Legislação correlata - Portaria 3 de 01/02/2018

PORTARIA CONJUNTA Nº 08, DE 19 DE JANEIRO DE 2018

Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), institui o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Secretaria de Estado de Comunicação (SECOM) e dá outras providências.

A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (SEPLAG) E O SECRETÁRIO DE ESTADO DE COMUNICAÇÃO (SECOM) DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, e pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:

Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Secretaria de Estado de Comunicação (SECOM), e dar outras providências.

Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorre em todos os processos da SECOM, a partir de 06 de março de 2018.

Art. 3º Fica acrescida a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.

§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no Sistema deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.

§ 2º Após a finalização da fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, a descrição "SEI-GDF" deve ser suprimida .

Art. 4º Na implantação do SEI-GDF, na SECOM, os processos se iniciam com o número "5000".

Parágrafo único. A partir do ano posterior à implantação a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.

Art. 5º A partir da implantação, a produção e a tramitação dos documentos e processos na SECOM ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.

Art. 6º O processo produzido no âmbito da SECOM, que deva ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais ainda não tenham o SEI-GDF implantado, deve seguir os seguintes procedimentos:

I - a SECOM deve produzir um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e gravar em mídia eletrônica em formato PDF;

II - a SECOM deve imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;

III - a Unidade Protocolizadora deve receber o Ofício e proceder ao devido encaminhamento interno;

IV - após análise, a unidade de destino deve encaminhar resposta à SECOM, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.

Art. 7º Os processos tramitados à SECOM por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado devem seguir os seguintes procedimentos:

I - o órgão remetente deve tramitar o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);

II - a SECOM deve receber o processo no SICOP e tramitar o processo físico internamente;

III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28/05/2014, da SEPLAG/DF;

IV -finalizada a análise pela SECOM, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.

Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.

Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.

Art. 9º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão no âmbito da SECOM, para executar ações de gestão no SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.

Art. 10. Ficam designados os servidores da SECOM, abaixo discriminados, para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF:

I - Francisca Auri de Paiva, matrícula nº 1.655.439-6, como Coordenadora;

II - Talita Pereira Costa, matrícula nº 1.679,512-1, como suplente da Coordenadora;

III - Adriano Cesar Leonez, matrícula nº 1.667.600-9, como membro;

IV - Gizela Dias Araújo, matrícula nº 1.679534-9, como membro;

V - Igor dos Santos Costa, matrícula nº 1.668.631-4, como membro;

VI - Claudia Cristina Soares de Sousa, matrícula nº 1.667.7439, como membro;

VII - Carolina Sampaio Nonato, matrícula nº 1.671.614-0, como membro;

VIII - João Bosco dos Santos Oliveira, matrícula nº 0.186.484-X, como membro;

IX - Samuel Souza Albuquerque, matrícula nº 1.679.528-8, como membro;

X - Maria de Fátima Lopes Cortês, matrícula nº 1.679.753-1, como membro;

XI - Juanir Dutra Rodrigues, matrícula nº 0.180.142-2, como membro;

XII - Fernanda Tavares Alvarenga, matrícula nº 1.679.799-X, como membro;

XIII - Larissa Miranda Chinchila, matrícula nº 1.679.706-X, como membro.

Parágrafo único. A participação nas atividades do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF é considerada serviço público relevante e não enseja qualquer tipo de remuneração.

Art. 11. A SECOM pode expedir normas complementares e orientações internas em consonância com as diretrizes fixadas pelo Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.

Art. 12. Havendo necessidade de alteração da composição do Comitê Setorial de Gestão, a SECOM deve expedir Portaria com os ajustes necessários.

Art.13. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta serão dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.

Art. 14. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.

LEANY BARREIRO DE SOUSA LEMOS

Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão do Distrito Federal

PAULO CÉZAR CASTANHEIRO COELHO

Secretário de Estado de Comunicação

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 18 de 25/01/2018 p. 18, col. 1