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RESOLUÇÃO Nº 118, DE 02 DE MAIO DE 2000
Regulamenta o recebimento, controle, movimentação e arquivamento de documentos no âmbito do Tribunal de Contas do Distrito Federal.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o inciso I do art. 68 da Lei Complementar nº 1, de 9 de maio de 1994, combinado com o inciso XXVI do art. 84 do Regimento Interno, e tendo em vista o que se apresenta no Processo nº 3151/97, e
Considerando a necessidade de modernizar e normatizar os procedimentos referentes ao recebimento, controle, movimentação e arquivamento de documentos, em face dos sistemas informatizados em uso no Tribunal de Contas do Distrito Federal;
Considerando que a Portaria nº 52, de 6 de fevereiro de 1998, que aprova o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal de Contas do Distrito Federal, e a Instrução nº 2, de 15 de dezembro de 1997, que aprova os Manuais de Serviço da Diretoria-Geral de Administração, estabelecem os parâmetros indispensáveis à normatização, resolve:
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Fica instituído o Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo do Tribunal de Contas do Distrito Federal (SIPA).
Art. 2º O SIPA compõe-se de um Órgão Central, representado pela Divisão de Documentação, através da Seção de Protocolo e Arquivo, e de Órgãos Setoriais, representados pelos arquivos das diversas Unidades Administrativas.
Parágrafo único. Por Unidade Administrativa, para fins de aplicabilidade desta Resolução, compreende-se o Gabinete da Presidência, os Gabinetes dos Conselheiros e Auditores, a Diretoria-Geral de Administração, as Inspetorias de Controle Externo, a Secretaria das Sessões, a Consultoria Jurídica, o Núcleo de Informática e Processamento de Dados, o Ministério Público junto ao Tribunal de Contas do Distrito Federal e as Divisões, Serviços e Seções subordinadas a estes órgãos.
Art. 3º Compete ao Órgão Central do Sistema coordenar as atividades de recebimento, expedição, registro, autuação, controle da tramitação, consulta, empréstimo, restauração, conservação, eliminação e mudança de suporte de documentos no Tribunal de Contas do Distrito Federal (TCDF).
Parágrafo único. Compete ainda ao Órgão Central:
I – prestar assistência técnica às Unidades Administrativas;
II – orientar as atividades de avaliação e classificação de documentos;
III – participar do planejamento, elaboração e aperfeiçoamento de Sistemas de Processamento de Dados aplicados ao controle de documentos;
IV – assessorar o Serviço de Seleção e Treinamento quanto à realização de programas de aperfeiçoamento e reciclagem nas atividades de arquivo e protocolo.
Art. 4º Fica o Órgão Central do Sistema responsável pelas normas e rotinas administrativas relativas a documentação, devendo, após aprovação da administração do TCDF, fazê-las constar de Manual do Usuário.
DO RECEBIMENTO E REGISTRO DE DOCUMENTOS
Seção I
Do Recebimento
Art. 5º Todos os documentos remetidos ao Tribunal, independentemente de sua forma de entrega, deverão ser encaminhados à Seção de Protocolo e Arquivo, para registro e conseqüente controle da tramitação no Sistema de Protocolo, onde receberá um número de controle.
Art. 6º Será fornecido, pelo agente receptor, ao interessado ou portador dos documentos, o respectivo comprovante de recebimento, no qual deverá constar o número de controle do documento.
Seção II
Do Registro
Art. 7º Registro é o ato pelo qual se confere a um documento um número de controle, cadastrando-se os seus dados principais no Sistema de Protocolo.
Art. 8º Os documentos recebidos na Seção de Protocolo e Arquivo serão imediatamente registrados no Sistema de Protocolo, para fins de controle de sua tramitação, de acordo com o Manual do Usuário.
Art. 9º Aqueles documentos cuja tramitação para tomada de decisão dependam de autuação ou juntada a processos já existentes, deverão ser encaminhados, após o registro, às Unidades Administrativas, que ficarão responsáveis pela execução desses procedimentos, de acordo com as rotinas estabelecidas no Manual do Usuário.
§ 1º Ficam dispensadas de registro as correspondências de cunho notadamente particular porventura recebidas pela Seção de Protocolo e Arquivo.
§ 2º Caberá ao destinatário de correspondência recebida como particular, ao proceder a abertura desta e verificar tratar-se de assunto oficial, retorná-la à Seção de Protocolo e Arquivo para o devido registro.
Art. 10. Os documentos oriundos da Administração do Distrito Federal, de outros setores públicos ou privados, manterão seu número de origem, paralelamente ao número de controle atribuído quando do recebimento, para efeito de registro e controle da sua tramitação dentro do TCDF.
Art. 11. O encaminhamento dos documentos às Unidades Administrativas do Tribunal, pela Seção de Protocolo e Arquivo, será feito no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas.
Parágrafo único. Terão encaminhamento prioritário e imediato os documentos reservados e os relativos a:
I – pedidos de informações formulados pela Câmara Legislativa do Distrito Federal;
IV – pedidos de informações atinentes a litígios judiciais;
V – representações e denúncias;
VII - recursos interpostos contra decisões adotadas em processos de prestação de contas anual, tomada de contas anual e tomada de contas especial; (Inciso acrescido pelo(a) Resolução 125 de 15/03/2001)
VIII - outros assuntos que, por conveniência administrativa ou força de lei, devam ter tramitação preferencial. (Inciso renumerado pelo(a) Resolução 125 de 15/03/2001)
DA EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 12. A expedição de documentos oficiais do Tribunal será realizada pela Seção de Protocolo e Arquivo, observadas as medidas de segurança necessárias. (Artigo Revogado(a) pelo(a) Resolução 366 de 01/03/2023)
§ 1º Os documentos destinados a órgãos ou entidades da Administração Pública do Distrito Federal serão expedidos pelo Sistema Integrado de Malote da Secretaria de Administração, ou por sistema que venha a substituí-lo, cabendo à Seção de Protocolo e Arquivo os procedimentos necessários e a posterior emissão dos recibos às diversas Unidades Administrativas. (Parágrafo Revogado(a) pelo(a) Resolução 366 de 01/03/2023)
§ 2º No caso de expediente de citação ou notificação de responsáveis, adotar-se-ão as seguintes cautelas:
§ 2º No caso de expediente de audiência, citação, cientificação e notificação de responsáveis ou de interessados, adotar-se-ão as seguintes cautelas: (Parágrafo alterado pelo(a) Resolução 248 de 11/12/2012) (Parágrafo Revogado(a) pelo(a) Resolução 366 de 01/03/2023)
I – quanto aos residentes no Distrito Federal, admitir-se-á a entrega por via postal, registrada e com Aviso de Recebimento por Mão Própria. Esgotada esta possibilidade, tentar-se-á a entrega por mensageiro do Tribunal, após prévio contato com o interessado a fim de estabelecer data, hora e local;
I – quanto aos residentes no Distrito Federal, a comunicação será entregue por via postal, registrada e com Aviso de Recebimento simples ou por Mão Própria, ou diretamente por servidor credenciado do Tribunal; (Inciso alterado pelo(a) Resolução 248 de 11/12/2012) (Inciso Revogado(a) pelo(a) Resolução 366 de 01/03/2023)
II – sendo incerto e não sabido o endereço do responsável, ou resultando infrutíferas as tentativas mencionadas no inciso anterior, a citação ou a notificação será feita por edital, publicado por três dias consecutivos no Diário Oficial do Distrito Federal;
II – quanto aos residentes fora do Distrito Federal, a entrega será feita por via postal, registrada e com Aviso de Recebimento simples ou por Mão Própria; (Inciso alterado pelo(a) Resolução 248 de 11/12/2012) (Inciso Revogado(a) pelo(a) Resolução 366 de 01/03/2023)
III – quanto aos residentes fora do Distrito Federal, a remessa será feita por via postal, registrada e com Aviso de Recebimento por Mão Própria.
III – sendo incerto e não sabido o endereço do responsável ou interessado ou resultando infrutíferas as tentativas de entrega na forma definida nos incisos anteriores, a comunicação será feita por edital, publicado por três dias consecutivos no veículo oficial de comunicação do Tribunal de Contas do Distrito Federal. (Inciso alterado pelo(a) Resolução 248 de 11/12/2012) (Inciso Revogado(a) pelo(a) Resolução 366 de 01/03/2023)
§ 3º Observado o disposto no § 2º, as comunicações sobre audiência e citação serão entregues, preferencialmente, ao destinatário, ou a seu representante legal, por via postal, registrada e com Aviso de Recebimento por Mão Própria, ou por servidor credenciado do Tribunal, e deverão conter o alerta quanto à necessidade de acompanhamento do processo, inclusive mediante cadastramento no sistema Push, e de atualização do endereço junto ao Tribunal de Contas do Distrito Federal. (Parágrafo acrescido pelo(a) Resolução 248 de 11/12/2012) (Revogado(a) pelo(a) Resolução 366 de 01/03/2023)
§ 4º No caso de adoção de medida cautelar pelo Tribunal, pelo Presidente, ou pelos relatores, ou em outras circunstâncias nas quais a urgência assim o exigir, as comunicações poderão ser efetivadas pelo meio mais célere possível, como por meio eletrônico, fac-símile, telegrama ou qualquer outra forma, desde que fique confirmada inequivocamente a entrega da comunicação ao destinatário. (Parágrafo acrescido pelo(a) Resolução 248 de 11/12/2012) (Revogado(a) pelo(a) Resolução 366 de 01/03/2023)
DO CONTROLE DE TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 13. Entende-se por tramitação a movimentação de documentos cadastrados e processos entre as Unidades Administrativas do TCDF e entre este e os demais órgãos e entidades da Administração Pública.
Art. 14. A tramitação de documentos cadastrados e processos será feita por meio de lançamento no Sistema de Protocolo e emissão de Guias de Remessa respectivas, de acordo com os casos previstos no Manual do Usuário.
Art. 15. Será considerada responsável pelo documento aquela Unidade Administrativa que, em determinado momento, detiver a sua carga.
§ 1º É parte constituinte da movimentação de um documento cadastrado ou processo a atualização de seus dados no Sistema de Protocolo.
§ 2º Fica vedada a movimentação entre as diversas Unidades Administrativas do TCDF de documentos cadastrados e processos por outros meios que não as Guias de Remessa respectivas emitidas pelo Sistema de Protocolo.
DA AUTUAÇÃO
Art. 16. Entende-se por autuação o ato que dá início ao processo e compreende o conjunto de operações que tem por fim dar aos documentos a forma processual.
§ 1º A autuação de documentos será executada pela Unidade Administrativa do Tribunal responsável pela sua instrução, de acordo com as rotinas estabelecidas no Manual do Usuário.
§ 2º Em casos excepcionais, que visem a otimização do serviço e mediante entendimento prévio com a Divisão de Documentação, a Seção de Protocolo e Arquivo poderá proceder à autuação imediata de processos a partir de documentos externos recebidos.
Art. 17. Os documentos autuados serão formados por volumes, cujo número de folhas não poderá ultrapassar 200 (duzentas), salvo quando for necessária a manutenção da integridade e continuidade dos documentos que findarem um volume.
Parágrafo único. Atingido o número de folhas citado, a Unidade Administrativa que possuir a carga do processo providenciará o encerramento do volume e a imediata abertura de um novo, mediante lavratura de termos próprios, assinados pelo dirigente da Unidade em questão, continuando a numeração das folhas em seqüência à última do volume anterior.
DA JUNTADA, DESAPENSAÇÃO E RETIRADA DE DOCUMENTOS
Seção I
Da Juntada
Art. 18. Entende-se por juntada a reunião de um documento a processo, ou de um processo a outro que, por sua natureza, guardem entre si dependência ou conexão.
§ 1º A juntada de documentos a processo será realizada pela Unidade Administrativa interessada, implicando o procedimento em lançamento nos sistemas apropriados, conforme o Manual do Usuário.
§ 2º A juntada de processos será realizada pela Unidade Administrativa interessada, implicando o procedimento em lançamento nos sistemas apropriados e lavratura de termo específico, devidamente assinado, no processo principal ou receptor, conforme o Manual do Usuário.
I – por anexação, quando um processo é incorporado a outro, em razão de dependência entre eles, passando o conjunto a constituir um só processo;
II – por apensação, quando em razão de correspondência ou similitude dos assuntos, um processo é unido a outro sem se incorporarem em definitivo, permanecendo com sua autonomia e numeração próprias.
Parágrafo único. Na juntada por anexação, as peças do processo acrescentado serão renumeradas, em seqüência à numeração do processo principal.
Art. 20. A juntada de processos dependerá de autorização da Chefia do órgão interessado ou de autoridade superior.
Seção II
Da Desapensação e Retirada
Art. 21. Desapensação é a separação de processos apensados e retirada é o ato de retirar peças de um determinado processo.
Art. 22. A desapensação dependerá de autorização ou determinação do responsável pela Unidade Administrativa interessada ou autoridade superior, e implicará a lavratura de termo próprio, nos dois ou mais processos incluídos no procedimento, e o lançamento nos sistemas apropriados.
Art. 23. A retirada de peças de um processo condiciona-se à autorização:
I – do Presidente, quando destinadas a terceiros, desde que dispensáveis ao processo;
II – de Diretor de Departamento, Diretor de Divisão, Diretor de Serviço ou autoridade superior, quando para atender interesse do serviço interno.
§ 1º É dispensável a autorização do Plenário, ou do Presidente, quando se tratar da retirada de documentos de identificação pessoal de que trata a Lei nº 5.553, de 06 de dezembro de 1968, devendo o procedimento, contudo, ser autorizado pelos servidores indicados no inciso II deste artigo.
§ 2º A retirada de peças ensejará a lavratura, na última folha do processo, de termo de retirada de documentos, onde se identifiquem os motivos do procedimento e os números das folhas retiradas.
§ 3º O processo em que ocorrer retirada de peça não terá, por isso, suas folhas renumeradas, podendo, se for o caso, ser a peça retirada substituída por cópia reprográfica, no verso da qual se declinarão, expressamente, os motivos pelos quais o original foi retirado.
§ 4º No caso de documentos destinados a atender pedidos de pessoas ou órgãos interessados, exigir-se-á, contra a entrega, o recibo correspondente, que passará, juntamente com o requerimento, a pertencer ao processo do qual foram retiradas as peças.
DO ARQUIVAMENTO, DESARQUIVAMENTO E CONSULTA
Art. 24. O arquivamento de documentos far-se-á de forma sistemática, em local específico, segundo normas e procedimentos técnicos modernos, que permitam sua rápida localização, segurança na sua guarda e adequadas condições de conservação.
Parágrafo único. Por forma sistemática entende-se que os documentos serão organizados segundo o Código de Classificação de Documentos de Arquivo do TCDF e conforme os prazos previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos desta Corte.
Art. 25. Serão transferidos ao arquivo todos os tipos de documentos, independentemente do suporte, desde que se relacionem com as funções e atividades do Tribunal.
Art. 26. O arquivamento será realizado inicialmente pelos arquivos setoriais, que deverão transferir os documentos à Seção de Protocolo e Arquivo, segundo os prazos de retenção previstos na Tabela de Temporalidade, seguindo as orientações emanadas do Órgão Central quanto à aplicação do Código de Classificação de Documentos.
Art. 27. O tempo de arquivamento ou a eliminação de documentos será determinado conforme o disposto no artigo seguinte.
Art. 28. O desarquivamento de documentos ocorrerá conforme normas estabelecidas no Manual do Usuário, devendo ser priorizadas as consultas a documentos que não exijam sua movimentação da Seção de Protocolo e Arquivo.
DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 29. Os procedimentos de eliminação de processos ou documentos do TCDF são da competência do Órgão Central do Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo, por intermédio da Comissão de Avaliação de Documentos, de acordo com os procedimentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos e Manual do Usuário.
§ 1º A Comissão de Avaliação, designada por Portaria da Presidência do Tribunal, será constituída pelo chefe da Seção de Protocolo e Arquivo, que a presidirá, por um servidor da área jurídica e outro da contábil, um historiador e um representante das Inspetorias, que tenham pleno conhecimento do funcionamento e da estrutura organizacional do Tribunal.
§ 2º A Comissão de Avaliação reunir-se-á ordinariamente quantas vezes forem necessárias, por convocação do seu Presidente.
Art. 30. A Comissão de Avaliação de Documentos procederá à análise do documento a ser eliminado, consubstanciada na Tabela de Temporalidade de Documentos.
Parágrafo único. O esgotamento dos prazos de guarda previstos na Tabela de Temporalidade não significa autorização para eliminação, que somente será efetuada após definição do valor histórico probatório pela Comissão de Avaliação.
Art. 31. A eliminação será feita por destruição mecânica ou outro processo que assegure a total descaracterização dos documentos.
Art. 32. Incluem-se entre os documentos de valor permanente, que não poderão ser eliminados:
I – documentos relativos a origem, desenvolvimento ou extinção do TCDF:
a) atos de criação ou extinção;
c) documentos relativos a direitos patrimoniais;
II - documentos que reflitam o desenvolvimento de atividades e a organização do TCDF:
a) atos relativos à organização e ao funcionamento do órgão;
d) atas e relatórios anuais do TCDF e das Unidades Administrativas correspondentes;
e) séries documentais completas produzidas no exercício de funções e atividades;
f) planos, projetos, pesquisas, plantas, manuais e relatórios técnicos;
III – registros visuais e sonoros, em diferentes suportes, referentes a atividade, obra e eventos do TCDF;
IV – documentos que firmem jurisprudência;
V – documentos relativos à administração de pessoal que firmem direito do interessado.
Art. 33. A eliminação de documentos nas Unidades Administrativas, nos casos previstos na Tabela de Temporalidade, deverá ser realizada sob supervisão de funcionário da Seção de Protocolo e Arquivo.
Art. 34. Os casos omissos nesta Resolução, no que se refere a eliminação de documentos, deverão obedecer ao disposto no art. 25 da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
DOS PROCEDIMENTOS ESPECIAIS SOBRE DOCUMENTOS SIGILOSOS
Art. 35. Os documentos considerados sigilosos somente tramitarão no Tribunal em envelope fechado, observando-se, quanto aos dependentes de apreciação e decisão, os seguintes procedimentos: (Artigo Revogado(a) pelo(a) Resolução 350 de 25/08/2021)
I – se, ao serem recebidos na Seção de Protocolo e Arquivo, os documentos já se encontrarem classificados como sigilosos e contidos em envelope lacrado, serão encaminhados ao destinatário sem a abertura do mesmo. O destinatário responsabilizar-se-á, então, pelo registro nos sistemas apropriados dos dados pertinentes, conforme o Manual do Usuário; (Inciso Revogado(a) pelo(a) Resolução 350 de 25/08/2021)
II – se, ao serem recebidos e registrados pela Seção de Protocolo e Arquivo, esses documentos não estiverem caracterizados como sigilosos, mas tal classificação se fizer necessária, a critério da Unidade Administrativa que os receber, tal unidade será responsável pelo trato apropriado; (Inciso Revogado(a) pelo(a) Resolução 350 de 25/08/2021)
III – após decisão definitiva, os processos classificados como sigilosos serão arquivados em lugar especial, sob a responsabilidade da Seção de Protocolo e Arquivo. (Inciso Revogado(a) pelo(a) Resolução 350 de 25/08/2021)
Art. 36. Todo e qualquer servidor que tome conhecimento de assunto reservado ou sigiloso será responsável pela manutenção do sigilo, sob pena de processo disciplinar. (Artigo Revogado(a) pelo(a) Resolução 350 de 25/08/2021)
Art. 37. O acesso a arquivo ou registros de documentos reservados só será permitido a autoridade do Tribunal, a servidores credenciados e ao interessado, ou seu procurador, nas hipóteses constitucionalmente previstas, desde que autorizado pelo Presidente do Tribunal. (Artigo Revogado(a) pelo(a) Resolução 350 de 25/08/2021)
Art. 38. As normas constantes deste capítulo aplicam-se, no que couber, às denúncias, representações e documentos reservados alusivos a matérias de natureza administrativa interna. (Artigo Revogado(a) pelo(a) Resolução 350 de 25/08/2021)
Art. 39. O TCDF, em decisão plenária, determinará o término do prazo de sigilo, após o qual o documento integrará o acervo ostensivo da Seção de Protocolo e Arquivo. (Artigo Revogado(a) pelo(a) Resolução 350 de 25/08/2021)
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 40. Os processos em que o Tribunal determinar diligência não poderão ser encaminhados a pessoas ou órgão da Administração do Distrito Federal encarregados do atendimento, expedindo-se, apenas, o ofício ou representação que comunique a decisão.
§ 1º O disposto neste artigo não se aplica a processo cujo encaminhamento seja indispensável ao cumprimento da diligência, devendo tal circunstância constar da instrução ou decisão.
§ 2º Sendo indispensável a movimentação do processo para cumprimento de diligência, tal movimentação deverá obrigatoriamente ser feita por meio de lançamento nos sistemas apropriados e emissão de Guia de Remessa, na qual deverá ser passado recibo, ficando vedada qualquer outra forma de permanência de processos do Tribunal, ou sob sua guarda, em outros órgãos.
Art. 41. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 42. Revogam-se a Resolução nº 48, de 20 de setembro de 1991, e a Resolução nº 74, de 18 de novembro de 1994, bem como as demais disposições em contrário.
FREDERICO AUGUSTO BASTOS
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 86 de 08/05/2000 p. 103, col. 2
DODF nº 86, seção 1, 2 e 3 de 08/05/2000