PORTARIA Nº 02, DE 15 DE FEVEREIRO DE 2024

A DIRETORA-PRESIDENTE DO INSTITUTO DE PREVIDÊNCIA DOS SERVIDORES DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições conferidas pelos Arts. 3º, 4º e 93 da Lei Complementar nº 769, de 30 de junho de 2008 c/c o Art. 7º do Decreto nº 39.381, de 10 de outubro de 2018 e pelo Art. 10 do Decreto n° 24.204, de 10 de novembro de 2003, resolve:

Art. 1º Designar os membros que integrarão, em caráter permanente, a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD para conduzir o processo de avaliação.

Parágrafo único: A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD será vinculada, hierarquicamente, à Presidência do Iprev-DF, inclusive sendo criada no Sistema Eletrônico de Informações - SEI a unidade CSAD vinculada à Presidência, garantindo independência e lisura no processo de avaliação de documentos, nos termos do Art. 9°, Parágrafo único, do Decreto n° 24.204, de 10 de novembro de 2003 e alterações posteriores.

Art. 2º Fazem parte do processo de avaliação documental as seguintes atividades, que terão por base o levantamento da produção documental do órgão:

I - avaliação dos conjuntos documentais, conforme seus valores primários e/ou secundário;

II - determinação do ciclo de vida dos documentos - fases corrente, intermediária e permanente; e

III - fixação dos prazos de guarda e destinação dos documentos.

Art. 3º A Comissão, em caráter permanente, será composta pelos seguintes membros:

LETTÍCIA VITÓRIA DA SILVA, matrícula nº 0282.112-5;

ANA DE ARAÚJO CARRARI, matrícula nº 0270.406-4;

GLICIO RAMAR RIBEIRO DA SILVA, matrícula nº 0270.084-0;

FRANCISCO CAMELO DE FARIAS, matrícula nº 0277.681-2;

CILEIA DA SILVA CORREA, matrícula nº 0277.680-4;

BECHIANNE MIRELLY LUSTOSA DE OLIVEIRA, matrícula nº 0277.678-2;

JORDANIA MASCARENHAS REIS, matrícula nº 0280.767-X; e

BRUNO ALVES LIMA DE ANDRADE, matrícula nº 0277.679-0.

Art. 4º A Comissão será presidida pela servidora LETTÍCIA VITÓRIA DA SILVA e nos seus impedimentos legais e eventuais pela servidora ANA DE ARAÚJO CARRARI.

Art. 5º Compete à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD, nos termos do Decreto nº 24.204/2003 e da legislação correlata:

I - elaborar e submeter ao Arquivo Público do Distrito Federal o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim;

II - tratar os documentos e processos digitais e não digitais por meio classificação, avaliação e destinação, aplicando os planos de classificação e a tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades-meio e fim;

III - sugerir ao titular do órgão ou entidade, a constituição de grupos de trabalho para tratar os documentos em cada edifício ou complexo do órgão ou entidade;

IV - submeter, anualmente, ao Arquivo Público do Distrito Federal listagem de eliminação de documentos sem valor que ultrapassaram o prazo de guarda, conforme a legislação em vigor;

V - submeter, anualmente, ao Arquivo Público do Distrito Federal listagem de recolhimento de documentos em fase de guarda permanente, conforme a legislação em vigor;

VI - sugerir ao titular do órgão ou entidade a adequação das instalações físicas e segurança predial dos acervos arquivísticos, conforme legislação vigente;

VII - enviar, anualmente, relatório de atividades da Comissão ao Arquivo Público do Distrito Federal; e

VIII - realizar outras ações de gestão de documentos determinadas pelo Arquivo Público do Distrito Federal, como órgão central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF.

Art. 6º A CSAD possui ainda as seguintes atribuições, que poderão ser realizadas por meios próprios ou através de equipe de trabalho, conforme o caso:

I - proceder ao levantamento da situação dos arquivos setoriais;

II - visitar as unidades setoriais detentoras de documentos para aplicação de questionários que indiquem a produção documental;

III - identificar os conjuntos documentais produzidos ou recebidos por cada unidade setorial;

IV - propor os prazos necessários de guarda dos conjuntos documentais identificados, mediante análise junto às unidades setoriais;

V - fornecer informações necessárias à tomada de decisões;

VI - aplicar o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

VII - solicitar orientação, preliminarmente, à Comissão Central de Arquivos - CCA, no processo de avaliação documental, tão logo haja publicação desta Portaria;

VIII - solicitar Visita Técnica da equipe do Arquivo Público do Distrito Federal, tão logo haja publicação desta Portaria, com fins de obter orientações de cunho técnico-operacional e normativa, pertinentes à execução dos serviços de gestão do acervo documental do Iprev-DF;

IX - promover reuniões, no mínimo de caráter mensal, tão logo haja publicação desta Portaria, com fins de alinhar procedimentos inerentes ao serviço de gestão do acervo documental do Iprev-DF, fazendo editar e assinar, no âmbito do Processo SEI-DF n°00413-00005565/2021-19 ou em outro processo que vier a substituí-lo, as Atas das reuniões mensais e das reuniões extraordinárias;

X - convocar reuniões, sempre que razão superior indicar conveniente, fazendo editar e assinar as Atas das reuniões no âmbito do Processo SEI-DF n° 00413-00005565/2021-19 ou em outro processo que vier a substituí-lo;

XI - justificar, em Atas, as possíveis ausências de membros da CSAD, nas reuniões mensais e nas reuniões extraordinárias;

XII - levar ao conhecimento da instância administrativa superior, no âmbito do Processo SEI-DF n° 00413-00005565/2021-19 ou em outro processo que vier a substituí-lo, quaisquer impropriedades verificadas na gestão do acervo documental do Iprev-DF;

XIII - solicitar a formação de equipe de planejamento de contratação, caso seja detectada a necessidade de implementação de serviços que requeiram especialidades que superam as competências técnico-operacionais da CSAD e que não seja possível superá-las com a equipe técnica especializada do Iprev-DF;

XIV - atentar para os ditames do Decreto n° 24.204, de 10 de novembro de 2003 e da legislação correlata, no desempenho das funções de membros da CSAD; e

XV - atentar, também, no exercício das funções da CSAD, para a observância aos ditames da Lei Complementar nº 840, de 23 de dezembro de 2011, que dispõe sobre o regime jurídicos dos servidores públicos civis do Distrito Federal, das autarquias e das fundações públicas distritais.

Art. 7º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 8º Revogam-se as disposições em contrário, em especial a Portaria nº 18, de 27 de março de 2023.

RAQUEL GALVÃO RODRIGUES DA SILVA

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 34 de 20/02/2024 p. 46, col. 1