de cada processo, cabendo ao servidor responsável pela análise do processo justificar o não cumprimento dos requisitos nos casos em que não seja aplicável a exigência ao caso concreto.

§ 1º Os servidores do Iprev/DF deverão utilizar nos procedimentos licitatórios as minutaspadrão e listas de verificação disponibilizadas pela Procuradoria-Geral do Distrito Federal.

§ 2º Sempre que possível, os servidores do Iprev/DF deverão realizar consulta à página da internet do Tribunal de Contas do Distrito Federal com a finalidade de conhecer o atual entendimento do órgão de controle externo sobre a matéria discutida no processo.

Art. 14. As consultas jurídicas formuladas à Diretoria Jurídica serão respondidas:

I - nos processos com indicação de urgência pelas Diretorias, em até 5 (cinco) dias úteis; e

II - nas demais matérias tratadas nesta Portaria, em até 15 (quinze) dias úteis.

Art. 15. A publicação resumida dos contratos, convênios, acordos, ajustes e congêneres, bem como de seus aditivos, deve ser providenciada pela Diretoria de Finanças e Administração, nos termos do § 1º do art. 61 da Lei nº 8.666, de 1993.

CAPÍTULO V

Art. 16. A transparência ativa é o dever de promover, independente de requerimento, a divulgação de informações de interesse geral ou coletivo, produzidas ou custodiadas pelos órgãos e entidades do Poder Executivo do Distrito Federal, em seus sítios oficiais na rede mundial de computadores - internet.

Art. 17. A Diretoria de Finanças e Administração deve disponibilizar as informações referentes a contratos atualizadas de forma proativa, independentemente de qualquer solicitação, para serem disponibilizados no sítio do Iprev/DF na Internet os seguintes dados:

I - número do contrato;

II - número do processo;

III - partes;

IV - modalidade e número da licitação (quando houver);

V - objeto;

VI - programa de trabalho;

VII - natureza da despesa;

VIII - fonte do recurso;

IX - nota de empenho;

X - vigência;

XI - valor contratado;

XII - data de assinatura;

XIII - data da publicação e número do DODF; e

XIV - relação de aditivos ao contrato, com as seguintes informações (quando houver):

a) número do aditivo;

b) data da publicação e número do DODF;

Parágrafo único - devem ser disponibilizadas pela Diretoria, também, para download, as íntegras dos contratos e dos aditivos, quando houver.

Art. 18. A Diretoria de Finanças e Administração encaminhará à GOVERNANÇA-DF até 31 de março de cada exercício, nos termos do Decreto nº 37.121 de 16 de fevereiro de 2016, relatório contendo:

I - todos os contratos administrativos e instrumentos congêneres vigentes;

II - índices de reajustes utilizados;

III - percentuais de economia alcançados a partir das renegociações realizadas com os respectivos fornecedores;

IV - medidas adotadas para redução em 30% do valor gasto com impressão de documentos e trabalhos gráficos, com o respectivo percentual alcançado;

V - percentuais de economia gerados em despesas de custeio; e

VI - percentuais de economia atingidos a partir das reestruturações administrativas efetivadas.

Art. 19. A Diretoria de Finanças e Administração deve disponibilizar as informações sobre os convênios, acordos, ajustes ou instrumentos congêneres e contratos de gestão celebrados pelo Iprev/DF com entidades qualificadas como organizações sociais e congêneres, para serem disponibilizados em seu sítio da rede mundial de computadores - intranet, contendo os seguintes campos:

I - espécie e número do convênio;

II - partes;

III - objeto;

IV - vigência;

V - situação do convênio (adimplente/inadimplente/concluído);

VI - valor pactuado (quando houver); e

VII - data da publicação e número do Diário Oficial do Distrito Federal (DODF).

CAPÍTULO VI

Art. 20. Caberá à GOVERNANÇA-DF, nos termos do art. 8º do Decreto nº 37.121/2016, deliberar previamente sobre pleitos de revisão contratual para fins de reequilíbrio econômicofinanceiro e repactuação de contratos que demandem alteração orçamentária da Unidade interessada.

Parágrafo único. Os pedidos devem ser instruídos com justificativa econômica para a revisão contratual e manifestação jurídica do órgão ou entidade interessado.

Art. 21. A Unidade de Controle Interno - UCI do Iprev/DF acompanhará o cumprimento do disposto nesta Portaria.

Art. 22. Esta Portaria e seus anexos entram em vigor na data de sua publicação.

Art. 23. Os anexos de I a VI constantes nesta Portaria estarão disponíveis no sitio eletrônico do Iprev/DF.

Art. 24. Revogam-se todas as disposições em contrário em especial a Portaria nº 25 de 02 de agosto de 2016.

Dispõe sobre os procedimentos aplicáveis no âmbito do Instituto de Previdência dos Servidores do Distrito Federal - Iprev/DF nos processos administrativos que tratam de licitações, contratos administrativos, convênios, acordos e instrumentos congêneres.

O DIRETOR PRESIDENTE DO INSTITUTO DE PREVIDÊNCIA DOS SERVIDORES DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições conferidas pelos artigos 3º, 4º e 93, da Lei Complementar nº 769, de 30 de junho de 2008 c/c o inciso I, art. 5 e o inciso II, VIII, XIII e XXIV, do art. 33, do Decreto nº 37.166, de 08 de março de 2016, RESOLVE:

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

DOS PROCEDIMENTOS

DA FASE DE EXECUÇÃO CONTRATUAL

DA ANÁLISE JURÍDICA

DA TRANSPARÊNCIA ATIVA

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

ADLER ANAXIMANDRO DE CRUZ E ALVES

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 83, seção 1, 2 e 3 de 03/05/2017 p. 3, col. 2

DODF nº 83, seção 1, 2 e 3 de 03/05/2017