INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 05, DE 11 DE NOVEMBRO DE 2022
Estabelece normas de instauração, organização e processamento de tomadas de contas especiais no âmbito do Poder Executivo do Distrito Federal e institui, na forma dos Anexos I a III, modelos de documentos de tomada de contas especial.
O SECRETÁRIO DE ESTADO CONTROLADOR-GERAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e III do artigo 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal, e, CONSIDERANDO que cabe à Controladoria-Geral do Distrito Federal a normatização quanto às tomadas de contas especiais, por força do art. 8º do Decreto nº 37.096, de 2 de fevereiro de 2016, resolve:
Art. 1º A instauração, a organização e o processamento de Tomadas de Contas Especiais obedecerão ao disposto nesta Instrução Normativa - IN.
Art. 2º Ficam instituídos, na forma dos Anexos I a III desta IN, modelos de documentos de tomada de contas especial.
Art. 3º Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais o Distrito Federal responda, ou que, em nome deste, assuma obrigações de natureza pecuniária.
Parágrafo único. O dever de prestar contas constitui encargo indisponível, inafastável sob qualquer pretexto, insuscetível de anistia ou remissão, indissociável das responsabilidades relativas ao desempenho de funções e cargos públicos e inerente às relações jurídicas estabelecidas entre a Administração e quem quer que realize as condutas descritas no caput.
Art. 4º A tomada de contas especial é um processo administrativo de exceção adotado por autoridade administrativa competente, que visa apurar fatos, identificar responsáveis e quantificar danos, objetivando o seu integral ressarcimento ou reposição do bem, e recomendar providências saneadoras, com vistas à autotutela administrativa.
Art. 5º A tomada de contas especial será adotada quando evidenciada uma ou mais das seguintes hipóteses:
I - omissão no dever de prestar contas;
II - desfalque, extravio, alcance, desvio ou desaparecimento de dinheiro, bens ou valores públicos;
III - não comprovação da aplicação dos recursos concedidos na forma de suprimento de fundos ou transferidos pelo Distrito Federal mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição;
IV - dano ao patrimônio público da administração direta ou indireta do Distrito Federal resultante da prática de ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico.
Art. 6º São requisitos para a instauração da tomada de contas especial:
I - identificação do fato gerador do dano, com a sua descrição detalhada;
II - indício de participação, direta ou indireta, culposa ou dolosa, efetiva ou potencial, de agente público ou de agente privado gestor de recursos públicos;
III - evidência de dano efetivo ou presumido ao patrimônio público, quantificado ou quantificável;
IV - adoção das medidas preliminares dispostas no Capítulo I do Título III.
Art. 7º Subordinam-se às regras desta Instrução Normativa todos os órgãos da Administração Direta e as entidades da Administração Indireta do Poder Executivo Distrital, inclusive as entidades controladas direta ou indiretamente pelo Distrito Federal.
Art. 8º Para fins desta Instrução Normativa considera-se:
I - Erário: conjunto dos recursos financeiros, bens e direitos do Distrito Federal;
II - Administração: órgão ou entidade integrante da estrutura administrativa do Distrito Federal;
III - Patrimônio Público: conjunto de direitos e bens, tangíveis ou intangíveis, onerados ou não, adquiridos, formados, produzidos, recebidos, mantidos ou utilizados pelos órgãos e entidades do setor público, que seja portador ou represente um fluxo de benefícios, presente ou futuro, inerente à prestação de serviços públicos ou à exploração econômica por órgão e entidade do setor público e suas obrigações;
IV - Envolvido: qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, cuja conduta esteja sob apuração na tomada de contas especial;
V - Responsável: pessoa física ou jurídica, pública ou privada, à qual possa ser imputada a obrigação de reconstituir o patrimônio público;
VI - Autoridade administrativa competente: Administrador Regional ou dirigente do órgão ou entidade no qual ocorreu fato ensejador de apuração, a quem compete determinar medidas objetivando o ressarcimento do dano ou a regularização da situação;
VII - Autoridade instauradora: todo aquele integrante da administração pública capaz de, no âmbito de suas atribuições específicas, praticar atos em nome da pessoa jurídico-administrativa que representa;
VIII - Instauração: ordem legal, consubstanciada em ato administrativo ordinatório e que determina o início dos trabalhos de apuração por tomada de contas especial;
IX - Dirigente: autoridade investida no cargo máximo de comando da Secretaria de Estado, da autarquia, da fundação, da empresa pública, da sociedade de economia mista ou de nível hierárquico equivalente, bem como membros de seus respectivos conselhos superiores, quando houver;
X - Comissão tomadora das contas ou tomador de contas: servidor ou grupo de servidores ou de empregados formalmente designados para conduzir um procedimento de tomada de contas especial;
XI - Fase interna ou Procedimental da tomada de contas especial: etapa executada pela administração direta ou indireta, etapa que agrega os procedimentos compreendidos entre a instauração da tomada de contas especial e a sua remessa do processo ao Tribunal de Contas do Distrito Federal – TCDF;
XII - Fase externa da tomada de contas especial: etapa de natureza processual que tem início com a remessa do processo ao TCDF e culmina com o julgamento das contas;
XIII - Fato ensejador de tomada de contas especial: circunstância fática cuja ocorrência e, em face da previsão legal, impõe a instauração de tomada de contas especial;
XIV - Terceiro não vinculado à Administração Pública: particular não obrigado ao dever de prestar contas e não submetido ao processo de tomada de contas especial;
XV - Responsabilidade Solidária ou Solidariedade: quando a imputação do ressarcimento do prejuízo identificado, que não pode ser dividido entre as partes, recair sobre mais de uma pessoa física e/ou jurídica;
XVI - Órgão ou setor jurídico competente: no âmbito da Administração direta, a Procuradoria-Geral do Distrito Federal, ou, tratando-se da Administração Indireta, a estrutura organizacional responsável pela área jurídica da respectiva entidade.
XVII - Órgão Central do Sistema de Controle Interno: órgão de controle interno da administração pública direta e indireta responsável pela função de auditoria interna, entre outras atividades, no Poder Executivo do Distrito Federal;
XVIII - Unidade de Controle Interno: setor integrante da estrutura administrativa da Defensoria Pública do Distrito Federal, da Câmara Legislativa do Distrito Federal e do TCDF incumbido da verificação da consistência e qualidade dos controles internos, entre outras atividades;
XIX - Controle Interno: definição comum para Órgão Central do Sistema de Controle Interno e Unidade de Controle Interno;
XX - Relatório Conclusivo: documento emitido pelo tomador ou pela comissão tomadora, contendo, entre outros previstos nesta Instrução Normativa, os elementos de fato e de direito quanto à existência ou não de responsabilização e dano ao patrimônio público;
XXI - Relatório de Auditoria: documento emitido pelo Controle Interno para subsidiar o julgamento da tomada de conta especial dos órgãos e entidades da administração pública;
XXII - Certificado de Auditoria: documento que formaliza a opinião do Controle Interno quanto à regularidade do processamento da tomada de contas especial;
XXIII - Matriz de Responsabilização: documento no qual se caracteriza a responsabilidade pelo prejuízo apurado, apresentando a identificação do responsável, pessoa física ou jurídica, a conduta e o nexo causal, respectivos, conforme previsto no Manual de Auditoria e demais fiscalizações do TCDF;
XXIV - Convênio: ajuste de mútua colaboração, firmado entre o Poder Público e entidades públicas ou privadas para a realização de objetivos de interesse comum;
XXV - Alcance: situação em que não houve a prestação de contas no prazo estabelecido ou não houve a aprovação das contas, em virtude da não comprovação, parcial ou total, da aplicação dos recursos públicos transferidos mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição, ou da inexecução parcial ou total do objeto ou da aplicação em despesas que não aquelas para as quais foram destinados os recursos;
XXVI - Ato Ilegal: ação contrária à lei, em decorrência de uma conduta comissiva ou omissiva, podendo resultar, ou não, em prejuízo ao patrimônio público;
XXVII - Ato Antieconômico: ação que onera indevidamente o erário ou o cofre da entidade, mesmo que praticado com a observância das formalidades legais;
XXVIII - Ato Ilegítimo: ação que viola princípios constitucionais como impessoalidade, moralidade e publicidade ou é contrário ao interesse público; bem como o ato que não observa requisitos formativos essenciais como finalidade, forma, motivo e objeto ou é praticado por pessoa que não detém a competência definida para tal em norma específica;
XXIX - Termo Circunstanciado de Regularização - TCR: documento em que o responsabilizado se compromete a ressarcir integralmente o dano;
XXX - Incidente Processual: questão secundária e acessória que surge durante a tramitação de um processo e que não interfere no mérito da causa principal;
XXXI - Erro Crasso de Procedimento: falha desarrazoada, de tal monta que não poderia passar despercebido por quem lhe deu origem ou pelo seu beneficiário ou situações em que se supõe que o servidor concorreu ativamente para a percepção indevida dos valores, em proveito próprio ou de outrem.
DOS PROCEDIMENTOS PRELIMINARES
Art. 9º A instauração de tomada de contas especial é medida de exceção, devendo ocorrer somente depois de esgotadas as providências administrativas internas visando à regularização e ao ressarcimento pretendidos, na forma desta Instrução Normativa.
Parágrafo único. São consideradas medidas administrativas internas as diligências, as notificações, as comunicações, as sindicâncias ou outros procedimentos, devidamente formalizados, destinados a promover o ressarcimento do dano ao erário.
Art. 10. A autoridade administrativa competente onde ocorrer qualquer fato ensejador de tomada de contas especial deverá, preliminarmente, determinar medidas objetivando o ressarcimento do dano ou a regularização da situação, mediante a designação de servidor ou empregado, a quem incumbe:
I - solicitar a autuação de processo específico;
II - especificar as irregularidades ensejadoras do prejuízo ao erário;
III - quantificar, indicando a data da ocorrência, e atualizar o dano, segundo as normas aplicáveis;
IV - identificar o provável responsável;
V - expedir notificação prévia, no prazo improrrogável de 10 (dez) dias, para comparecimento do responsável com vistas ao estabelecimento do termo de composição do acordo ou a declaração da recusa em reparar o dano; e
VI - submeter as conclusões à autoridade administrativa competente para homologação da proposta e formalização da composição ou, ainda, para decidir quanto a instauração da tomada de contas especial.
§ 1º Na ausência de prestação de contas total ou parcial, consideram-se medidas administrativas internas para cumprimento do disposto no caput deste artigo, dentre outras:
I - determinar a autuação de processo administrativo específico;
II - notificar o responsável para apresentação da prestação de contas total ou da parcela pendente;
III - encaminhar a documentação apresentada na prestação de contas ao setor responsável, com vistas à manifestação quanto à regularidade formal da prestação de contas;
IV - submeter as conclusões e resultados à autoridade administrativa competente para decidir quanto à instauração da tomada de contas especial.
§ 2º As medidas preliminares serão adotadas em até 45 (quarenta e cinco) dias, contados:
I - da data da ciência do fato pela autoridade administrativa competente, nos casos de desfalque ou desvio de dinheiro, bens ou valores públicos e de caracterização de dano ao patrimônio público da administração direta e indireta do Distrito Federal resultante da prática de ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico;
II - da data fixada para a apresentação de prestações de contas de recursos repassados pelo Distrito Federal, mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres ou de demais valores passíveis de comprovação.
Art. 11. A composição visando à regularização deverá ser formalizada mediante Termo Circunstanciado de Regularização - TCR, na forma do Anexo I.
Art. 12. A Administração poderá autorizar o ressarcimento parcelado dos débitos na forma da Lei, sendo-lhe defeso transigir acerca do seu montante atualizado e integral, salvo quando reconhecer a existência de erro que justifique a alteração.
Parágrafo único. Em caso de autorização do parcelamento do débito, o prazo das medidas preliminares será suspenso até a quitação da dívida ou até o seu vencimento antecipado por interrupção do recolhimento.
Art. 13. Aceita a proposta de composição, caberá à Administração o acompanhamento da quitação ou da regularização, segundo o registro constante do Termo Circunstanciado de Regularização - TCR.
Parágrafo único. Em qualquer hipótese, verificados indícios de má-fé, a Administração deverá providenciar as apurações de natureza disciplinar cabíveis e, suscitados indícios da prática de crime, comunicar o fato ao Ministério Público do Distrito Federal e Territórios.
Art. 14. O descumprimento do acordado no Termo Circunstanciado de Regularização – TCR implicará a remessa imediata dos documentos ao órgão ou setor jurídico competente para cobrança judicial ou extrajudiciais cabíveis.
Parágrafo único. Na hipótese em que for autorizado o parcelamento do débito, a ausência de pagamento por três parcelas, consecutivas ou não, ou de qualquer parcela por mais de 90 (noventa) dias, acarretará, além da providência descrita no caput, o cancelamento, de ofício, do parcelamento.
Art. 15. O procedimento da tomada de contas especial não será instaurado quando, no decorrer do prazo das medidas preliminares, ocorrer:
I - recolhimento do débito, reaparecimento, reposição ou reparação do bem ou recomposição do patrimônio público;
II - assinatura de Termo Circunstanciado de Regularização - TCR;
III - apresentação da prestação de contas, atendidos os requisitos formais;
IV - descaracterização do fato gerador do dano;
V - identificação de responsabilidade exclusiva de terceiro não vinculado à administração pública;
VI - constatação de erro unilateral da Administração que dê origem a pagamento indevido a servidor, exceto se decorrer de erro crasso de procedimento;
VIII - impossibilidade de identificação de responsáveis que deram causa ou concorreram para a ocorrência do dano;
IX - falecimento do responsável antes da citação válida pelo TCDF;
X - dano ao erário decorrente de caso fortuito ou força maior.
§ 1º Caracterizada a hipótese prevista no inciso IV, deverá o órgão ou entidade adotar as providências administrativas, judiciais ou extrajudiciais cabíveis para ressarcimento do débito apurado, se for o caso.
§ 2º Se o erro unilateral da Administração decorreu de falha nos procedimentos administrativos de rotina, após garantir ao servidor o direito à informação e ao contraditório, deverá ser observado o disposto na Decisão TCDF n.º 6.806/2007 ou outra deliberação que a substituir.
§ 3º A inexistência ou a insuficiência da devida comprovação da circunstância que motivou a não instauração da tomada de contas especial poderá ensejar a aplicação da multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994 ao responsável pela omissão, sem prejuízo da aplicação das demais penalidades previstas em Lei.
Art. 16. No caso de omissão no dever de prestar contas, a autoridade administrativa competente providenciará, de imediato, o registro dos valores em alcance e dos responsáveis na conta contábil adequada.
Parágrafo único. Realizada a prestação de contas, a autoridade administrativa providenciará a baixa do respectivo registro contábil.
Art. 17. Finalizado o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para adoção das medidas preliminares, o processo deverá ser encaminhado à autoridade administrativa competente para providenciar a instauração de tomada de contas especial, exceto se evidenciado as hipóteses de Dispensa de instauração da tomada de contas especial.
Art. 18. A título de racionalização administrativa e economia processual, fica dispensada a instauração da tomada de contas especial, nas seguintes hipóteses:
I - quando o valor original do dano, efetivo ou presumido, atualizado até a data do conhecimento dos fatos pela autoridade administrativa competente, for inferior ou igual a ¼ (um quarto) do valor estabelecido no art. 1º da Lei Complementar nº 904/2015, ou norma que vier a sucedê-la;
II - se inviável o pleno exercício do contraditório e da ampla defesa, decorrente de transcurso de prazo superior a 5 (cinco) anos entre a data provável de ocorrência do dano e o conhecimento do fato pela autoridade administrativa competente;
III - para apurar incidentes ocorridos com veículo oficial em casos de dano, furto, roubo ou infração de trânsito, bem como de bens públicos nos casos de dano, furto, roubo ou não localização, cujo valor do prejuízo estimado ou presumido seja inferior a 10 (dez) vezes o limite estabelecido no art. 1º da Lei Complementar nº 904/2015.
§ 1º A dispensa de instauração de tomada de contas especial não se aplica aos casos em que a instauração for determinada pelo TCDF.
§ 2º A dispensa de instauração de tomada de contas especial de valor inferior ao estabelecido no inciso I não se aplica aos casos em que a soma dos débitos de um mesmo responsável, perante o mesmo órgão ou entidade, ultrapassar o referido valor.
§ 3º Os casos de dispensa de instauração de tomada de contas especial, previstos no inciso I do caput, não implicam o cancelamento do débito, ao qual continuará obrigado o devedor e cujo pagamento é condição para baixa de responsabilidade na conta contábil pertinente.
§ 4º A dispensa de instauração não isenta a autoridade administrativa competente da apuração do fato e a adoção de medidas para regularização da situação ou ressarcimento do dano, nos termos do Capítulo I do Título III, caso ainda não efetivadas.
§ 5º A falta de adoção das medidas administrativas previstas no parágrafo anterior, sem motivo justo, poderá ensejar a aplicação da multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994 à autoridade responsável pela omissão, sem prejuízo da aplicação das demais penalidades previstas em Lei.
DOS DIREITOS E DOS DEVERES DOS ENVOLVIDOS
Art. 19. No curso do procedimento de tomada de contas especial serão garantidos aos envolvidos:
I - a ciência sobre a tomada de contas especial que lhe possa apurar a conduta e imputar débito ou sanção;
II - o pleno acesso aos autos, inclusive para obter cópias de documentos; e
III - a manifestação sobre as irregularidades apuradas, a produção de provas, o requerimento de juntada de documentos e a apreciação racional de suas alegações de defesa prévia pela comissão tomadora ou tomador das contas ou, quando for o caso, pelo órgão de controle interno.
Parágrafo único. Incumbe ao tomador ou à comissão tomadora das contas avaliar e decidir sobre a pertinência e o caráter protelatório dos pedidos a eles formulados, em decorrência das garantias previstas neste artigo.
Art. 20. São deveres das pessoas envolvidas em tomada de contas especial:
I - proceder com lealdade, urbanidade e boa-fé;
II - não agir de modo temerário, nem protelatório;
III - prestar as informações que lhe forem pertinentes, inclusive dados pessoais atualizados e colaborar para o esclarecimento dos fatos; e
IV - realizar o recolhimento de débitos que forem objeto de composição na fase interna da tomada de contas especial.
Art. 21. É pressuposto para instauração de tomada de contas especial a existência de elementos fáticos e jurídicos suficientes para comprovação da ocorrência do dano, que abrange, obrigatoriamente:
I - descrição detalhada da situação que deu origem ao dano, lastreada em documentos, narrativas e outros elementos probatórios que deem suporte à comprovação de sua ocorrência;
II - exame da suficiência e da adequação das informações, contidas em pareceres de agentes públicos, quanto à identificação e quantificação do dano; e
III - evidenciação do nexo causal entre a situação que deu origem ao dano e a conduta ilegal, ilegítima ou antieconômica da pessoa física ou jurídica a quem se imputa a obrigação de ressarcir ao erário, por ter causado ou concorrido para a ocorrência do dano.
Art. 22. A tomada de contas especial será realizada com independência e imparcialidade, cabendo à autoridade instauradora assegurar os meios necessários ao desenvolvimento dos trabalhos.
Art. 23. No âmbito do Poder Executivo do Distrito Federal, consideram-se autoridades administrativas competentes para instauração de tomadas de contas especial:
I - Governador do Distrito Federal:
a) dano envolver mais de uma secretaria ou órgãos/entidades vinculados a mais de uma secretaria;
b) a omissão de prestar contas ou o dano for de responsabilidade dos atuais secretários de estado ou titulares de órgão ou entidade integrante da administração direta ou indireta ou caso essas autoridades se omitirem no dever de instaurar a tomada de contas especial.
II - Secretário de Estado, quando o fato sob apuração ocorrer em sua pasta ou envolver o atual dirigente de órgão ou entidade integrante da administração direta ou indireta sujeitos à supervisão da secretaria;
III - Administrador Regional, quando o fato sob apuração ocorrer na unidade de sua jurisdição;
IV - Presidente da Câmara Legislativa do Distrito Federal, Procurador-Geral do Distrito Federal e Defensor Público-Geral do Distrito Federal, quando o fato sob apuração tiver ocorrido no âmbito de suas unidades;
V - Autoridade responsável por transferências de recursos distritais a entidade privada ou pública mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres;
VI - Autoridade cuja competência deriva de determinação legal;
VII - o Controlador-Geral quanto a fatos ocorridos no âmbito da Controladoria e nos casos de avocação de que trata o inciso II do art. 1º do Decreto nº 37.096/2016;
VIII - o dirigente da autarquia ou da fundação pública, quando o fato sob apuração ocorrer no âmbito da respectiva entidade, ressalvada a hipótese da alínea "a", do inciso I;
IX - o dirigente da empresa pública ou da sociedade de economia mista, quando o fato sob apuração ocorrer no âmbito da respectiva entidade, ressalvada a hipótese do inciso I, ‘b’.
§ 1º A instauração de tomadas de contas especiais envolvendo ex-dirigentes será apurada no âmbito da respectiva secretaria ou entidade.
§ 2º Salvo disposição em contrário, as tomadas de contas especiais instauradas na forma do inciso I serão processadas pela Controladoria-Geral do Distrito Federal.
§ 3º A competência prevista nesse artigo poderá ser delegada mediante ato formal devidamente publicado.
§ 4º Esgotado o prazo limite de 45 (quarenta e cinco) dias para adoção das medidas administrativas preliminares, sem a elisão do dano ou a obtenção do ressarcimento pretendido, e subsistindo os pressupostos a que se refere o art. 5º, a autoridade administrativa competente deve providenciar a imediata instauração de tomada de contas especial.
§ 5º No caso de não cumprimento do disposto no caput deste artigo, o TCDF, ao tomar conhecimento da omissão, determinará a imediata instauração da tomada de contas especial, fixando prazo para o cumprimento da obrigação.
Art. 24. As apurações sobre fatos ocorridos no âmbito de entidades incorporadas, extintas, liquidadas, em processo de liquidação ou sob intervenção, salvo disposição em contrário, deverão ser instauradas pelo Secretário de Estado supervisor a que estiver vinculada a entidade independentemente do agente público envolvido.
Art. 25. O Órgão Central do Sistema de Controle Interno poderá avocar procedimentos de tomadas de contas especiais no âmbito da administração direta e indireta em razão da ocorrência das seguintes circunstâncias:
I - caracterização de omissão da autoridade originariamente competente para instauração da tomada de contas especial;
II - inexistência de condições objetivas para sua realização no órgão ou entidade de origem;
III - complexidade, repercussão e relevância da matéria;
V - apuração que envolva atos e fatos relacionados a mais de um órgão ou entidade.
§ 1º O TCDF poderá determinar a adoção dos procedimentos da tomada de contas especial ao Órgão Central do Sistema de Controle Interno, à Secretaria de Estado ou Entidade diferente daquela em que o fato ocorreu, caso observe qualquer das circunstâncias indicadas neste artigo.
§ 2º A autoridade administrativa competente poderá solicitar ao Órgão Central do Sistema de Controle Interno que avoque procedimentos de tomada de contas especial, desde que presente alguma das circunstâncias elencadas nos incisos anteriores, cabendo a este decidir pela instauração requerida.
Art. 26. A instauração e o processamento de tomada de contas especial relativa à apuração de fato ocorrido em determinado exercício não serão obstados pelo julgamento da respectiva tomada ou prestação de contas anual, salvo expressa determinação do TCDF.
Art. 27. A falta de instauração de tomada de contas especial, sem motivo justo, poderá ensejar a aplicação de multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994, à autoridade responsável pela omissão, sem prejuízo da aplicação das demais penalidades previstas em lei.
Art. 28. O procedimento de tomada de contas especial será conduzido por 1 (um) tomador ou comissão formalmente designada pela autoridade instauradora, devidamente publicado, composta por servidores estranhos ao setor no qual ocorreu o fato motivador.
§ 1º A designação como tomador ou membro integrante de comissão tomadora das contas constitui encargo obrigatório, ressalvadas as hipóteses legais de impedimento e de suspeição, previstas em Lei.
§ 2º O servidor designado para atuar no procedimento que, incorrendo nas hipóteses de impedimento e suspeição previstas em Lei, omitir-se quanto ao fato, tornar-se passível de ter instaurado contra si processo administrativo disciplinar para apurar sua conduta.
§ 3º O tomador e os membros da comissão a que se refere o caput deste artigo não podem estar envolvidos com os fatos a serem apurados ou possuir qualquer interesse no resultado da tomada de contas especial, e devem firmar declaração de que não se encontram impedidos ou suspeitos de atuar no procedimento, nos termos dos artigos 144 e 145 do Código de Processo Civil – CPC, no que couber.
§ 4º A comissão tomadora deverá ser integrada por no mínimo 3 (três) servidores ou empregados, sendo ao menos 1 (um) efetivo, que deverá presidi-la, observada sua qualificação técnica, bem como a complexidade e a singularidade do objeto a ser investigado.
§ 5º As apurações relativas às tomadas de contas especiais podem ser conduzidas por apenas um servidor ou empregado efetivo, na figura do “tomador de contas”, desde que a matéria em exame não seja complexa.
§ 6º Se o possível responsável for a atual autoridade instauradora, a designação do tomador ou da comissão tomadora será feita pela autoridade de nível hierárquico imediatamente superior ao potencial responsabilizado.
§ 7º No caso de as apurações procedidas pela comissão levarem à responsabilidade da autoridade que a constituiu, nova comissão deverá ser designada, no prazo improrrogável de 5 (cinco) dias, pela autoridade de nível hierárquico imediatamente superior ao do responsabilizado.
§ 8º Nos casos em que ficar comprovada a essencialidade da medida, a comissão tomadora das contas poderá solicitar a atuação de peritos e assistentes técnicos, observados os princípios da economicidade e da razoabilidade.
Art. 29. Compete ao tomador das contas ou a comissão tomadora realizarem os atos necessários ao regular andamento do processo, especialmente:
I - exercer suas atividades com imparcialidade, assegurando o sigilo necessário à elucidação dos fatos;
II - levantar ou fazer levantar o valor atualizado dos danos;
III - promover as apurações necessárias, tomando-se depoimentos a termo, se for o caso;
IV - coligir as provas necessárias à comprovação dos fatos;
V - realizar diligências com o intuito de colacionar os elementos de convicção indispensáveis à atribuição de responsabilidade;
VI - expedir aviso ao responsável, no sentido de verificar deste o interesse em apresentar defesa prévia, ou, ainda, ressarcir os prejuízos;
VII - analisar as defesas prévias e os documentos apresentados pelos defendentes, emitindo-se pronunciamento conclusivo;
VIII - manter o controle dos prazos que fixar e dos que lhe forem impostos pelas normas e pelos órgãos de controle;
IX - cumprir as diligências que lhe forem requeridas pelos órgãos de controle;
X - arguir as razões de suspeição ou impedimento que se lhe aplicarem, na forma da Lei;
XI - formular e fundamentar, com antecedência, os pedidos de prorrogação de prazo que solicitar;
XIII - recomendar medidas assecuratórias para preservação e zelo do patrimônio público, a instauração de sindicâncias e processos administrativos disciplinares, bem como a adoção de providências para o aperfeiçoamento de procedimentos e sistemas administrativos; e
XIV - realizar outras medidas necessárias à apreciação do fato, quantificação do dano e imputação de responsabilidade.
Art. 30. Ao tomador das contas ou a comissão tomadora é garantida a independência na condução das apurações e na formação de juízo acerca dos fatos e da imputação da responsabilidade, cabendo à autoridade administrativa competente assegurar os meios necessários ao desenvolvimento dos trabalhos pelo tomador ou pela comissão tomadora das contas.
Art. 31. São prerrogativas do tomador das contas ou da comissão tomadora:
I - requisitar informações, documentos, processos e provas, inclusive in loco;
II - fixar prazos para o cumprimento de diligências;
III - requerer a realização de cálculos e levantamentos pelos órgãos e setores especializados da Administração, fixando prazo para a sua ultimação;
IV - representar à autoridade instauradora os casos de descumprimento injustificado de prazos e de contumaz resistência no atendimento de solicitações; e
V - ter acesso, na modalidade de consulta, aos sistemas informatizados e aos bancos de dados indispensáveis ao desempenho de suas competências.
DAS FASES DA TOMADA DE CONTAS ESPECIAL
Art. 32. A fase interna da tomada de contas especial terá natureza apuratória e ocorre no âmbito do órgão ou entidade processante, bem como no âmbito do Controle Interno.
Parágrafo único. O vício sanável eventualmente ocorrido no curso da fase interna da tomada de contas especial não implicará a nulidade do procedimento, sendo facultado ao TCDF determinar o seu saneamento ou regularizar a apuração.
Art. 33. A fase externa da tomada de contas especial, que ocorrerá, em regra, no rito ordinário, se dará no TCDF, com o envio do processo para exame e julgamento dos fatos apurados.
Art. 34. São ritos do processo de tomada de contas especial:
I - ordinário, quando o montante em apuração for igual ou superior a 4 (quatro) vezes o valor previsto no art. 1º da Lei Complementar nº 904/2015;
II - sumário, quando o montante em apuração for inferior ao previsto no rito ordinário e superior ou igual a 2 (duas) vezes o valor previsto no art. 1º da Lei Complementar nº 904/2015;
III - sumaríssimo, quando o montante em apuração for abaixo do limite inferior previsto para o rito sumário e superior a ¼ (um quarto) do art. 1º, II, da Lei Complementar nº 904/2015.
§ 1º Para efeito dos limites dispostos acima, considerar-se-á o valor efetivo ou presumido do dano atualizado até a data de instauração da tomada de contas especial.
§ 2º Caso haja revogação da Lei Complementar nº 904/2015, aplicar-se-á como referência o valor que vier a ser estabelecido em norma para a dispensa de ajuizamento de execução de créditos não tributários.
§ 3º Nas tomadas de contas especiais instauradas por determinação do TCDF será utilizado o rito ordinário, salvo expressa determinação em contrário na decisão que impuser a instauração.
Art. 35. A tomada de contas especial conduzida sob o rito ordinário se aplica aos processos cujo montante atualizado do dano for igual ou superior a 4 (quatro) vezes o valor previsto no art. 1º da Lei Complementar nº 904/2015, ou ainda quando a instauração for determinada pelo TCDF, salvo expressa determinação em contrário na decisão que impuser a instauração.
Art. 36. O rito ordinário abrangerá as duas fases da tomada de contas especial, ocorrendo a fase interna no âmbito do órgão ou entidade, e a fase externa, contemplando plenamente a ampla defesa e o contraditório, no TCDF.
Art. 37. A tomada de contas especial conduzida sob o rito ordinário será concluída no prazo de até 90 (noventa) dias.
Art. 38. Instaurada a tomada de contas especial, a autoridade instauradora deverá comunicá-la ao TCDF, por meio do Sistema Eletrônico de Contas – e-Contas, no prazo de até 5 (cinco) dias da instauração, contendo as informações requeridas no regulamento daquele Tribunal, bem como à Controladoria-Geral do Distrito Federal.
Art. 39. A tomada de contas especial observará as seguintes etapas:
Art. 40. A etapa de instrução observará os seguintes procedimentos:
I - designação de servidor, dentre os membros da comissão, para secretariar os trabalhos de apuração e a instalação dos trabalhos;
II - realização de diligências;
III - reunião do conjunto probatório, contendo todos os elementos de convicção que amparam a quantificação do eventual dano e a identificação do responsável ou a prestação de contas, se for o caso;
IV - intimação de testemunhas e dos envolvidos, se necessária;
V - realização de oitivas, quando for o caso;
Art. 41. O mandado de intimação dirigido ao envolvido e à testemunha, conterá:
I - chamamento para prestar declarações;
II - descrição sintética do objeto; e
III - data, hora e local da realização da oitiva.
Art. 42. O mandado de intimação deve ser recebido com antecedência mínima de 3 (três) dias da data marcada para a oitiva.
Art. 43. O Relatório Prévio individualizará a conduta dos responsáveis, estabelecerá o nexo de causalidade, definirá o valor original e atualizado do dano e fixará prazo para apresentação das defesas, ressarcimento ou regularização.
Parágrafo único. A pretensão de regularização do débito, durante a fase interna da tomada de contas especial, será formalizada por meio do Termo Circunstanciado de Regularização - TCR, na forma do Anexo I.
Art. 44. A etapa da defesa contemplará:
I - expedição de mandado de notificação; e
II - observância do decurso de prazo para manifestação.
Art. 45. O mandado de notificação dirigido ao envolvido, conterá:
I - descrição do fato inquinado e da conduta;
II - caracterização do nexo de causalidade;
III - indicação do valor original e atualizado do dano; e
IV - fixação de prazo para apresentação da defesa prévia, ressarcimento ou regularização.
§ 1º O envolvido terá prazo de 10 (dez) dias, improrrogável, para apresentação de defesa prévia ou para efetuar o ressarcimento ou a regularização.
§ 2º No caso de múltiplas notificações, o prazo previsto no § 1º começa a contar da data da efetivação da última.
§ 3º A eventual ausência de defesa prévia na fase interna da tomada de contas especial não gera a sua nulidade, podendo ser suprida pelo exercício do contraditório e da ampla defesa no TCDF.
Art. 46. Após análise do conjunto probatório e da defesa prévia, o tomador ou a comissão tomadora das contas emitirá relatório conclusivo e circunstanciado.
Parágrafo único. Constarão do relatório, dentre outros elementos que a comissão compreender imprescindíveis:
I - identificação do processo administrativo que originou a tomada de contas especial, com a descrição cronológica dos fatos apurados, especificando o motivo determinante da instauração, a origem e a data da ocorrência do fato ou do seu conhecimento;
II - relato das medidas preliminares adotadas com vistas à caracterização ou elisão do dano;
III - identificação dos responsáveis: sendo pessoa física, nome, filiação, CPF, cargo, função, matrícula, período de gestão e lotação atualizados; ou sendo pessoa jurídica, CNPJ, razão social, endereço comercial e representante legal;
IV - individualização das condutas inquinadas;
V - estabelecimento do nexo de causalidade entre a conduta e o dano;
VI - indicação precisa das causas excludentes da ilicitude ou da causalidade, se for o caso;
VII - análise da manifestação e dos documentos de defesa apresentados, quando for o caso, emitindo-se pronunciamento conclusivo;
VIII - características, localização, registro patrimonial, valor e data de aquisição, estado de conservação e valor de mercado dos bens, quando for o caso;
IX - indicação precisa, analítica e individualizada do débito original e atualizado, e dos valores recolhidos, se for o caso;
X - especificação de documentos, no caso de reparação ou reposição do bem ou recolhimento do valor correspondente;
XI - fundadas razões, nas hipóteses de absorção do prejuízo, ausência de prejuízo e impossibilidade de quantificação do dano ou de identificação dos responsáveis;
XII - demais relatos e elementos relevantes ao embasamento do relatório e que permitam formar juízo acerca da materialidade dos fatos e responsabilidade pelo prejuízo verificado;
XIII - conclusão e recomendação das providências e da tramitação subsequente.
Art. 47. Devem acompanhar o relatório a que se refere o artigo anterior as peças abaixo relacionadas, cuja localização nos autos deve ser informada, quando neles mencionadas:
I - Matriz de Responsabilização, na forma prevista no Manual de Auditoria e demais fiscalizações do TCDF, evidenciando os seguintes aspectos:
a) irregularidade que ensejou o dano;
b) data ou período de ocorrência do fato danoso;
c) responsáveis pela irregularidade identificada;
d) período de exercício no cargo e eventuais afastamentos, se for o caso;
e) conduta com a indicação da ação ou omissão, culposa ou dolosa, que deu causa à irregularidade;
f) nexo de causalidade entre a ação ou omissão do agente e o dano;
g) excludentes, se for o caso;
h) proposta de encaminhamento pela imputação ou não de débito.
II - documentos utilizados para a demonstração da ocorrência, elisão ou absorção do dano;
III - defesa prévia e documentos juntados aos autos pelos responsáveis, inclusive comprovante de pagamento ou requerimento de parcelamento do débito, se for o caso;
IV - pareceres emitidos pelas áreas técnicas do órgão ou entidade;
V - demonstração do ajuizamento do feito, quando os fatos consignados na tomada de contas especial forem objeto de ação judicial;
VI - outros documentos considerados necessários ao julgamento da tomada de contas especial pelo TCDF.
Art. 48. Concluído o relatório final, o processo deverá ser enviado, sequencialmente:
I - para lançamento dos fatos contábeis pertinentes, que serão efetivados no prazo de até 5 (cinco) dias;
II - quando for o caso, para registro patrimonial, no qual deverá constar, entre outros elementos, características, localização, tombamento, valor e data de aquisição, estado de conservação e valor de mercado dos bens, no prazo de até 10 (dez) dias;
III - para manifestação da autoridade instauradora, a qual atestará, no prazo de 10 (dez) dias, haver tomado conhecimento das conclusões nela contidas.
Parágrafo único. O descumprimento do prazo previsto neste artigo, sem justo motivo, poderá caracterizar grave infração à norma legal e sujeita a autoridade instauradora à multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994, sem prejuízo da aplicação das demais penalidades previstas em lei.
Art. 49. Após as providências de que trata o artigo 48, o processo será remetido ao Controle Interno da Controladoria-Geral do Distrito Federal, com vistas à realização das atividades de auditoria a seu cargo.
Art. 50. Finalizados os trabalhos, o Órgão Central de Controle Interno, enviará à autoridade administrativa competente cópia do Relatório e Certificado de Auditoria para manifestação, expressa e indelegável do Secretário de Estado supervisor da área ou a autoridade de nível hierárquico equivalente, na forma do art. 51 da Lei Complementar nº 1/1994, no prazo de 10 (dez) dias.
§ 1º Exaurido o prazo de 10 (dez) dias previsto no caput, sem manifestação da autoridade administrativa competente, presume-se o seu conhecimento com o comprovante de recebimento da cópia do Relatório e Certificado de Auditoria por meio do Sistema Eletrônico de Informações – SEI-GDF.
§ 2º Após as providências de que trata o caput, o Controle Interno encaminhará ao TCDF a tomada de contas especial para deliberação, via Sistema Eletrônico de Contas – e-Contas.
Art. 51. Quando o montante em apuração for inferior ao previsto no rito ordinário e superior ou igual a 2 (duas) vezes o valor previsto no art. 1º da Lei Complementar nº 904/2015, a tomada de contas especial será conduzida sob o rito sumário.
Art. 52. O processo de tomada de contas especial conduzido sob o rito sumário será remetido individualmente ao órgão Central de Controle Interno, para emissão do relatório e certificado de auditoria.
Parágrafo único. Fica dispensado o envio ao TCDF o processo de tomada de contas especial conduzido sob o rito sumário.
Art. 53. Nas hipóteses previstas neste Capítulo, a tomada de contas especial deverá ser registrada no sistema e-contas do TCDF e sua instauração comunicada ao Órgão Central de Controle Interno, no prazo de 5 (cinco) dias.
Art. 54. A condução do procedimento sumário poderá ser realizada por designação de 1 (um) servidor ou empregado efetivo pela autoridade instauradora, sem prejuízo das providências descritas no Art. 10.
Parágrafo Único. Poderá ser designada comissão de tomada de contas especial em razão da complexidade e relevância da matéria.
Art. 55. Os prazos de conclusão do procedimento do rito sumário será de no máximo 90 (noventa) dias.
Parágrafo único. O prazo referido no caput deste artigo poderá ser prorrogado, excepcionalmente, a critério da autoridade instauradora, desde que devidamente fundamentada a solicitação, limitando-se ao prazo máximo de 90 (noventa) dias, quando:
I - for devidamente justificado pela autoridade administrativa competente, pelo tomador de contas ou comissão de tomada de contas especial ou órgão de controle interno acerca da sua necessidade para a conclusão do processo;
II - indicar as providências adotadas no prazo original;
III - elencar as medidas a serem realizadas no novo prazo com vistas à conclusão dos procedimentos de competência do órgão/entidade integrante do Complexo Administrativo do Distrito Federal.
Art. 56. O rito para condução do procedimento sumário deverá contemplar:
I - autuação de processo administrativo específico, no qual deverão ser registradas todas as providências adotadas;
II - instrução dos autos com os documentos contidos nos arts. 74 e 75;
III - quantificação e atualização do dano segundo índices e normas vigentes;
IV - realização de diligências, tais como, coleta de informações, documentos e provas;
VI - notificação ao envolvido, contendo o resumo dos fatos a ele atribuídos, fixando prazo de 10 (dez) dias, para apresentação de defesa prévia ou recolhimento do débito, o qual poderá ser prorrogado, excepcionalmente, por igual período;
VII - emissão de relatório final, contendo circunstanciados argumentos de análise de todo o conteúdo probatório e manifestação conclusiva sobre o fato;
VIII - elaboração da matriz de responsabilidade.
§ 1º Havendo necessidade de coletar declaração do envolvido, deverá ser emitido, mandado de intimação, do qual constará data, hora e local de realização, a qual deverá ser reduzida a termo. O mandado de intimação deverá ser recebido com antecedência mínima de 3 (três) dias da data marcada para a declaração.
§ 2º O prazo de prorrogação da defesa prévia, previsto no inciso VI do artigo 56, deve ocorrer dentro do período de apuração de 90 (noventa) dias, conforme artigo 55.
Art. 57. Concluídas as apurações do rito sumário o processo de tomada de contas especial será enviado para:
I - lançamento dos fatos contábeis pertinentes, que serão efetivados no prazo de até 5 (cinco) dias;
II - para registro patrimonial, quando for o caso, que deverá ser realizado no prazo de até 10 (dez) dias;
III - para manifestação da autoridade instauradora, a qual atestará, no prazo de 10 (dez) dias, haver tomado conhecimento das conclusões nela contidas.
Parágrafo único. O descumprimento do prazo previsto neste artigo, sem justo motivo, poderá caracterizar grave infração à norma legal e sujeita a autoridade instauradora à multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994, sem prejuízo da aplicação das demais penalidades previstas em lei.
Art. 58. Após a manifestação da autoridade instauradora, os autos serão encaminhados ao Controle Interno, para a fiscalização da sua condução, da efetividade das medidas adotadas e do cumprimento dos prazos, bem como para exame de mérito.
Art. 59. Finalizados os trabalhos do órgão de controle interno, a tomada de contas especial será enviada:
I - para manifestação do Secretário de Estado supervisor da área ou da autoridade de nível hierárquico equivalente, no prazo de 10 (dez) dias;
II - à autoridade instauradora para adoção de medidas que entender pertinentes à recomposição do patrimônio público, se for o caso, no prazo de 10 (dez) dias.
§ 1º Coincidindo as autoridades previstas nos incisos I e II, o prazo para conhecimento e adoção das medidas cabíveis será singular de 10 (dez) dias.
§ 2º Exaurido o prazo previsto neste artigo, o Secretário de Estado supervisor da área ou a autoridade de nível hierárquico equivalente deverá encaminhar a tomada de contas especial ao órgão ou setor jurídico competente, para adoção das medidas judiciais ou extrajudiciais cabíveis para o ressarcimento do débito apurado, se for o caso.
§ 3º A falta de adoção das medidas administrativas previstas neste Capítulo, sem motivo justo, poderá ensejar a aplicação da multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994 à autoridade responsável pela omissão, sem prejuízo das demais penalidades previstas em Lei.
Art. 60. O rito sumaríssimo será adotado quando o valor do dano em apuração for abaixo do limite inferior previsto para o rito sumário e superior a ¼ (um quarto) do art. 1º, II, da Lei Complementar nº 904/2015.
Art. 61. O processo de tomada de contas especial conduzido sob o rito sumaríssimo não será remetido individualmente aos órgãos de controle interno e externo, e deverá ser registrado no sistema e-contas do TCDF e comunicada ao Órgão Central de Controle Interno.
Art. 62. A condução de procedimento sumaríssimo poderá ser realizada por designação de 1 (um) servidor ou empregado efetivo pela autoridade instauradora, sem prejuízo das providências descritas no Art. 10.
Parágrafo Único. Poderá ser designada comissão de tomada de contas especial em razão da complexidade e relevância da matéria.
Art. 63. O prazo do rito sumaríssimo será de 90 (noventa) dias, que poderá ser prorrogado, excepcionalmente, a critério da autoridade instauradora, desde que devidamente fundamentada a solicitação, quando:
I - for devidamente justificado pelo tomador de contas ou comissão de tomada de contas especial acerca da sua necessidade para a conclusão do processo;
II - indicar as providências adotadas no prazo original;
III - elencar as medidas a serem realizadas no novo prazo com vistas à conclusão dos procedimentos de competência do órgão/entidade integrante do Complexo Administrativo do Distrito Federal.
Art. 64. O rito para condução do procedimento sumaríssimo deverá contemplar:
I - autuação de processo administrativo específico, no qual deverão ser registradas todas as providências adotadas;
II - instrução dos autos com os documentos contidos nos arts. 74 e 75;
III - quantificação e atualização do dano segundo índices e normas vigentes;
IV - realização de diligências, tais como, coleta de informações, documentos e provas;
VI - notificação ao envolvido, contendo o resumo dos fatos a ele atribuídos, fixando prazo de 10 (dez) dias, para apresentação de defesa prévia ou recolhimento do débito, poderá ser prorrogado, excepcionalmente, por igual período;
VII - emissão de relatório final, contendo circunstanciados argumentos de análise de todo o conteúdo probatório e manifestação conclusiva sobre o fato;
VIII - elaboração da matriz de responsabilidade.
§ 1º Havendo necessidade de coletar declaração do envolvido, deverá ser emitido, mandado de intimação, do qual constará data, hora e local de realização, a qual deverá ser reduzida a termo. O mandado de intimação deverá ser recebido com antecedência mínima de 3 (três) dias da data marcada para a declaração.
§ 2º O prazo de prorrogação da defesa prévia, previsto no inciso VI do artigo 64, deve ocorrer dentro do período de apuração de 90 (noventa) dias, conforme estabelece o artigo 63.
Art. 65. Concluídas as apurações do rito sumaríssimo o processo de tomada de contas especial será enviado para:
I - lançamento dos fatos contábeis pertinentes, que serão efetivados no prazo de até 5 (cinco) dias;
II - quando for o caso, para registro patrimonial, que deverá ser realizado no prazo de até 10 (dez) dias;
III - para pronunciamento do Secretário de Estado supervisor da área ou da autoridade de nível hierárquico equivalente, no prazo de 10 (dez) dias, na forma do art. 51 da Lei Complementar nº 01/1994;
IV - à autoridade instauradora para adoção de medidas que entender pertinentes à recomposição do patrimônio público, se for o caso, no prazo de 10 (dez) dias.
§ 1º Coincidindo as autoridades previstas nos incisos III e IV, o prazo para conhecimento e adoção das medidas cabíveis será singular de 10 (dez) dias.
§ 2º Exaurido o prazo previsto neste artigo, o Secretário de Estado supervisor da área ou a autoridade de nível hierárquico equivalente deverá encaminhar a tomada de contas especial ao órgão ou setor jurídico competente, para adoção das medidas judiciais ou extrajudiciais cabíveis para o ressarcimento do débito apurado, se for o caso.
§ 3º A falta de adoção das medidas administrativas previstas neste Capítulo, sem motivo justo, poderá ensejar a aplicação da multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994 à autoridade responsável pela omissão, sem prejuízo das demais penalidades previstas em Lei.
Art. 66. Para efeitos desta Instrução Normativa, o dano causado ao erário será sempre patrimonial e suscetível de avaliação pecuniária.
Art. 67. O ressarcimento do dano se dará mediante recuperação, reposição ou por meio da indenização pecuniária correspondente.
§ 1º O dano causado ao erário será atualizado desde a sua ocorrência, com base nos índices oficiais de atualização vigentes no Distrito Federal.
§ 2º Poderá ser utilizado o Sistema de Índices e Indicadores Econômicos e de Atualização de Valores – SINDEC, do TCDF, para atualização do dano, conforme previsto na Portaria nº 212/2002-TCDF.
§ 3º Considera-se ocorrido o dano:
I - na data do efetivo desembolso, nas hipóteses de recursos concedidos na forma de suprimento de fundos ou transferidos mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição; ou
II - nos demais casos, na data da ocorrência do fato inquinado ou, se desconhecida esta, na data do conhecimento do fato ensejador de tomada de contas especial, pela autoridade administrativa competente.
III - a data do último ato, quando forem inúmeros os eventos danosos.
Art. 68. Tratando-se de desaparecimento de bens ou de extravio cuja reparação for insuscetível de restituí-los às funções normais de uso, a Administração deverá preferir a reposição ao ressarcimento.
§ 1º A reposição e o registro de reaparecimento de bens se processará junto ao órgão de patrimônio competente, observado o regulamento específico e a reparação deverá ser efetivada com base no menor orçamento disponível.
§ 2º Não sendo possível a reposição pretendida, o débito objeto de indenização pecuniária será fixado com base no valor de mercado de bem similar, levando-se em conta o tempo de uso e o estado de conservação.
§ 3º Na impossibilidade de se indicar o valor de mercado do bem desaparecido ou extraviado, por motivo devidamente justificado, o débito será determinado pelo valor de bem similar que permita cumprir as funções do material ou equipamento objeto da apuração.
§ 4º Na inviabilidade de se proceder na forma dos parágrafos anteriores, o valor a ressarcir será obtido pelo cálculo do produto entre o preço do bem novo, contabilmente depreciado em razão do tempo de uso e a cotação a ele atribuída, em face do seu estado de conservação, conforme Anexo II.
Art. 69. Não apresentada a prestação de contas relativa ao convênio, acordo, ajuste ou outro instrumento congênere, bem como não comprovada a aplicação dos recursos recebidos a título de subvenção, auxílio ou contribuição, o dano ao patrimônio público deverá abranger a totalidade dos valores transferidos ou, sendo a omissão referente à parcela ou etapa, pelo valor correspondente ao inadimplemento.
Art. 70. Apresentada a prestação de contas e impugnadas as despesas ou constatado que foram realizadas com desvio de finalidade, o dano corresponderá ao valor impugnado ou realizado em desacordo com as disposições do termo celebrado.
Parágrafo único. A inexecução total ou parcial do objeto caracteriza o dano na extensão do inadimplemento.
Art. 71. O ressarcimento poderá ocorrer:
I - por meio de documento de arrecadação apropriado ou, tratando-se da Administração indireta, conforme dispuserem as normas da entidade;
II - mediante desconto em folha de pagamento, com a anuência do responsável ou deliberação do TCDF, em se tratando de servidor ou empregado público, observada a legislação aplicável.
Art. 72. Não se dará prosseguimento à tomada de contas especial, encerrando-se o procedimento em qualquer fase, se comprovadas as seguintes hipóteses:
I - ressarcimento integral do dano ou reposição do bem;
II - reaparecimento ou recuperação do bem extraviado ou danificado;
IV - apresentação da prestação de contas de convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como comprovação da aplicação de recursos recebidos a título de subvenção, auxílio ou contribuição, mesmo que extemporaneamente;
V - impossibilidade de identificação do responsável pelo prejuízo;
VI - dano ao erário decorrente de caso fortuito ou força maior;
VII - impossibilidade de identificar e quantificar o prejuízo;
VIII - danos que envolvam bens públicos, quando for demonstrado cumulativamente não haver culpa do servidor responsável e tendo este agido no estrito cumprimento do dever legal, não expondo o bem público a riscos irrazoáveis, estranhos à atividade, ou, ainda, inexigíveis para a situação de serviço em que se encontrava no momento da efetivação do dano;
IX - assinatura de Termo Circunstanciado de Regularização - TCR para ressarcimento parcelado;
X - imputação de responsabilidade exclusivamente a terceiro não vinculado à Administração Pública;
XI - falecimento do responsável antes da citação válida pelo TCDF; ou
XII - se o valor do montante em apuração for inferior ou igual a ¼ (um quarto) do valor estabelecido no art. 1º, II, da Lei Complementar nº 904/2015.
§ 1º O encerramento da tomada de contas especial é questão meramente incidental, não tendo o condão de alterar o rito aplicável à espécie, sempre definido em função do valor real ou estimado do dano na data da sua instauração.
§ 2º O encerramento de tomada de contas especial não se aplica na fase interna aos casos em que a instauração seja determinada pelo TCDF sob o rito ordinário.
§ 3º Na hipótese do inciso IV, a prestação de contas deverá ser enviada ao setor responsável para exame e, caso nesse momento seja constatada a ocorrência de prejuízo, a autoridade administrativa competente determinará a instauração de nova tomada de contas especial.
§ 4º Na hipótese de imputação de responsabilidade exclusivamente a terceiro não vinculado à Administração Pública, a Administração deverá adotar providências judiciais ou extrajudiciais visando o ressarcimento.
§ 5º Na hipótese prevista da dispensa de instauração, a autoridade administrativa competente adotará medidas preliminares para a regularização da situação ou ressarcimento do dano, aproveitando as informações e procedimentos realizados pelo tomador ou comissão de tomada de contas especial.
§ 6º O encerramento de tomada de contas especial, na hipótese de dispensa de instauração, não se aplica aos casos em que a soma dos débitos de um mesmo responsável, perante o mesmo órgão ou entidade, ultrapassar o referido valor.
§ 7º O encerramento previsto no inciso XII não implica o cancelamento do débito, ao qual continuará obrigado o devedor e cujo pagamento é condição para baixa de responsabilidade na conta contábil adequada.
Art. 73. A falta de adoção das medidas previstas nos parágrafos 4º e 5º, sem motivo justo, ou a inexistência ou insuficiência da devida fundamentação da circunstância que motivou o encerramento da tomada de contas especial poderão ensejar a aplicação da multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994 à autoridade responsável pela omissão, sem prejuízo da aplicação das demais penalidades previstas em Lei.
Art. 74. A tomada de contas especial será composta, entre outras peças, por:
I - ato de instauração publicado no Diário Oficial do Distrito Federal, que conste no mínimo a identificação dos membros designados, o número do processo, o valor do dano efetivo ou presumido, o órgão a que se refere e a descrição sintética do objeto de apuração;
II - termos originais dos depoimentos colhidos, assinados pelos depoentes e tomador ou integrantes da comissão tomadora, se for o caso;
III - cópia do relatório de sindicância ou de processo administrativo disciplinar, quando for o caso, e do respectivo julgamento;
IV - conjunto probatório, contendo os elementos de convicção que amparam a quantificação do dano e a identificação dos responsáveis ou a prestação de contas, se for o caso;
V - demonstrativo financeiro do débito em apuração, indicando a memória de cálculo, a data da ocorrência do fato e os valores original e atualizado;
VI - termo de notificação de responsáveis para apresentação de defesa prévia, se for o caso;
VII - relatórios prévio e final, contendo a análise do conjunto probatório;
VIII - matriz de Responsabilização, na forma do Manual de Auditoria e demais fiscalizações do TCDF;
IX - demonstrativo do registro dos fatos contábeis e patrimoniais pertinentes;
X - relatório e certificado de auditoria emitidos pelo Controle Interno;
XI - expediente de manifestação da autoridade administrativa competente, na forma do art. 51 da Lei Complementar nº 1/1994.
§ 1º O relatório prévio individualizará a conduta dos responsáveis, estabelecerá o nexo de causalidade, definirá o valor original e atualizado do dano e fixará prazo para apresentação da defesa prévia, ressarcimento ou regularização.
§ 2º Referindo-se a tomada de contas especial a recursos concedidos na forma de suprimento de fundos ou transferidos mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição, constarão também do processo, os seguintes elementos:
I - cópia dos termos de ajuste ou dos instrumentos de concessão e respectivos planos de trabalho;
II - cópia da nota de empenho, ordem bancária e demais documentos que subsidiaram a liquidação da despesa, quando for o caso;
III - prova de que a autoridade administrativa competente exerceu tempestivamente a fiscalização;
IV - relatório da execução físico-financeira e prestação de contas, se for o caso.
§ 3º O processo de tomada de contas especial poderá ser devolvido ao órgão ou entidade se ausentes ou insuficientes os elementos previstos neste capítulo, para saneamento e restituição ao TCDF no prazo de até 30 (trinta) dias.
Art. 75. Além dos documentos e informações previstos no artigo anterior, o processo de tomada de contas especial deverá especificamente conter as seguintes informações e documentos:
I - tratando-se de desaparecimento, extravio ou subtração de bens públicos:
a) detalhamento das características, localização, registro patrimonial, valor original, data de aquisição e estado de conservação dos bens;
b) no mínimo três orçamentos contendo o valor de mercado do bem ou, na impossibilidade de indicá-lo, informações sobre o valor de bem similar que permita cumprir as mesmas funções;
c) cópia do termo de guarda e responsabilidade ou do termo de doação, vigente por ocasião do fato ensejador de tomada de contas especial;
d) quando for o caso, cópia do registro da ocorrência policial e do laudo pericial emitido pelo órgão competente ou, na ausência deste, cópia dos documentos que comprovem a solicitação;
e) documentos que demonstrem as medidas adotadas pelo detentor da carga patrimonial, no sentido de resguardar o patrimônio sob sua responsabilidade;
f) identificação completa do detentor da carga patrimonial; e
g) quando for o caso, documentação que demonstre as medidas adotadas pelo órgão ou entidade visando à recomposição do dano.
II - tratando-se de danos causados a veículos oficiais:
a) cópia da ocorrência policial e do laudo pericial elaborados pelo órgão competente ou, na ausência destes, de documentos que comprovem a solicitação efetuada;
b) formulário de comunicação de acidente com veículo, devidamente preenchido pela unidade de transporte responsável;
c) no mínimo três orçamentos obtidos junto a empresas especializadas na reparação de veículos danificados, reconhecidamente idôneas;
d) registro formal das avarias havidas, croquis e fotografias;
e) documentação que comprove a realização de vistoria no veículo;
f) laudo de avaliação econômica da viabilidade de recuperação do veículo, contendo o valor da carcaça, no caso de perda total ou quando o reparo se demonstrar antieconômico; e
g) documentos que demonstrem as medidas adotadas pelo órgão ou entidade visando à recomposição do dano.
III - referindo-se a prestação de contas de recursos transferidos mediante convênio, acordo, ajuste ou outro instrumento congênere, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição:
a) cópia dos termos de ajuste ou dos instrumentos de concessão e respectivos planos de trabalho;
b) cópia da nota de empenho e da respectiva ordem bancária, quando for o caso;
c) cópia da publicação, no Diário Oficial do DF, do ato de designação do executor do contrato;
d) identificação completa do executor do contrato;
e) cópia dos relatórios de acompanhamento apresentados pelo executor do contrato;
f) relatório da execução físico-financeira e da respectiva prestação de contas, se for o caso;
g) manifestação da unidade técnica do órgão ou da entidade que disponibilizou os recursos, indicando, de acordo com a legislação vigente, o que não pode ser aceito para justificar a correta aplicação dos valores recebidos, incluindo o resultado da análise das notas fiscais e demais documentos integrantes da prestação de contas, nos termos do que dispõe a Instrução Normativa/CGDF nº 01, de 22 de dezembro de 2005;
h) expressa declaração do ordenador de despesas, aprovando ou não a prestação de contas e atestando se os valores recebidos ou transferidos tiveram boa e regular aplicação;
i) manifestação técnica do ordenador de despesas, nos termos do artigo 46 do Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010, e alterações, aprovando a prestação de contas ou, se rejeitá-la, apontando expressamente as evidências de desvios, valores, finalidades ou qualquer outra irregularidade que comprometa o bom e regular emprego dos recursos públicos, nos termos da lei, do regulamento e do instrumento formalizador da avença;
j) quando for o caso, o registro de inadimplência, na forma da legislação vigente; e
k) documentos que comprovem as medidas adotadas pelo órgão ou entidade que disponibilizou o recurso, visando à regularização do dano.
IV - no caso de prestação de contas de recursos concedidos na forma de suprimento de fundos:
a) extrato da conta bancária e a respectiva conciliação;
b) demonstrativo de receitas e despesas;
c) via original dos comprovantes das despesas pagas;
d) comprovante de recolhimento do saldo;
e) canhotos dos cheques emitidos, inclusive os de devolução do saldo, bem como os cheques não utilizados;
f) análise e pronunciamento da unidade técnica do órgão ou entidade que concedeu o recurso, indicando, de acordo com a legislação vigente, o que não pode ser aceito para justificar a correta aplicação dos recursos públicos recebidos, incluindo o resultado da análise das notas fiscais e demais documentos integrantes da prestação de contas;
g) identificação completa do agente suprido; e
h) documentação que comprove as medidas adotadas pelo órgão ou entidade que disponibilizou o recurso, visando à regularização do dano.
V - quando se referir a prestação de contas de contrato de gestão celebrado com entidades qualificadas como organização social:
a) rol de responsáveis composto por dirigente máximo, membros da diretoria e membros dos conselhos de administração, deliberativo ou curador, e fiscal;
b) relatório de gestão do dirigente máximo, destacando, entre outros elementos, a execução dos programas de governo e de trabalho, com esclarecimentos, se for o caso, sobre as causas que inviabilizaram o pleno cumprimento das metas estabelecidas;
c) indicadores de gestão que permitam aferir a eficiência, a eficácia e a economicidade da ação administrativa, levando-se em conta os resultados quantitativos e qualitativos alcançados pela instituição;
d) medidas implementadas com vistas ao saneamento de eventuais disfunções estruturais que prejudiquem ou inviabilizem o alcance das metas fixadas;
e) balanços e demonstrações contábeis;
f) parecer da auditoria independente, se houver;
g) parecer dos órgãos internos da entidade que devam se pronunciar sobre as contas, consoante previsto em seus atos constitutivos;
h) ato da autoridade administrativa que qualificou a pessoa jurídica de direito privado como organização social;
i) registro do ato constitutivo da organização social;
j) contrato de gestão firmado entre o Poder Público e a entidade;
k) recursos repassados pelo Poder Público e sua destinação;
l) inventário físico dos bens permanentes alocados à entidade responsável pelo contrato de gestão;
m) parecer do dirigente máximo do órgão ou entidade supervisora do contrato de gestão sobre os resultados da apreciação e supervisão que lhe competem; e
n) relatórios conclusivos da comissão de avaliação encarregada de analisar periodicamente os resultados atingidos com a execução do contrato de gestão.
Art. 76. A dispensa, a instauração e o processamento da tomada de conta especial serão registrados e controlados no Sistema Eletrônico de Contas – e-Contas, do TCDF.
Parágrafo único. Os prazos previstos nesta instrução normativa serão controlados no sistema e-Contas, inclusive suas eventuais suspensões e prorrogações.
Art. 77. O registro dos procedimentos atinentes as tomada de contas especiais no e-Contas deverá obedecer as disposições da Instrução Normativa nº 03/2021 do TCDF.
DAS PROVIDÊNCIAS DE CONTROLE INTERNO
Art. 78. O Controle Interno da Controladoria-Geral do Distrito Federal deverá, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, examinar os processos de tomadas de contas especiais conduzidos sob o rito ordinário e sumário, emitindo:
II - certificado de auditoria.
§ 1º É obrigatória a emissão de Relatório e de Certificado de Auditoria ainda que o Órgão Central do Sistema de Controle Interno tenha sido o responsável pela instauração e instrução da tomada de contas especial.
§ 2º O Controle Interno da Controladoria-Geral do Distrito Federal, além de outras medidas que julgar cabíveis, poderá, observada a economia processual, baixar o processo de tomada de contas especial em diligência, visando o saneamento de falhas e irregularidades detectadas, fixando prazo não superior a 30 (trinta) dias, e registrando o fato imediatamente no Sistema Eletrônico de Contas – e-Contas.
§ 3º O prazo estipulado no caput deste artigo ficará suspenso pelo interstício concedido para cumprimento da diligência, inclusive durante eventual prorrogação.
Art. 79. Incumbe ao Controle Interno da Controladoria-Geral do Distrito Federal proceder ao controle efetivo sobre os prazos que fixar, prorrogar ou daqueles que lhe sejam impostos pelo regulamento ou pelo TCDF.
Art. 80. O relatório de auditoria da tomada de contas especial, elaborado por servidor ocupante de cargo efetivo da carreira de Auditoria de Controle Interno, deverá contemplar, dentre outros aspectos de natureza técnica:
I - delimitação do escopo do trabalho;
II - verificação se os fatos foram devida e apropriadamente apurados pela Comissão Tomadora de Contas e se permitem a formação de convicção acerca das circunstâncias descritas no processo, confirmando se a conclusão da Comissão Tomadora de Contas é compatível com as evidências constantes dos autos;
III - atualização do prejuízo na forma da Lei;
IV - conclusão quanto à existência de elementos suficientes e capazes de levar ou não ao entendimento pela responsabilidade pelos prejuízos havidos, bem como quanto à regularidade ou irregularidade das contas;
V - indicação da existência de recolhimento do débito, quando for o caso.
§ 1º Caso o controle interno alcance conclusão pela responsabilização diferente do tomador ou da comissão de tomada de contas especial, deverá produzir a matriz prevista no art. 47, inciso I, salvo se apontada a inexistência de prejuízo, ou a impossibilidade de quantificação do dano ou de identificação dos responsáveis.
§ 2º O entendimento diverso do controle interno acerca da responsabilização proposta pelo tomador ou pela comissão tomadora não enseja a remessa da tomada de contas especial à origem e não exige uma nova notificação do eventual responsável, devendo a matéria ser submetida ao TCDF para deliberação, independente do rito a que ela estiver submetida.
Art. 81. No Certificado de Auditoria da tomada de contas especial deverá constar, dentre outros, os seguintes aspectos:
I - objeto da tomada de contas especial;
II - análise da adequação da composição processual;
III - manifestação acerca do processamento da tomada de contas especial, que consignará qualquer irregularidade ou ilegalidade eventualmente constatada, indicando as medidas adotadas para corrigi-las.
Art. 82. Finalizados os trabalhos, o Controle Interno enviará à autoridade administrativa competente cópia do Certificado e do Relatório de Auditoria para pronunciamento do Secretário de Estado supervisor da área ou à autoridade de nível hierárquico equivalente, na forma do art. 51 da Lei Complementar nº 01/1994, no prazo de 10 (dez) dias.
Parágrafo único. Após as providências de que trata o caput, o Controle Interno encaminhará ao TCDF a tomada de contas especial, do rito ordinário, para deliberação, via Sistema Eletrônico de Contas – e-Contas.
Art. 83. As pretensões punitiva e de ressarcimento ao erário do TCDF prescrevem em 5 (cinco) anos contados:
I - da data da prática do ato ou ocorrência do fato;
II - da data do conhecimento do fato pela Administração Pública do Distrito Federal, se desconhecida a data da prática do ato ou ocorrência do fato;
III - no caso de infração ou ato danoso permanente ou continuado, do dia em que tiver cessado;
IV - da data final para a prestação de contas, nas hipóteses de recursos repassados na forma de suprimento de fundos ou transferidos mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição.
Art. 84. Interrompe-se a prescrição de que trata o art. 83:
I - pela citação, comunicação de audiência ou notificação, inclusive por meio de edital;
II - por qualquer ato inequívoco que importe apuração do fato, adotado por parte da Administração Pública do Distrito Federal ou do TCDF;
III - pela decisão condenatória recorrível proferida pelo TCDF que aplique sanção ou impute débito ao responsável;
IV - por qualquer ato inequívoco que importe em manifestação expressa de tentativa de solução conciliatória no âmbito interno da Administração Pública do Distrito Federal ou do TCDF.
Art. 85. Suspende-se a prescrição de que trata o art. 83:
I - pela prorrogação de prazo concedida para apresentação de razões de justificativa, defesa ou recurso;
II - pela apreciação de fatos novos ou elementos adicionais de defesa trazidos pelo responsável ou interessado;
III - pelo sobrestamento determinado pelo TCDF em decorrência de questão prejudicial, conexa ou idêntica em apuração na esfera judicial ou em trâmite naquele TCDF;
IV - pelo parcelamento administrativo até a sua efetiva quitação ou o seu vencimento antecipado por interrupção do recolhimento.
Art. 86. A Controladoria-Geral do Distrito Federal promoverá a capacitação periódica de servidores e empregados para o atendimento dos objetivos desta IN.
Art. 87. Os vícios sanáveis eventualmente ocorridos no curso da fase interna da tomada de contas especial não implicarão a nulidade do processo.
Art. 88. Aplicam-se ao procedimento de tomada de contas especial, subsidiariamente e no que couber, a Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, recepcionada no Distrito Federal na forma da Lei nº 2.834, de 7 de dezembro de 2001, e as disposições da Lei nº 13.105, de 16 de março de 2015.
Art. 89. Os processos de tomadas de contas especiais em andamento serão regulados, no que couber, pelas disposições constantes desta Instrução Normativa.
Art. 90. Os modelos de documentos do tomador de contas especial constantes dos Anexos I a III, servem como instrumentos referenciais podendo os órgãos ou as entidades promover as adaptações que julgarem necessárias.
Art. 91. Alterações posteriores dos modelos serão comunicadas aos órgãos e entidades por intermédio de circular e disponibilizadas no sítio da CGDF na internet, para conhecimento das atualizações.
Art. 92. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 93. Revoga-se a Instrução Normativa nº 04, de 21 de dezembro de 2016, publicada no Diário Oficial do Distrito Federal de 22 de dezembro de 2016.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 221 de 29/11/2022 p. 53, col. 1
DODF nº 221, seção 1, 2 e 3 de 29/11/2022