Legislação Correlata - Ordem de Serviço 177 de 08/09/2020

PORTARIA Nº 331, DE 20 DE MAIO DE 2020

O SECRETÁRIO DE SAÚDE DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 509 do Regimento Interno da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal, Decreto no 39.546 de 19 de dezembro de 2018; resolve;

Art. 1º Instalar a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSAD, instituída pelo Decreto nº 24.582, de 11 de maio de 2004, e designar os membros que conduzirão o processo de avaliação documental.

Art. 2º A CSAD, em caráter permanente, será presidida pelo Gerente da Gerência de Arquivo - GEARQ/DIDOC/SUAG e composta pelos seguintes membros efetivos:

I - Técnica Administrativa – Joaquina Araújo Pires Ferreira, Matrícula: 1432879-8;

II - Técnica Administrativa – Patrícia Vieira Rodrigues Mota, Matrícula: 143833-6;

III - Técnico Administrativo – Márcio Elisio Silveira Mota, Matrícula: 0139278-6;

IV - Administrador – Adígena Ramos de Souza, Matrícula: 1438825-1;

V - Analista em Politicas Públicas e Gestão Governamental – Rosangela Silva, Matrícula: 1438825-7;

VI - Bibliotecário – Eduardo Pereira de Souza – Matrícula: 1443632-9;

VII - Farmacêutico Bioquímico – Laboratório – Antônio Marco Sant Anna Souza, Matrícula: 1443632-9.

§ 1º O Presidente será substituído nos seus impedimentos legais e eventuais pelo um membro da CSAD, segundo sua indicação expressa.

§ 2º Os membros deverão compreender o funcionamento do seu setor de origem, bem como ter autonomia para deliberar.

Art. 3º Instalar Grupos de Trabalho de Avaliação de Documentos das Superintendências e Unidades de Referências da Secretaria de Saúde do Distrito Federal – GT/CSAD/SES-DF, subordinado à CSAD/SES-DF.

§ 1º As Superintendências e Unidades de Referência, ficam obrigadas a criar Grupos de Trabalho de Avaliação Documental, para que possam, na unidade a que pertence, avaliar o acervo, elaborar listagem de eliminação e listagem de recolhimento de documentos, que serão submetidas a análise da CSAD/SES.

§ 2º As Superintendências e Unidades de Referência podem criar quantos grupos de trabalho forem necessários para desenvolver as atividades de gestão documental em suas unidades.

Art 4º Instalar comissões de Avaliação de Prontuários - CPAP/CSAD/SES-DF, conforme Resolução CFM nº 1.821/2007.

§ 1º As Superintendências e Unidades de Referência, ficam obrigadas a criar Comissões de Avaliação de Prontuários, para que possam, na unidade a que pertence, avaliar o acervo, elaborar, conforme tabela de temporalidade da área-fim, listagem de eliminação e listagem de recolhimento de documentos que serão submetidas a análise da CSAD/SES.

§ 2º As Superintendências e Unidades de Referência podem criar quantas comissões de avaliação de prontuários forem necessárias para desenvolver as atividades de gestão documental em suas unidades.

Art. 5º Compete a CSAD/SES-DF:

I - Avaliar os conjuntos documentais, conforme seus valores primários e/ou secundário das unidades vinculadas à Administração Central, visando a correta aplicação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

II - Elaborar listagens de destinação de documentos (eliminação ou recolhimento), das unidades vinculadas à Administração Central, conforme previsto na Legislação Arquivística;

III - Analisar propostas de Plano de Classificação e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos da área-fim e alterações no Plano de Classificação e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos da área-meio apresentadas pelos Grupos de Trabalho e, se de acordo, encaminhar à Comissão Central de Arquivos;

IV - Analisar, conforme procedimentos arquivísticos, propostas apresentadas pelos Grupos de Trabalho, para eliminação de documentos e, se de acordo, encaminhar à Comissão Central de Arquivos, de acordo com a Portaria Conjunta SC e SAG nº 02, de 22 de outubro de 2004;

V - Analisar, conforme procedimentos arquivísticos, propostas apresentadas pelos Grupos de Trabalho, para recolhimento de documentos ao Arquivo Público do Distrito Federal e, se de acordo, encaminhar Listagem à Comissão Central de Arquivos, conforme procedimentos previstos na Portaria Conjunta SEC/SGA nº 18, de 23 de maio de 2006;

VI - Avaliar as proposições dos Grupos de Trabalho de Avaliação de Documentos da Secretaria de Estado de Saúde;

VII - Propor programas de gestão e preservação de documentos para a Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal;

VIII - Sugerir dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política de arquivos na Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal; e

VIII - Estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo na Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal.

Parágrafo único: O Presidente da CSAD/SES-DF poderá convidar especialistas para participar das reuniões ordinárias e extraordinárias, sempre que necessário.

Art. 6º Compete aos Grupos de Trabalho de Avaliação de Documentos das Superintendências e Unidades de Referência

I - Avaliação dos conjuntos documentais, conforme seus valores primários e/ou secundário sob responsabilidade da sua Unidade;

II - Aplicar o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

III - Elaborar listagem de eliminação de documentos de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

IV - Após aprovação, proceder a eliminação de documentos, de acordo com o Decreto nº 35.817, de 16 de setembro de 2014;

V - Elaborar listagem de recolhimento de documentos ao Arquivo Público do Distrito Federal, de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

VI - Após aprovação, proceder ao recolhimento dos documentos, de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

VII - Solicitar, aos órgãos de tomadas de contas do GDF e demais órgãos e unidades da SES/DF informações necessárias às tomadas de decisão durante o procedimento de avaliação de acervo;

VIII - Propor alteração nos Planos de classificação e tabelas de temporalidade das áreas meio e fim;

IX - Propor dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política de arquivos na Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal;

X - Responder os questionamentos da CSAD/SES-DF.

Parágrafo único: O Presidente do GT/CSAD/SES-DF poderá convidar especialistas para participar das reuniões ordinárias e extraordinárias, sempre que necessário.

Art. 7º Compete às Comissões Permanente de Avaliação de Prontuários - CPAP/CSAD/SESDF das Superintendências e Unidades de Referência:

I - Estabelecer normas para avaliar a qualidade dos prontuários médicos;

II - Recomendar formulários e sistemas e dar orientação para se obter um bom prontuário médico;

III - Rever e avaliar os prontuários, durante o período de internação e após as altas, bem como, os de ambulatório, para assegurar-se de que o padrão estabelecido está sendo cumprido;

IV - Avaliar a qualidade das anotações feitas no prontuário médico;

V - Devolver os prontuários médicos aos chefes de Serviços para que se ajustem nos padrões estabelecidos, quando for o caso;

VI - Apreciar os índices de morbidade e mortalidade ocorridos na Instituição;

VII - Revisar todos os prontuários glosados e, por amostragem os demais, sob os seguintes aspectos: clareza e legibilidade; qualidade do histórico do paciente e a precisão da anamnese; diagnóstico provável e definitivo; segmento e continuidade das prescrições; temporalidade da transcrição dos dados dos parâmetros vitais; forma de preenchimento e utilização de abreviaturas do CID e da nomenclatura médica; verificação do seguimento e atendimento de enfermagem; verificação de ultrapassagem ou antecipação da média de permanência, por patologia, devendo informar ao Diretor da Divisão Médica, sobre tais ocorrências;

VIII - Exercer o poder fiscalizador do cumprimento das recomendações constantes de seus pareceres;

IX - Arquivar os pareceres e demais documentos, em local designado para esse fim, por 5 (cinco) anos, no mínimo;

X - Indicar os acervos a serem recolhidos ou eliminados conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos da área-fim da SES/DF.

§ 1º A CSAD/SES e os Grupos de Trabalho oferecerão todo o suporte técnico necessários ao bom desenvolvimento das atividades Comissão de Avaliação de Prontuários.

§ 2º O resultado das atividades da Comissão de Avaliação de Prontuários, serão encaminhados à CSAD/SES-DF, para que esta possa dar os encaminhamentos legais necessários a destinação final do acervo de prontuários médicos.

Art. 8º Para fins desta Portaria, tem-se:

I - CCA: Comissão Central de Arquivos, em concordância com o Decreto nº 24.204, de 10 de novembro de 2003, compõe o Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal – SIARDF e as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos – CSAD, no âmbito dos órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal, e tem como atribuição orientar, preliminarmente, as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos – CSAD no processo de avaliação documental. Compete à CCA, no âmbito dos órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal:

a) Prestar orientação técnica aos órgãos setoriais integrantes do SIARDF;

b) Analisar propostas de alterações em Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos;

c) Analisar, conforme procedimentos arquivísticos, propostas apresentadas para eliminação de documentos;

d) Manifestar-se sobre conjuntos documentais a serem recolhidos ao Arquivo Público do Distrito Federal – ArPDF;

e) Propor programas de gestão e preservação de documentos públicos;

f) Sugerir dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política de arquivos do Distrito Federal; e

g) Estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nos órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Distrito Federal – SIARDF.

II - CSAD: Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, em concordância com o Decreto nº 24.204, de 10 de novembro de 2003, são comissão de caráter permanente, constituída por servidores do órgão, que conduzirá o processo de avaliação documental, e terá por base o levantamento da produção documental, como instrumento de determinação de funções e atividades dos órgãos geradores.;

III - GT: Grupos de Trabalho, serão formadas, preferencialmente, por funcionários e/ou servidores que possuam experiência em atividades de arquivo, de documentação e/ou de protocolo com a incumbência de:

a) proceder o levantamento da situação dos arquivos setoriais;

b) visitar as unidades setoriais detentoras de documentos para aplicação de questionários que indiquem a produção documental;

c) identificar os conjuntos documentais produzidos ou recebidos por cada unidade setorial; propor à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos os prazos necessários de guarda dos conjuntos documentais identificados, mediante análise junto às unidades setoriais;

d) fornecer informações necessárias à tomada de decisão da Comissão Setorial;

e) e aplicar o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, elaborar listagem de eliminação e recolhimento de documentos.

IV - CPAP: Comissão permanente de revisão de prontuário e documentação médica e estatística, regulamentada pelo Conselho Federal de Medicina, que visa preservar a qualidade e padronização das informações dos registros clínicos, conforme disposto na Resolução CFM nº 1.821/2007, bem como aplicar, no que couber, as disposições da Legislação Arquivística;

V - SIARDF: Sistema de Arquivo do Distrito Federal, instituído pela Lei 2.545/2000, regulamentado pelos Decretos 24.204/2003 e 204205/2003, constituído pelo Órgão Central – Arquivo Público do Distrito Federal, Comissão Central de Arquivos e Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos;

VI - Listagem de Eliminação: Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente;

VII - Listagem de recolhimento: Instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao Arquivo Público do Distrito Federal;

VIII - Plano de classificação: Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo;

IX - Tabela de temporalidade: Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

Art. 9º A Gerência de Arquivo - GEARQ, unidade orgânica de direção, diretamente subordinada à Diretoria de Documentação - DIDOC, oferecerá assistência técnica quanto aos procedimentos legais relativos à execução de atividades arquivísticas desenvolvidas pelos GT e CPAP conforme legislação vigente, bem como auxiliar a implementação dos planos e tabelas de temporalidade e da Tabela de Temporalidade de Documentos das áreas meio e fim da Secretaria.

Parágrafo único: a GEARQ, promoverá a capacitação dos Grupos de Trabalho, bem como oferecerá todo o suporte técnico necessários ao bom desenvolvimento das atividades do GT.

Art. 10 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

FRANCISCO ARAÚJO FILHO

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 98 de 26/05/2020 p. 20, col. 1

DODF nº 98, seção 1, 2 e 3 de 26/05/2020