​ORDEM DE SERVIÇO Nº 04, DE 17 DE JANEIRO DE 2024

Estabelece orientações para a gestão de termos de colaboração e de termos de fomento celebrados entre a Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social do Distrito Federal e Organizações da Sociedade Civil.

O SECRETÁRIO EXECUTIVO DE DESENVOLVIMENTO SOCIAL, DA SECRETARIA DE ESTADO DE DESENVOLVIMENTO SOCIAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso das competências previstas nos incisos III e IV, do art. 96, da Portaria nº 610, de 20 de setembro de 2023, da Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Administração do Distrito Federal (Seplad), resolve:

Art. 1º Estabelecer orientações para a gestão de termos de colaboração e de termos de fomento celebrados entre a Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social do Distrito Federal (Sedes) e Organizações da Sociedade Civil (OSCs), sob o regime jurídico da Lei nº 13.019, de 2014, do Decreto nº 37.843, de 2016, e da Portaria Sedes n° 91, de 2020.

Art. 2º Os gestores designados para acompanhamento de termos de colaboração e de fomento devem organizar as informações referentes à parceria gerida por meio da seguinte estrutura mínima de processos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI):

I - processo de contratação, em que devem constar documentos relativos à formalização da parceria, tais como, nota técnica que subsidia a necessidade da parceria, edital de chamamento público, indicação de gestores, disponibilidade orçamentária, análise jurídica, termo de colaboração ou de fomento, plano de trabalho aprovado, aditivos e apostilamentos;

II - processo de pagamento, em que devem constar todas as solicitações de pagamentos realizados pelo gestor da parceria ao longo de sua vigência, e demais documentos que subsidiam a autorização de pagamento como relatório circunstanciado e roteiros (checklist), proposições de glosa, notas de lançamento, previsões de pagamento e ordens bancárias;

III - processo de gestão da parceria, em que devem constar o registro das atividades de monitoramento desenvolvidas, incluindo a análise das metas e resultados alcançados, as comunicações realizadas com a entidade e outros órgãos da Administração Pública, os relatórios encaminhados pela OSC, os relatórios técnicos do gestor, relatórios de visitas técnicas e as dúvidas encaminhadas às unidades consultivas;

IV – processo de sanção: eventualmente instaurado nas hipóteses previstas no Decreto nº 37.843, de 2016, e da Portaria Sedes n° 91, de 2020.

§ 1° Todos os processos relativos ao mesmo termo de colaboração ou de fomento devem ser relacionados utilizando-se a ferramenta SEI “Relacionamentos do Processo”.

§ 2° É atribuição do Subsecretário responsável pelo serviço indicar o gestor da parceria ou comissão gestora, observadas as disposições contidas no Decreto nº 32.598, de 2010, Decreto nº 37.843, de 2016, e na Lei nº 13.019, de 2014.

Art. 3º O processo de gestão da parceria é destinado à instrução de documentos relativos à análise da execução das atividades, das metas e dos resultados estabelecidos em plano de trabalho que acompanha os respectivos termos vigentes.

§ 1° Havendo alterações do plano de trabalho pactuado, o gestor deve apensar a versão final aprovada ao processo de gestão.

§ 2° Ao analisar as atividades, metas e resultados alcançados, o gestor da parceria deve indicar qual é o plano de trabalho de referência para o monitoramento realizado.

Art. 4º No processo de gestão da parceria o gestor deve fazer constar:

I - o relatório informativo mensal encaminhado pela OSC;

II - o relatório técnico de gestão da parceria, para analisar o relatório informativo mensal entregue pela OSC parceira e atestar a execução do objeto no período analisado (Anexo III);

III - o relatório técnico de monitoramento e avaliação, para consolidar as atividades de monitoramento e avaliação realizadas em período determinado;

IV - o relatório de execução do objeto, parcial ou final, encaminhado pela OSC;

V - o relatório de execução financeira, quando solicitado, encaminhado pela OSC;

VI - o parecer técnico, preliminar e/ou conclusivo, que dá início aos procedimentos de julgamento das contas.

Art. 5º A organização da sociedade civil deve apresentar ao gestor da parceria relatório informativo mensal até o quinto dia útil do mês subsequente ao que se referir o documento, contendo as informações exigidas pelo art. 43, § 1°, da Portaria Sedes nº 91, de 2020.

Parágrafo único. Nas parcerias pagas por meio de parcela única ou por marcos executores, independentemente do cronograma de desembolso, permanece a obrigatoriedade do envio mensal do relatório de que trata o caput.

Art. 6º O gestor da parceria deve elaborar mensalmente relatório técnico de gestão da parceria, no prazo de cinco dias úteis após o recebimento do relatório informativo mensal enviado pela OSC.

§ 1º A partir da análise do relatório informativo mensal e de ações de monitoramento realizadas pelo gestor, o relatório técnico de gestão da parceria deve concluir se houve:

I - regular prestação do serviço, conforme obrigações estabelecidas no plano de trabalho vigente;

II - regular execução do objeto durante o mês de referência;

III - alcance das metas estabelecidas para o período;

IV - necessidade de diligências para sanear eventuais dúvidas;

V - intercorrências identificadas no acompanhamento;

VI - necessidade de providências para regularização das intercorrências identificadas, a título de recomendação.

§ 2º O relatório técnico de gestão da parceria deve ser encaminhado, pelo gestor, para a unidade administrativa regimentalmente responsável pelo acompanhamento do serviço, para ciência e adoção de providências que se façam necessárias, sem prejuízo de outros encaminhamentos necessários.

Art. 7º O relatório técnico de monitoramento e avaliação, de que tratam os arts. 47 e 52, III, do Decreto Distrital nº 37.843, de 2016, deve ser elaborado pelo gestor e encaminhado para homologação da Comissão de Monitoramento e Avaliação de Parcerias (Cmap) no prazo de:

I - até sessenta dias após o fim de cada exercício de vigência da parceria; ou

II - até trinta dias, quando se tratar de último exercício de vigência da parceria ou de parceria com duração inferior a um exercício.

§ 1º O relatório técnico de monitoramento e avaliação deve ser elaborado conforme as orientações constantes na Circular Nº 7/2023 - SEDES/GAB/CMAP, que institui o Modelo Instrumental de Relatório Técnico de Monitoramento e Avaliação (RTMA), que se encontra publicado na intranet da Sedes.

§ 2º o relatório técnico de monitoramento e avaliação que tratar do último exercício da parceria deve conter, além da análise do alcance das metas no referido exercício, a análise das metas alcançadas ao longo de toda a vigência da parceria, incluindo as prorrogações.

§ 3º Os gestores podem solicitar à Cmap recomendações quanto às atividades a serem realizadas para o adequado acompanhamento de cada parceria, que serão sistematizadas em um Plano de Monitoramento.

§ 4º A Cmap deve realizar a verificação da adequação procedimental dos documentos produzidos pelos gestores de parcerias, para monitorar a regular aplicação das normas relativas ao Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil (Mrosc).

Art. 8º No processo de pagamento da parceria, os gestores devem atestar a execução do objeto do período anterior para recomendar a liberação da parcela do mês subsequente, por meio da produção do Relatório Circunstanciado de Autorização de Pagamento (ANEXO I) e Roteiro - Checklist do gestor da parceria (ANEXO II).

Art. 8º No processo de pagamento da parceria, os gestores devem atestar a execução do objeto ocorrida em período anterior ao mês em exercício para recomendar a liberação da parcela do mês subsequente ao mês em exercício, por meio da produção do Relatório Circunstanciado de Autorização de Pagamento (ANEXO I) e Roteiro - Checklist do gestor da parceria (ANEXO II). (Artigo Alterado(a) pelo(a) Ordem de Serviço 14 de 19/04/2024)

§ 1º O Relatório Circunstanciado de Autorização de Pagamento deverá ser encaminhado à Subsecretaria de Administração Geral (Suag) até o dia 20 do mês corrente, juntamente com as certidões de regularidade fiscal, previdenciária e trabalhista, conforme legislação vigente, e demais documentos constantes no instrumental Roteiro - Checklist do gestor da parceria (ANEXO II).

§ 2º O Relatório Circunstanciado de Autorização de Pagamento deve conter as seguintes informações:

I - número do termo de colaboração ou de fomento e número do processo;

II - objeto da parceria;

III - nome da OSC e número do CNPJ;

IV - data da celebração da parceria e da sua vigência;

V - valores contratados, incluindo acréscimos/decréscimos e reajustes, se houver, valores executados e o saldo financeiro da Parceria;

VI - manifestação quanto ao cumprimento integral das obrigações previstas em edital, plano de trabalho e termo firmado pela Entidade;

VII - eventuais ocorrências relacionadas à apresentação de documentos e/ou certidões necessárias para os repasses financeiros;

VIII - eventuais glosas no valor a ser pago, proveniente de ocorrências relacionadas com a execução do termo de colaboração;

IX - outras informações e observações a respeito da execução da parceria que não se enquadrem nos itens acima.

Art. 9º Em caso de inexecução total ou parcial de atividade ou de item de despesa, conforme plano de trabalho vigente, o gestor da parceria pode:

I - admitir a manutenção do recurso não utilizado na conta da parceria para qualificação das ações desenvolvidas, conforme as justificativas apresentadas pela OSC; ou

II - solicitar a glosa dos valores não executados.

§ 1º Nas hipóteses de que trata o caput, o gestor da parceria deve justificar o procedimento adotado considerando a opção que melhor atende ao objeto da parceria.

§ 2º Para decidir sobre a necessidade de glosa ou de manutenção dos recursos na conta da parceria, o gestor pode solicitar apoio da unidade técnica do serviço que, por sua vez, é competente para acionar demais unidades da Sedes cujo apoio técnico se faça necessário.

§ 3º O gestor da parceria pode acionar a Cmap para sanar dúvidas relativas a procedimentos referentes ao Mrosc em qualquer fase da execução ou da prestação de contas da parceria.

Art. 10. A glosa é procedimento de caráter preventivo e saneador, que corresponde ao abatimento proporcional de valores relativos à inexecução de despesa dos meses anteriores, garantindo-se o ajuste financeiro da parceria.

§ 1º Para a realização da glosa, o seguinte procedimento deve ser observado:

I - ao identificar inexecuções de atividades ou de despesas prevista no plano de trabalho, o gestor deve notificar a OSC para que realize, em tempo hábil, as correções necessárias;

II - no prazo de 5 dias úteis, a OSC deve executar as ações pendentes ou encaminhar justificativas relativas às inexecuções observadas;

III - após analisar as justificativas recebidas, caso entenda ser pertinente recomendar a glosa, o gestor deve comunicar à OSC sobre a recomendação de glosa e sobre os cálculos do valor a ser deduzido da parcela do mês subsequente;

IV – ato contínuo, o gestor deve informar a Suag sobre a necessidade de realização de glosa por meio do Relatório Circunstanciado de Autorização de Pagamento, preenchendo o Quadro 2 – “Glosas e Memória de Cálculo” e Quadro 3 – “Valor a pagar”.

§ 2º O Relatório Circunstanciado de Autorização de Pagamento que recomendar a glosa, deve conter:

I - os itens do plano de trabalho vigente para quais os recursos públicos foram destinados, mas que não foram executados no mês anterior;

II - os valores referentes às inexecuções observadas, que serão deduzidos do pagamento da parcela do mês subsequente;

III - a existência de justificativa para as inexecuções observadas;

IV - a motivação da recomendação pela glosa em detrimento da manutenção do recurso como saldo remanescente, a bem da execução do objeto;

V - o histórico das glosas realizadas.

§ 3º Os valores glosados ficam sobrestados até 20 de dezembro do ano corrente, podendo o gestor solicitar à Suag a restituição do recurso glosado à OSC, caso a despesa venha a ser executada em rubrica de mesma natureza, salvo em casos excepcionais autorizados pelo Secretário Executivo.

§ 4º Ao final do exercício financeiro, o recurso glosado que permanecer sobrestado, e cuja restituição à OSC não for solicitada até 20 de dezembro do ano corrente, terá o empenho cancelado pela Suag de forma automática.

§ 5º Caso a Suag tenha dúvidas quanto à necessidade de cancelamento de empenho de que trata o parágrafo anterior, a Secretaria Executiva de Desenvolvimento Social (Seeds) deve ser provocada.

§ 6º Caso a organização da sociedade civil não disponibilize integralmente a meta quantitativa estabelecida no plano de trabalho, conforme art. 45, § 1°, da Portaria Sedes n° 91, de 2020:

I - devem ser glosados do repasse do mês seguinte os valores referentes à meta não disponibilizada, caso a mesma tenha sido objeto de precificação no plano de trabalho;

II - o valor a ser informado para glosa deve referir-se ao valor precificado no plano de trabalho que foi utilizado para realizar o cômputo do repasse mensal;

III - as metas que não tenham sido objeto de precificação no plano de trabalho não são passíveis de glosa.

§ 7º Em caso de descumprimento de meta não precificada no plano de trabalho, o gestor, com apoio da área técnica responsável pelo serviço, deve realizar as medidas saneadoras para que a OSC passe ao cumprimento.

Art. 11. Deve ser realizada retenção do pagamento da parcela mensal quando:

I - houver evidências de irregularidade na aplicação de parcela anterior;

II - constatado desvio de finalidade na aplicação dos recursos ou inadimplemento da organização da sociedade civil em relação a obrigações estabelecidas no termo de colaboração ou de fomento;

III - a organização da sociedade civil deixar de adotar medidas saneadoras apontadas pela Administração Pública Distrital ou pelos órgãos de controle interno ou externo;

IV - a organização da sociedade civil deixar de apresentar o relatório informativo mensal até o quinto dia útil do mês subsequente ao que se referir o documento, conforme art. 43, § 6°, da Portaria Sedes n° 91, de 2020;

V - da não apresentação das contas pela organização da sociedade civil, conforme art. 66, caput, da Portaria Sedes n° 91, de 2020;

VI - for constatada pendência em alguma das certidões de regularidade fiscal, previdenciária e trabalhista, conforme legislação vigente, ou em demais documentos constantes no instrumental SEI ROTEIRO - CHECKLIST DO GESTOR DA PARCERIA.

§ 1º Havendo necessidade de retenção do pagamento, o gestor:

§ 1º Constatada irregularidade passível de ensejar retenção de pagamento, deve ser adotado o seguinte procedimento: (Parágrafo Alterado(a) pelo(a) Ordem de Serviço 14 de 19/04/2024)

I – deve informar, no relatório técnico de gestão da parceria, os motivos que ensejam a não instrução do relatório circunstanciado e os indícios de irregularidades observados;

I - o gestor deve notificar a OSC sobre os motivos que podem ensejar a retenção do pagamento e conceder prazo entre 5 e 30 dias para apresentação de justificativas, com possibilidade de dilação motivada a critério do gestor; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Ordem de Serviço 14 de 19/04/2024)

II – deve notificar a OSC para que regularize a situação em até 30 dias;

II - caso as justificativas não sejam apresentadas pela OSC ou sejam insuficientes, o gestor deve encaminhar à unidade administrativa regimentalmente responsável pelo serviço o relatório técnico com os motivos que ensejam recomendação de retenção de parcelas, evidenciando em despacho a referida recomendação e abstendo-se de elaborar o relatório circunstanciado de autorização de pagamento; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Ordem de Serviço 14 de 19/04/2024)

III – deve encaminhar à unidade administrativa regimentalmente responsável pelo serviço o relatório técnico com a recomendação de retenção de parcelas, evidenciando em despacho os indícios de irregularidades observadas no processo de gestão da parceria;

III - a unidade administrativa regimentalmente responsável pelo serviço deve avaliar as considerações do gestor, manifestar-se e encaminhar ao Subsecretário responsável pelo serviço para que delibere sobre a retenção do pagamento; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Ordem de Serviço 14 de 19/04/2024)

IV - deve informar à Suag sobre os motivos que ensejam o pedido de retenção, via despacho, no processo de pagamento.

IV - o Subsecretário responsável pelo serviço, no processo de gestão da parceria, deve fazer constar a decisão quanto ao pedido de retenção e, no processo de pagamento, deve informar à Suag via despacho; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Ordem de Serviço 14 de 19/04/2024)

V - a partir do recebimento da decisão do Subsecretário responsável pelo serviço, gestor e a Suag devem operacionalizar os procedimentos determinados na referida decisão; (Acrescido(a) pelo(a) Ordem de Serviço 14 de 19/04/2024)

§ 2º Até que seja saneada a pendência ou a irregularidade observada no caso em concreto, o gestor não deve proceder à instrução processual do relatório circunstanciado de autorização de pagamento e do instrumental SEI ROTEIRO - CHECKLIST DO GESTOR DA PARCERIA.

§ 2º Caso o Subsecretário responsável pelo serviço não acate os motivos apresentados pelo gestor ou entenda ser necessária a liberação da parcela para garantir a execução do objeto, poderá manifestar-se favoravelmente ao pagamento, determinando ao gestor que elabore o relatório circunstanciado de pagamento. (Parágrafo Alterado(a) pelo(a) Ordem de Serviço 14 de 19/04/2024)

§ 3º A retenção de pagamento deve observar o seguinte procedimento:

§ 3º Enquanto o Subsecretário responsável pelo serviço não deliberar sobre o pedido de retenção do pagamento, o gestor deve se abster de instruir o relatório circunstanciado de autorização de pagamento e o instrumental SEI ROTEIRO - CHECKLIST DO GESTOR DA PARCERIA. (Parágrafo Alterado(a) pelo(a) Ordem de Serviço 14 de 19/04/2024)

I – o gestor deve notificar a OSC sobre os motivos que ensejam a retenção do pagamento e conceder o prazo de resposta de 5 dias para apresentação de justificativas;

II – caso as justificativas não sejam apresentadas ou sejam insuficientes, o gestor deve recomendar ao Subsecretário responsável pelo serviço que delibere pela retenção do pagamento;

III - a decisão que determinar que as parcelas fiquem retidas deve ser comunicada à OSC, podendo ser objeto de recurso administrativo, no prazo de 10 dias;

IV – o recurso administrativo deve ser dirigido à autoridade que proferiu a decisão, a qual, se não a reconsiderar no prazo de 5 dias, encaminhará o recurso ao Secretário Executivo, conforme art. 35 do Decreto n° 37.843, de 2016.

§ 4º A autoridade recorrida ou a autoridade superior poderão conferir efeito suspensivo ao recurso, de ofício ou a pedido, quando houver justo receio de prejuízo de difícil ou incerta reparação decorrente da execução.

Art. 12. Em caso de regularização da situação que ensejou a retenção de pagamento, a OSC faz jus ao recebimento dos valores retidos, conforme os custos das ações executadas no período em que ocorreram as retenções.

§ 1º Na situação de que trata o caput, o gestor deve avaliar a regularidade dos serviços executados pela OSC durante o período de retenção dos repasses, à luz do plano de trabalho pactuado.

§ 2º A avaliação de que trata o parágrafo anterior deve ser realizada em Nota Técnica, que será encaminhada por despacho:

I - à Suag para que proceda ao pagamento das parcelas devidas, caso a avaliação do gestor seja pela adequação da execução dos serviços durante o período de retenção dos repasses, ou pela inadequação com justificativas;

II - à Subsas, para adoção de providências junto à OSC, caso a avaliação do gestor seja pela inadequação da execução dos serviços durante o período de retenção dos repasses, sem justificativas.

Art. 13. Quando do encerramento da parceria, o gestor deve adotar as providências cabíveis para encerramento dos processos relativos à parceria gerida conforme Manual do Gestor – Módulo Prestação de Contas Final, que se encontra publicado na intranet da Sedes.

Art. 14. A prorrogação da vigência da parceria deve obedecer ao seguinte procedimento:

I - em até 180 dias de antecedência do término da vigência da parceria, o gestor, mediante Nota Técnica, deverá informar a área técnica responsável pelo objeto da parceria sobre a futura finalização e sobre a viabilidade técnica da prorrogação;

II – a área técnica responsável pelo serviço deverá se pronunciar e dará conhecimento ao respectivo Subsecretário e às unidades que compõem a cadeia hierárquica correspondente;

III – a subsecretaria responsável pelo serviço se manifestará, de forma justificada, sobre a prorrogação da vigência da parceria ou sobre a necessidade de realização de novo chamamento público e encaminhará para deliberação do Secretário Executivo de Desenvolvimento Social;

III – havendo deliberação pela prorrogação, a subsecretaria responsável pelo serviço deverá autorizar o gestor a consultar a OSC quanto ao interesse na prorrogação;

IV – caso a OSC se manifeste favorável à prorrogação, deverá encaminhar novo plano de trabalho para análise da unidade administrativa regimentalmente responsável pelo acompanhamento do serviço;

V – ato contínuo, o gestor da parceria deverá providenciar a documentação pertinente à instrução processual.

Parágrafo único. Caso o Secretário Executivo de Desenvolvimento Social se manifeste pela necessidade de novo Edital de Chamamento, a subsecretaria responsável pelo serviço deverá adotar os procedimentos necessários à abertura do certame.

Art. 15. Os anexos desta Ordem de Serviço devem ser disponibilizados na Intranet da Sedes e/ou no formato de "modelo" do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), a ser divulgado por Circular.

Art. 16. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 17. Revogam-se as disposições em contrário, em especial, a Ordem de Serviço nº 07, de 08 de janeiro de 2021.

JEAN MARCEL PEREIRA RATES

ANEXO I

RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO

1) DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS:

2) GLOSAS – MEMÓRIA DE CÁLCULO:

3) VALOR A PAGAR:

4) VALOR EXECUTADO E SALDO DO TERMO DE COLABORAÇÃO:

5) CONSIDERAÇÕES FINAIS:

Atesto que o objeto pactuado no Termo de Colaboração n° ________/_______ , firmado entre a SEDES e a Entidade _________________________________________ referente ao período de ____/____/________ a ____/____/________ , foi executado a contento e de acordo com as cláusulas constantes do referido Termo, com ressalva das glosas apresentadas no item 3 deste relatório (se for o caso de glosas).

LOCAL e DATA

NOME COMPLETO DO GESTOR

Nº MATRÍCULA

ANEXO II

ROTEIRO - CHECK-LIST DO GESTOR DA PARCERIA

À Subsecretaria de Administração Geral (Suag),

Considerando a regularidade no andamento da parceria e que o objeto pactuado foi executado conforme ajustado entre esta Secretaria e a Entidade;

Considerando que a documentação abaixo especificada foi conferida de modo a espelhar as determinações legais e de ordem administrativa com vista a possibilitar a execução financeira da(s) despesa(s) em comento;

Considerando as competências do Gestor do Parceria no âmbito desta Secretaria.

Encaminhamos os autos para autorização dos procedimentos de liquidação da despesa, com consequente emissão da(s) Ordem(ns) Bancária(is), conforme a legislação em vigor. Tendo em vista a documentação acostada aos autos em epígrafe, em especial aqueles relacionados a seguir, afirmamos que o(s) serviço(s) foi(ram) executado(s) dentro das especificações estabelecidas no Termo de Colaboração e tais despesas atendem a todos os requisitos legais para realização do repasse financeiro, após autorização da Autoridade Ordenadora de Despesas.

Ante todo o exposto, observando a regularidade do objeto e ocorrência da despesa, tendo em vista, ainda, as competências dessa Unidade Administrativa, solicito que sejam adotadas providências com vista ao pagamento da despesa em questão.

LOCAL e DATA

NOME COMPLETO DO GESTOR

Nº MATRÍCULA

ANEXO III

RELATÓRIO TÉCNICO DE GESTÃO DA PARCERIA

LOCAL e DATA

NOME COMPLETO DO GESTOR

Nº MATRÍCULA

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 16 de 23/01/2024 p. 17, col. 2

DODF nº 16, seção 1, 2 e 3 de 23/01/2024