Os
usuários do TCDF poderiam continuar usando o MS Office 97 por
mais quanto tempo? (questões)
Vale
informar que essa não é a primeira vez que os
aplicativos de escritório são substituídos. O
TCDF utilizou os editores de texto WordStar e AmiPro até
1995. O MS Office 95 e depois o MS Office 97 foram adotados a
partir de 1996. No entanto, como a Microsoft, fabricante desses
dois últimos produtos, não mantém
compatibilidade retrógrada entre seus produtos, forçando
os consumidores a continuamente atualizarem os produtos já
adquiridos, provavelmente o TCDF passará a ter problemas com
a leitura e o acesso aos documentos encaminhados por entidades
externas ao TCDF que eventualmente estão utilizando novas
versões do MS Office. Para solucionar esse problema de
compatibilidade, optou-se em utilizar o OpenOffice que é
capaz de acessar os novos formatos de arquivos produzidos pelo MS
Office 2000 e XP e, por se tratar de software livre, será
atualizado pela comunidade para acessar outros que venham a surgir
nos próximos anos.
Quais as razões orçamentárias para a substituição do MS Office 97 pelo OpenOffice? (questões)
Não
há orçamento para que sejam adquiridas novas máquinas
em conjunto com os aplicativos de escritório e o sistema
operacional. Estima-se que um novo computador para o TCDF custe
aproximadamente R$ 2.200,00. Caso fosse necessário adquirir
uma licença do MS Windows XP (R$ 700,00) e uma licença
do MS Office XP (R$ 1.500,00), o custo de um novo microcomputador
passaria a R$ 4.400,00.
Optar
pela utilização do OpenOffice e do Linux nos novos
equipamentos viabilizará a instalação de 34
microcomputadores nas Inspetorias de Controle Externo, até o
início de 2004, possibilitando que cada Analista de Finanças
e Controle Externo tenha um microcomputador à disposição.
Em função das mencionadas restrições
orçamentárias, caso fosse adotada outra solução,
pelo menos 17 analistas não teriam microcomputador para
trabalhar em 2004.
O
custo do treinamento em OpenOffice, considerando inclusive a média
salarial dos usuários do TCDF, não é superior
ao de aquisição das licenças do MS Office XP? (questões)
De
fato, se todos os 534 usuários do TCDF fossem participar dos
dois módulos do treinamento (20 horas de editor de texto e
10 horas de planilha de cálculos) chegaríamos a um
custo equivalente ao da aquisição de 400 licenças
do MS Office XP. No entanto, deve-se observar:
Desde
1996, ano da implantação do MS Office 95, foram
treinados 95 usuários em MS Word e 95 usuários em MS
Excel. Sendo que nem todos esses usuários fizeram os dois
treinamentos.
Possivelmente,
a substituição do MS Office 97 pelo MS Office XP
levaria os usuários a solicitarem treinamentos para
conhecerem maiores detalhes sobre a nova versão do produto,
ou seja, os custos de treinamento em horas de trabalho para o MS
Office XP existiriam.
Como
a Microsoft lança constantemente novas versões de
seus produtos forçando os clientes a adquirirem
atualizações ou mesmo novos produtos, é
bastante provável que a cada 3 anos o TCDF tivesse que
investir aproximadamente R$ 600.000,00 para a atualização
de licenças de aplicativos de escritório.
Como
as novas versões de produto da Microsoft normalmente
requerem mais recursos computacionais para fazer o mesmo que
versões anteriores e, também, a atualização
do sistema operacional, caso o TCDF optasse por utilizar o Windows
XP com o Office XP seriam necessários, além dos
mencionados R$ 600.000,00 a cada três anos, outros R$
500.000,00 para compra de sistema operacional e equipamentos (a
cada três anos).
Como
o TCDF conta com quadro de pessoal muito capaz e competente e em
função do número de usuários treinados
no MS Office, acredita-se que grande parte dos usuários
passará a utilizar o OpenOffice sem frequentar nenhum
treinamento.
Quais
as vantagens técnicas da opção pelo OpenOffice? (questões)
possibilidade
de instalação e atualização em qualquer
microcomputador sem ônus para o TCDF;
possibilidade
de utilização de documentos produzidos pelas
novas versões dos aplicativos de escritório da Microsoft
contar
com grande número de usuários em outras organizações
no Brasil e no mundo;
similaridade
com os aplicativos de escritório hoje utilizados no TCDF
para minimizar quedas de produtividade momentâneas; e
possibilidade
de contratação de serviço de treinamento
especializado para os usuários, visando restabelecer e
melhorar os níveis de qualidade e produtividade existentes.
Quais
as desvantagens da opção pelo OpenOffice e como
contorná-las? (questões)
Ao
encaminhar seus arquivos para entidades externas os usuários
poderão ser informados de que essas entidades não
conseguem utilizar os arquivos, nesses casos recomenda-se:
Encaminhar
arquivos que não serão editados em formato PDF. Para
transformar um arquivo do OpenOffice em PDF, no Windows, configurar uma impressora que gere PDF automaticamente. Os usuários de estações de trabalho Linux precisam apenas, ao imprimir, selecionar a impressora Print to File (PDF/Acrobat) para gerar o arquivo imediatamente.
A partir da versão 1.1 o OpenOffice.org consegue exportar seus arquivos diretamente para o formato PDF.
Encaminhar
arquivos que serão editados em formato .doc/.xls (Office
97) ou .rtf (rich text format) que podem ser abertos pelos
aplicativos de escritório da Microsoft. Informando que
eventualmente haverá perda de formato.
Encaminhar
arquivos que serão editados no formato do OpenOffice e
indicar o site www.openoffice.org.br
para cópia do software e instalação na
entidade externa.
Ao
receber arquivos externos podem ocorrer perdas de formato, assim
procure solicitar os arquivos em formato PDF (caso não seja
necessária a editação) ou em formato .rtf
(caso a edição seja indispensável).
Passar
a utilizar um novo produto sempre requer alguma adaptação.
Para minimizar eventuais transtornos o TCDF está:
Contratando treinamento
externo nas ferramentas mais utilizadas: editor de textos e planilha de
cálculos.
Construindo
dicas e manuais específicos para o TCDF sobre mala direta,
configuração de atalhos, inclusão de
cabeçalho e rodapé e outros que venham a ser
solicitados pelos usuários. Essas informações
serão disponibilizadas na página de
Dicas e Manuais do OpenOffice.org
que é a página que centraliza todas as informações
relevantes para aperfeiçoar o uso do OpenOffice no TCDF.
Como
é possível minimizar as perdas de formatação? (questões)
É
muito recomendável que as unidades (divisões, seções
etc) passem a utilizar o OpenOffice em todas as atividades do setor
ao mesmo tempo. Por exemplo, uma Divisão de ICE que pretenda
passar a utilizar o OpenOffice entra em contato com o NIPD para que
sejam esclarecidas eventuais dúvidas sobre a utilização
do OpenOffice e executada a remoção do MS Office e
instalação do OpenOffice em todos os
microcomputadores da Divisão. A partir de então, essa
Divisão produzirá documentos sempre no formato do
OpenOffice.
O
OpenOffice poderá passar a ser comercializado,
obrigando o TCDF a, no futuro, ter necessidade de comprar novas
versões do produto? (questões)
Não,
o OpenOffice usa uma estratégia de licença dupla para
o código fonte. Estas licenças são a GNU
Lesser General Public License (LGPL) e a Sun Industry Standards
Source License (SISSL). Esse esquema de licenciamento garante que
as novas versões do OpenOffice não poderão ser
comercializadas. Maiores detalhes sobre o esquema de licenças
pode ser obtido em http://www.openoffice.org.br/faqlic.php
O acervo de documentos em MS Word do nosso setor terá que ser convertido? (questões)
Não. O OpenOffice abre arquivos MS Word. Caso deseje aproveitar o texto de um documento do acervo, abra o arquivo em MS Word (.doc) com o OpenOffice, copie o trecho de interesse e cole no texto que deverá ser salvo no formato do OpenOffice (.sxw) para evitar perdas futuras de formato.